Để bắt đầu quá trình thiết lập, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất pháp lý của mô hình này nhằm tránh những sai sót trong quá trình vận hành sau này.
Khái niệm cơ bản
Về mặt pháp lý, văn phòng đại diện của một công ty trách nhiệm hữu hạn là một bộ phận trực thuộc, hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty mẹ. Chức năng cốt lõi của văn phòng này là thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị, khảo sát thị trường, chăm sóc khách hàng và xúc tiến thương mại. Điểm mấu chốt cần lưu ý là văn phòng này hoàn toàn không có chức năng kinh doanh trực tiếp, không được ký kết hợp đồng thương mại dưới danh nghĩa cá nhân trừ khi có ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.
Đối tượng phù hợp
Mô hình này cực kỳ thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang muốn thăm dò thị trường tại một tỉnh thành mới mà chưa muốn đầu tư quá nhiều chi phí vào bộ máy nhân sự hay cơ sở hạ tầng phức tạp. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất phần mềm tại Hà Nội muốn tiếp cận khách hàng tại khu vực phía Nam sẽ chọn giải pháp thành lập một văn phòng đại diện tại TP.HCM để thuận tiện cho việc gặp gỡ đối tác và hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp.
Trường hợp nên quan tâm
Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn giải pháp này khi mục tiêu chính chỉ dừng lại ở việc quảng bá thương hiệu, trưng bày sản phẩm mẫu, nghiên cứu thị hiếu người tiêu dùng hoặc thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ. Nếu phát sinh nhu cầu bán hàng, xuất hóa đơn trực tiếp tại địa bàn mới, doanh nghiệp nên chuyển hướng sang thành lập chi nhánh thay vì lựa chọn mô hình văn phòng đại diện.
