Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, việc thuê văn phòng là một nhu cầu thiết yếu và phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo các chi phí này được hạch toán hợp lý và hợp pháp, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về chi phí thuê văn phòng theo luật pháp hiện hành. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định liên quan đến chi phí thuê văn phòng, cách hạch toán và những lưu ý quan trọng khi xử lý chi phí này.
Danh sách
Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để sử dụng không gian làm việc tại các tòa nhà văn phòng hoặc các địa điểm khác cho hoạt động kinh doanh. Chi phí này bao gồm tiền thuê mặt bằng và các dịch vụ liên quan, chẳng hạn như bảo trì, vệ sinh, phí quản lý, điện, nước, và các dịch vụ khác.
Chi phí thuê văn phòng thường được chia thành nhiều hạng mục khác nhau, tùy thuộc vào loại văn phòng và dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng:
Xem thêm Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng 2025
Quy định về chi phí thuê văn phòng
Chi phí thuê văn phòng cần tuân theo những quy định pháp lý để có thể được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là những quy định về chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp cần nắm vững:
Để chi phí thuê văn phòng được coi là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê văn phòng hợp pháp. Hợp đồng này phải có đầy đủ các thông tin như:
Hợp đồng thuê văn phòng cần được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân, hợp đồng thuê cần có sự công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
Hóa đơn là chứng từ quan trọng để xác nhận các khoản chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần có hóa đơn hợp pháp cho mọi chi phí phát sinh từ việc thuê văn phòng.
Theo quy định về cho thuê văn phòng về thuế, nếu cá nhân cho thuê văn phòng có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân này sẽ không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập hợp đồng thuê và có thể kê khai chi phí này như một chi phí hợp lý trong hoạt động kinh doanh.
Nếu thuê văn phòng từ cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, quy định về cho thuê văn phòng sẽ phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân theo các bước sau:
Quy định về cho thuê văn phòng
Khi đã tuân thủ đúng các quy định pháp lý, doanh nghiệp có thể tiến hành hạch toán chi phí thuê văn phòng vào sổ sách kế toán để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể:
Khi thanh toán tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bút toán sau:
Hạch toán chi phí thuê văn phòng – quy định về cho thuê văn phòng để hạch toán
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nhận hóa đơn khi thuê văn phòng từ cá nhân hoặc các đơn vị không có hóa đơn. Tuy nhiên, để chi phí thuê văn phòng này được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước sau:
Khi doanh nghiệp thuê văn phòng, không chỉ các chi phí thuê phải được ghi nhận và hạch toán hợp lý mà các khoản thuế liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí hợp lệ. Doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định thuế liên quan đến chi phí thuê văn phòng để đảm bảo không gặp phải rủi ro pháp lý về thuế.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế phổ biến mà doanh nghiệp phải nộp khi phát sinh các giao dịch mua bán hoặc thuê văn phòng. Khi thuê văn phòng từ các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê, doanh nghiệp thường phải trả thêm thuế GTGT cho dịch vụ này.
Nếu thuê từ tổ chức hoặc cá nhân có đăng ký thuế, doanh nghiệp cần lưu ý rằng thuế GTGT thường được áp dụng với mức 10% trên giá thuê văn phòng. Các doanh nghiệp có thể khấu trừ khoản thuế này nếu đủ điều kiện và đáp ứng quy định của pháp luật.
Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ áp dụng cho chủ thuê. Nếu doanh thu của chủ thuê dưới 100 triệu đồng/năm, họ sẽ không phải nộp thuế TNCN và thuế GTGT. Tuy nhiên, khi doanh thu của cá nhân cho thuê văn phòng vượt quá 100 triệu đồng/năm, họ phải nộp thuế TNCN (5%) và thuế GTGT (5%).
Doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân cần lưu ý kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân, đồng thời ghi nhận vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Để đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị rủi ro về thuế, các khoản chi phí thuê văn phòng cần được kê khai và báo cáo đầy đủ theo quy định của cơ quan thuế. Các chi phí thuê văn phòng thường được kê khai theo kỳ kế toán hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thực hiện nộp thuế đầy đủ và đúng hạn để tránh bị phạt chậm nộp hoặc phạt vi phạm hành chính về thuế.
Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn – Quy định về chi phí thuê văn phòng 2025
Không phải mọi chi phí thuê văn phòng đều được coi là chi phí hợp lệ và được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số trường hợp dưới đây có thể khiến doanh nghiệp không được công nhận chi phí hợp lệ:
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân hoặc tổ chức không thể cung cấp hóa đơn. Để đảm bảo các quy định về chi phí thuê văn phòng này vẫn được ghi nhận và hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Hãy tham khảo Có nên Thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp?
Việc thực hiện các quy định về chi phí thuê văn phòng và các thủ tục liên quan có thể phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý quy định về chi phí thuê văn phòng một cách hiệu quả, KingOffice cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp:
KingOffice không chỉ là đối tác uy tín trong việc cung cấp các giải pháp văn phòng cho doanh nghiệp mà còn là đơn vị hỗ trợ toàn diện từ việc thuê văn phòng đến quản lý và hạch toán chi phí. Với hơn 10 năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức, KingOffice tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong mọi giai đoạn phát triển.
Hãy để KingOffice giúp bạn xử lý mọi thủ tục và quy định về chi phí thuê văn phòng, đảm bảo doanh nghiệp bạn hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.
Liên hệ ngay với KingOffice để được tư vấn và hỗ trợ:
Theo dõi Fanpage của KingOffice tại Fanpage KingOffice để cập nhật thêm các thông tin hữu ích Quy định về chi phí thuê văn phòng và những chương trình ưu đãi đặc biệt về dịch vụ thuê văn phòng và tư vấn pháp lý.
KingOffice – Kiến tạo văn phòng, đồng hành xây vị thế
