8 tiêu chí chọn toà nhà văn phòng phù hợp doanh nghiệp mới

Khái niệm

Đây là công trình xây dựng được thiết kế chuyên biệt để làm không gian làm việc cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Công trình này thường được chia thành nhiều diện tích nhỏ hoặc cho thuê nguyên căn tùy theo nhu cầu sử dụng của từng đơn vị.

Đối tượng phù hợp

Mô hình không gian làm việc chuyên nghiệp này phù hợp với nhiều nhóm đối tượng khách hàng khác nhau bao gồm

• Các doanh nghiệp mới thành lập cần khẳng định uy tín thương hiệu
• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng quy mô nhân sự nhanh chóng
• Các tập đoàn đa quốc gia cần đặt văn phòng đại diện tại vị trí trung tâm

Nhu cầu thường gặp

Doanh nghiệp thường tìm kiếm không gian để đặt trụ sở giao dịch ổn định, làm nơi làm việc hành chính hàng ngày hoặc tiếp đón đối tác khách hàng trong một môi trường lịch sự.

Lợi ích chính

Môi trường làm việc tập trung giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân sự một cách đáng kể. Việc sở hữu địa chỉ giao dịch rõ ràng tại các khu vực trung tâm giúp nâng cao uy tín thương hiệu đối với khách hàng và đối tác kinh doanh.

Trường hợp nên áp dụng

Doanh nghiệp nên cân nhắc phương án này khi số lượng nhân sự tăng nhanh hoặc khi cần một địa điểm chuyên nghiệp để tổ chức các cuộc họp quan trọng. Ví dụ một công ty công nghệ có quy mô hai mươi nhân sự cần không gian làm việc chung ổn định và bảo mật thay vì làm việc từ xa tại các quán cà phê.

Giá trị với doanh nghiệp

Sự ổn định về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống an ninh hoạt động liên tục và các dịch vụ tiện ích đi kèm giúp doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không lo lắng về khâu vận hành mặt bằng.

Nhu cầu sử dụng

Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân sự dự kiến trong vòng hai đến ba năm tới để tính toán diện tích cần thiết, tránh tình trạng lãng phí ngân sách hoặc không gian quá chật chội.

Ngân sách

Ngân sách thuê không chỉ dừng lại ở giá thuê cơ bản mà còn bao gồm nhiều khoản phí khác như phí dịch vụ quản lý, tiền điện điều hòa, phí gửi xe và thuế giá trị gia tăng.

Chất lượng và độ uy tín

Đánh giá kỹ lưỡng chất lượng xây dựng thực tế, hệ thống thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy và uy tín của chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành tòa nhà.

Xác định nhu cầu

Lập danh sách các yêu cầu bắt buộc về khu vực địa lý, diện tích tối thiểu cần sử dụng và hạn mức ngân sách tối đa trước khi bắt đầu tìm kiếm thông tin trên thị trường.

So sánh lựa chọn

Khảo sát thực tế ít nhất ba phương án khác nhau để so sánh trực quan về giá cả, chất lượng dịch vụ và các ưu đãi đi kèm. Doanh nghiệp không nên vội vàng quyết định chỉ dựa trên mức giá rẻ nhất mà bỏ qua các yếu tố vận hành lâu dài.

Kiểm tra điều kiện trước khi quyết định

Đàm phán kỹ lưỡng về thời gian thiết kế văn phòng, chính sách miễn phí tiền thuê trong thời gian làm nội thất và các điều khoản phạt khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn.

Chỉ nhìn vào giá

Nhiều doanh nghiệp chọn nơi có giá thuê rẻ nhưng sau đó phải trả chi phí dịch vụ quá cao hoặc tốn kém chi phí sửa chữa do hạ tầng kỹ thuật xuống cấp nhanh chóng.

Bỏ qua điều khoản

Không đọc kỹ các điều khoản về mức tăng giá thuê hàng năm hoặc điều kiện hoàn trả mặt bằng khi hết hạn hợp đồng dẫn đến những tranh chấp pháp lý không đáng có.

Không tính nhu cầu dài hạn

Ký hợp đồng thuê quá dài hạn trong khi quy mô nhân sự có thể biến động nhanh chóng, dẫn đến tình trạng thiếu diện tích làm việc hoặc lãng phí không gian trống.

Chi phí

Chi phí thuê thường tăng bao nhiêu phần trăm mỗi năm
Mức tăng giá thuê thông thường dao động từ năm đến mười phần trăm sau mỗi chu kỳ hai đến ba năm, tùy thuộc vào thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng.

Khi nào nên chọn?

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang tòa nhà chuyên nghiệp
Doanh nghiệp nên chuyển đổi khi quy mô nhân sự đạt từ mười lăm người trở lên và cần không gian riêng tư để bảo mật thông tin cũng như khẳng định thương hiệu.

Có cần tư vấn không?

Có nên tự tìm kiếm hay sử dụng dịch vụ tư vấn thuê văn phòng
Sử dụng dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khảo sát thực tế, dễ dàng thương lượng mức giá tốt và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý.

Thời hạn hợp đồng

Thời hạn thuê tối thiểu của các tòa nhà hiện nay là bao lâu
Hầu hết các tòa nhà chuyên nghiệp đều yêu cầu thời hạn thuê tối thiểu từ hai đến ba năm để đảm bảo tính ổn định trong vận hành.

Việc lựa chọn một không gian làm việc phù hợp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về ngân sách, diện tích và các điều khoản pháp lý. Hãy xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thuê mặt bằng.

Liên hệ KingOfficeHCM để được gợi ý văn phòng phù hợp theo vị trí, diện tích và ngân sách.