Kỹ năng soạn thảo hợp đồng là nền tảng quan trọng trong công việc của mọi nhân sự hành chính, pháp lý, kinh doanh hay quản lý doanh nghiệp. Việc nắm vững kỹ năng này giúp bạn hạn chế rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi công ty và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết từ kiến thức cơ bản đến cách rèn luyện kỹ năng soạn thảo hợp đồng hiệu quả, thực tế và dễ áp dụng.
1. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng là gì?
5 Kỹ năng soạn thảo hợp đồng tránh rủi ro pháp lý hiệu quả
Kỹ năng soạn thảo hợp đồng là khả năng xây dựng, trình bày và rà soát các nội dung pháp lý, thương mại trong một văn bản hợp đồng nhằm đảm bảo quyền và nghĩa vụ rõ ràng giữa các bên tham gia. Đây không chỉ là kỹ năng dành riêng cho luật sư hay nhân viên pháp chế mà còn là một trong những kỹ năng mềm quan trọng đối với nhân viên hành chính, kế toán, nhân sự, kinh doanh, quản lý doanh nghiệp…
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, mỗi giao dịch, hợp tác, hay mối quan hệ lao động đều cần một văn bản pháp lý ràng buộc. Một bản hợp đồng được soạn rõ ràng, đầy đủ, có căn cứ pháp lý sẽ giúp:
- Phòng ngừa rủi ro pháp lý do mâu thuẫn điều khoản, hiểu sai nội dung.
- Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt trong các tình huống tranh chấp.
- Tăng uy tín và tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác, khách hàng.
Thiếu kỹ năng soạn thảo hợp đồng, người lao động và cả doanh nghiệp có thể đối mặt với những hậu quả như:
- Ghi sai thông tin pháp nhân, chức danh người ký → hợp đồng mất hiệu lực.
- Điều khoản không rõ ràng → tranh chấp khi thực hiện.
- Thiếu điều khoản xử lý vi phạm → khó bảo vệ quyền lợi khi phát sinh vấn đề.
- Vi phạm quy định pháp luật → bị xử phạt, ảnh hưởng uy tín và tài chính doanh nghiệp.
Vì vậy, đầu tư học kỹ năng soạn thảo hợp đồng không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả mà còn tăng khả năng thăng tiến, đặc biệt ở các vị trí cần phối hợp với khách hàng, đối tác hoặc phụ trách quản lý hồ sơ nội bộ.
2. Các loại hợp đồng phổ biến cần nắm khi học kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Các loại hợp đồng phổ biến cần nắm khi học kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Khi bắt đầu học kỹ năng soạn thảo hợp đồng, bạn cần làm quen với những loại hợp đồng phổ biến nhất trong môi trường làm việc thực tế. Mỗi kỹ năng soạn thảo hợp đồng có cấu trúc, nội dung, điều khoản đặc thù, phù hợp với mục đích sử dụng:
- Hợp đồng lao động trong Kỹ năng soạn thảo hợp đồng:
Là văn bản ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động, quy định quyền – nghĩa vụ, mức lương, chế độ, thời gian làm việc… Theo Bộ Luật Lao động, đây là hợp đồng bắt buộc và có khung pháp lý rõ ràng.
- Hợp đồng mua bán, cung cấp hàng hóa:
Áp dụng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp – doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp – cá nhân. Hợp đồng cần nêu rõ: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, bảo hành, xử lý khiếu nại.
- Hợp đồng dịch vụ:
Dành cho các bên cung cấp dịch vụ như thiết kế, tư vấn, quảng cáo, đào tạo, vận tải, bảo trì… Các điều khoản cần làm rõ nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện, trách nhiệm khi phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc không đạt yêu cầu.
- Hợp đồng thuê (nhà, văn phòng, xe, thiết bị…):
Cần quy định rõ giá thuê, thời gian thuê, trách nhiệm khi tài sản hư hỏng, điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm và đặt cọc.
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên doanh, biên bản ghi nhớ (MOU):
Được dùng trong các dự án đầu tư, hợp tác phát triển sản phẩm, chia sẻ lợi nhuận hoặc thử nghiệm hợp tác giữa hai bên. Hợp đồng thường phức tạp và có giá trị lớn, đòi hỏi người soạn phải có kiến thức pháp lý tốt và kinh nghiệm thực tiễn.
Việc nắm rõ đặc điểm và cấu trúc của từng loại hợp đồng giúp bạn không chỉ soạn được văn bản đúng chuẩn mà còn dự báo được những rủi ro tiềm ẩn để lường trước và xử lý bằng điều khoản pháp lý phù hợp.
3. Cấu trúc cơ bản kỹ năng soạn thảo hợp đồng chuyên nghiệp
Một hợp đồng chuyên nghiệp không chỉ cần đầy đủ nội dung pháp lý mà còn phải trình bày rõ ràng, khoa học để các bên dễ dàng theo dõi và thực hiện. Dưới đây là các phần bắt buộc cần có trong Kỹ năng soạn thảo hợp đồng:
a. Quốc hiệu – tiêu ngữ – tiêu đề hợp đồng
- Đặt đầu văn bản: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
- Tên hợp đồng được căn giữa, viết in hoa: HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ, HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA,…
- Ngày, tháng, năm và địa điểm ký kết đặt phía dưới tiêu đề.
b. Căn cứ pháp lý
- Dẫn chiếu các văn bản pháp luật làm nền tảng ký kết: Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Lao động,…
- Ví dụ: “Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015”; “Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên…”
c. Thông tin các bên ký kết
- Ghi rõ thông tin đầy đủ của từng bên: tên pháp nhân, người đại diện, chức vụ, địa chỉ, MST, tài khoản ngân hàng,…
- Nếu là cá nhân: ghi rõ họ tên, CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú.
d. Nội dung giao kết
- Là phần quan trọng nhất, thể hiện đối tượng, phạm vi, thời hạn và giá trị của hợp đồng.
- Cần nêu rõ:
- Mô tả cụ thể dịch vụ/hàng hóa/công việc được giao.
- Thời gian thực hiện: từ ngày… đến ngày…
- Tổng giá trị hợp đồng: ghi rõ bằng số và chữ.
e. Quyền và nghĩa vụ của các bên
- Mỗi bên cần có một phần riêng, nêu rõ trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ và quyền được hưởng.
- Tránh viết mơ hồ như “bên A đảm bảo chất lượng tốt” mà nên cụ thể: “bên A chịu trách nhiệm giao hàng đúng chủng loại, chất lượng theo mô tả tại Điều 2 trong vòng 7 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực”.
f. Điều khoản về thanh toán, bảo mật, phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng
- Thanh toán: hình thức chuyển khoản, chia thành bao nhiêu đợt, thời gian thanh toán cụ thể.
- Phạt vi phạm: mức phạt rõ ràng cho từng hành vi vi phạm: giao hàng trễ, sai mẫu, thanh toán trễ,…
- Bảo mật: nếu có trao đổi thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng cần có điều khoản bảo mật.
- Chấm dứt hợp đồng: quy định lý do hợp lệ để chấm dứt, và xử lý các nghĩa vụ còn lại sau khi chấm dứt.
g. Hiệu lực hợp đồng, chữ ký và dấu mộc
- Ghi rõ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
- Số bản, mỗi bên giữ mấy bản.
- Hai bên ký và đóng dấu (nếu là doanh nghiệp).
- Nếu là cá nhân: ghi rõ tên và ký rõ họ tên.
4. Các kỹ năng soạn thảo hợp đồng cần thiết
Để soạn thảo được một bản hợp đồng chính xác, có giá trị pháp lý và thực tiễn cao, người làm hợp đồng cần rèn luyện những kỹ năng dưới đây:
Các kỹ năng soạn thảo hợp đồng cần thiết
a. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng sử dụng ngôn ngữ pháp lý rõ ràng, chặt chẽ
- Tránh dùng từ ngữ mơ hồ, cảm tính (ví dụ: “sẽ cố gắng giao hàng đúng hẹn”).
- Ưu tiên sử dụng từ ngữ dứt khoát và định lượng được (ví dụ: “phải giao hàng đúng vào ngày 05/07/2025 theo lịch hẹn tại Điều 3”).
b. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng trong trình bày bố cục hợp lý
- Hợp đồng nên chia thành các điều, khoản, điểm rõ ràng:
- Điều 1. Đối tượng hợp đồng
- Điều 2. Thời gian và địa điểm thực hiện
- Điều 3. Giá trị và phương thức thanh toán…
- Sử dụng font chữ thông dụng (Times New Roman, cỡ chữ 13–14), căn lề hợp lý, giãn dòng 1.5 để dễ đọc.
c. Kỹ năng rà soát lỗi
- Kiểm tra lỗi chính tả, câu văn sai ngữ pháp, thông tin sai lệch về bên ký kết, thời gian thực hiện.
- Đối chiếu số và chữ trong các điều khoản tài chính, điều kiện thanh toán để tránh mâu thuẫn.
- Đọc lại hợp đồng ít nhất 2–3 lần, hoặc gửi người khác đọc hộ để phát hiện lỗi khách quan.
d. Kỹ năng tra cứu pháp lý
- Tra các quy định mới nhất từ Công báo, website Chính phủ, văn bản hợp nhất của Bộ ngành.
- Biết sử dụng các nguồn như thuvienphapluat.vn, moj.gov.vn, vbpl.vn để kiểm tra luật liên quan.
e. Kỹ năng đàm phán và điều chỉnh điều khoản hợp đồng
- Trong nhiều trường hợp, điều khoản mẫu từ đối tác đưa ra không phù hợp → cần thương lượng lại:
- Gia hạn thời gian giao hàng.
- Điều chỉnh điều khoản phạt.
- Yêu cầu thêm điều khoản bảo mật hoặc xử lý tranh chấp.
- Biết đàm phán sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp mà vẫn duy trì quan hệ hợp tác.
5. Những lỗi thường gặp khi thiếu kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Những lỗi thường gặp khi thiếu kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Thiếu kiến thức và kỹ năng soạn thảo hợp đồng có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng cho cá nhân, doanh nghiệp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất trong Kỹ năng soạn thảo hợp đồng:
- Sai tên công ty, sai thông tin người đại diện, chức danh ký kết: Đây là lỗi cơ bản nhưng lại xảy ra thường xuyên, đặc biệt với người mới làm hợp đồng. Nếu bên ký không đúng thẩm quyền, hợp đồng có thể vô hiệu.
- Điều khoản thanh toán mơ hồ: Viết chung chung như “bên B sẽ thanh toán sau khi hoàn tất dịch vụ” mà không ghi rõ thời điểm, hình thức, tài khoản thanh toán dẫn đến tranh chấp.
- Không quy định rõ thời gian, địa điểm thực hiện nghĩa vụ: Thiếu thông tin cụ thể dễ dẫn đến việc chậm tiến độ, không thể xác định bên vi phạm.
- Không có điều khoản về chấm dứt và giải quyết tranh chấp: Khi phát sinh mâu thuẫn, các bên không biết căn cứ theo đâu để xử lý.
- Không kiểm tra thẩm quyền ký kết: Nhiều trường hợp hợp đồng do người không có thẩm quyền ký dẫn đến hợp đồng không có giá trị pháp lý.
6. Cách rèn luyện kỹ năng soạn thảo hợp đồng hiệu quả
Để thành thạo kỹ năng soạn thảo hợp đồng, cần có phương pháp học bài bản kết hợp với thực hành liên tục:
- Học từ mẫu hợp đồng chuẩn: Tải các mẫu hợp đồng từ các nguồn uy tín (bộ luật, website pháp lý, doanh nghiệp lớn) để phân tích cấu trúc, từ ngữ, cách trình bày.
- Thực hành viết lại theo góc nhìn pháp lý – thương mại: Một hợp đồng tốt không chỉ hợp pháp mà còn phải có lợi về kinh tế. Hãy luyện viết lại hợp đồng dưới hai góc độ: bảo vệ quyền lợi pháp lý và đạt mục tiêu thương mại.
- Sử dụng checklist kỹ năng soạn thảo hợp đồng: Tự tạo danh sách kiểm tra gồm: đầy đủ thông tin các bên, điều khoản rõ ràng, có quy định xử lý tranh chấp, chấm dứt, thanh toán, thời hạn hiệu lực…
- Tham gia các khóa học chuyên đề: Nên tham khảo các khóa ngắn hạn từ các trung tâm pháp lý, trường đại học hoặc tổ chức như VCCI, LMP Training, Vietnam Business Law Academy…
- Trao đổi thực tế với người có kinh nghiệm: Đàm thoại, tham khảo ý kiến từ luật sư nội bộ, trưởng phòng pháp chế, nhân sự lâu năm sẽ giúp bạn tiếp cận những tình huống thực tiễn quý giá mà sách vở không dạy.
7. Gợi ý một số mẫu hợp đồng chuẩn nên tham khảo
Việc học kỹ năng soạn thảo hợp đồng nên đi kèm với tham khảo các mẫu chuẩn đã được kiểm duyệt pháp lý. Dưới đây là một số loại hợp đồng phổ biến Kỹ năng soạn thảo hợp đồng:
- Hợp đồng lao động (mẫu theo Luật Lao động 2019)
Dành cho doanh nghiệp ký với nhân viên chính thức, thời vụ, thử việc.
- Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa
Thường áp dụng khi hai bên giao dịch nhiều lần, theo từng đơn hàng.
- Hợp đồng dịch vụ (tư vấn, marketing, bảo trì, lập trình IT…)
Nêu rõ phạm vi dịch vụ, thời hạn thực hiện, mức phí và kết quả bàn giao.
- Hợp đồng thuê văn phòng, thuê nhà xưởng
Đặc biệt chú ý điều khoản về thời hạn thuê, điều kiện chấm dứt, đặt cọc, sửa chữa, bảo trì.
- Hợp đồng góp vốn, hợp tác kinh doanh
Phải rõ tỷ lệ góp vốn, quyền lợi, trách nhiệm, quyền biểu quyết, phân chia lợi nhuận.
👉 Bạn có thể tìm các mẫu này tại: Thư viện pháp luật (thuvienphapluat.vn), LuatVietnam.vn, hoặc liên hệ phòng pháp chế các doanh nghiệp để mượn mẫu Kỹ năng soạn thảo hợp đồng.
8. Kết hợp Kỹ năng soạn thảo hợp đồng và môi trường làm việc chuyên nghiệp tại KingOffice
Sau khi thành thạo kỹ năng soạn thảo hợp đồng, bạn cần một môi trường làm việc chuyên nghiệp để áp dụng hiệu quả – đặc biệt với các vị trí hành chính, pháp chế, nhân sự, quản lý doanh nghiệp.
KingOffice – Đơn vị môi giới văn phòng chuyên nghiệp tại TP.HCM, là nơi hỗ trợ bạn và doanh nghiệp:
- Kết nối thuê văn phòng tại hơn 2.000 tòa nhà: từ Quận 1, 3, Phú Nhuận đến Bình Thạnh, Tân Bình… phù hợp cho công ty startup đến doanh nghiệp lớn.
- Báo giá nhanh – chuẩn – chính xác trong vòng 5 phút: Dựa trên hệ thống dữ liệu được cập nhật giá hàng ngày.
- Cam kết giá đúng 100% theo báo giá từ chủ đầu tư: Không phát sinh phí ẩn, không chênh lệch.
- Hỗ trợ đưa rước khách hàng đi xem văn phòng miễn phí, tư vấn chọn tòa nhà phù hợp với lĩnh vực ngành nghề.
- Tư vấn miễn phí thành lập doanh nghiệp, thiết kế nội thất văn phòng, đặc biệt hữu ích với các công ty mới khởi nghiệp hoặc đang mở chi nhánh.
Liên hệ ngay với KingOffice để được tư vấn miễn phí:
