Trong Excel, việc đếm dữ liệu là thao tác cơ bản nhưng vô cùng quan trọng, đặc biệt với những ai thường xuyên xử lý danh sách, khảo sát hoặc báo cáo. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng hàm COUNT và COUNTA – hai công cụ đắc lực để đếm số ô chứa dữ liệu số và mọi loại nội dung khác trong bảng tính. Cùng tìm hiểu cú pháp, ví dụ thực tế và mẹo nâng cao để ứng dụng chính xác vào công việc văn phòng.
Danh sách
Trong Excel, hàm COUNT và COUNTA là hai hàm thống kê cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn kiểm tra nhanh số lượng ô có dữ liệu trong bảng tính.
Hàm COUNT và COUNTA là gì?
COUNT là hàm dùng để đếm số ô chứa giá trị số trong một vùng dữ liệu được chọn. Nếu ô là văn bản, công thức không trả về số hoặc ô trống thì sẽ không được tính.
Ví dụ: Nếu bạn có cột điểm số của học sinh, chỉ cần dùng COUNT để biết có bao nhiêu học sinh đã nhập điểm.
COUNTA là hàm đếm tất cả các ô không rỗng, bất kể trong ô đó là số, chữ, ký hiệu hay công thức (miễn ô có nội dung). Đây là một hàm cực kỳ hữu ích khi bạn cần kiểm tra số lượng phản hồi, đơn hàng, hoặc bất kỳ trường thông tin nào đã được nhập.
Học nhanh hàm COUNT và COUNTA trong excel, so sánh sự khác biệt
| Thuộc tính | COUNT | COUNTA |
|---|---|---|
| Đếm số | ✅ Có | ✅ Có |
| Đếm văn bản | ❌ Không | ✅ Có |
| Đếm ô chứa công thức | ❌ Nếu không trả số | ✅ Miễn không rỗng |
| Đếm ô trống | ❌ Không | ❌ Không |
Tóm lại hàm COUNT và COUNTA:
Nếu chỉ quan tâm đến số → dùng COUNT
Nếu quan tâm đến mọi dữ liệu được nhập → dùng COUNTA
Cú pháp chuẩn và cách dùng hàm COUNT
=COUNT(value1, [value2], …)
Lưu ý: COUNT chỉ đếm ô có giá trị số. Nếu ô chứa văn bản, khoảng trắng, ký tự hoặc lỗi, sẽ không được tính.
Giả sử bạn có dữ liệu điểm số của học sinh từ A2 đến A10, bạn muốn biết có bao nhiêu học sinh đã nhập điểm:
=COUNT(A2:A10)
Nếu trong cột A:
#N/A=5+5 (trả kết quả 10)Kết quả =COUNT(A2:A10) sẽ là 5, vì chỉ có 5 ô chứa giá trị số.
Cú pháp chuẩn và cách dùng hàm COUNTA
Hàm COUNTA trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích khi bạn cần đếm số ô có chứa dữ liệu bất kỳ, bao gồm số, văn bản, ký tự đặc biệt, công thức có kết quả… Miễn ô đó không trống, hàm COUNTA sẽ đếm.
=COUNTA(value1, [value2], …)
value1, value2,…: là các ô, dải ô hoặc giá trị mà bạn muốn kiểm tra. Hàm có thể xử lý tối đa 255 đối số.1. Đếm số người đã điền thông tin vào biểu mẫu
2. Đếm số hàng có dữ liệu trong bảng khảo sát
3. Đếm số bản ghi khách hàng đã cập nhật
Giả sử bạn có dữ liệu tên khách hàng trong vùng B2:B20, muốn đếm có bao nhiêu người đã nhập tên:
=COUNTA(B2:B20)
Lưu ý: Ô chứa công thức như
=""(trả về chuỗi rỗng) vẫn được tính là không rỗng, nên COUNTA sẽ đếm. Đây là điểm cần chú ý khi làm báo cáo.
So sánh sự khác nhau hàm COUNT và COUNTA
Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa count và counta, dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Hàm | Chức năng | Đếm ô trống? | Đếm text? | Đếm số? |
|---|---|---|---|---|
| COUNT | Đếm ô chứa giá trị số | ❌ | ❌ | ✅ |
| COUNTA | Đếm mọi ô không rỗng | ❌ | ✅ | ✅ |
| Hàm | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| COUNT | Nhanh, chính xác khi xử lý dữ liệu số | Không hoạt động với văn bản hoặc công thức không trả số |
| COUNTA | Phù hợp đếm dữ liệu tổng hợp, khảo sát, văn bản | Dễ đếm sai nếu ô có công thức ="" vẫn bị coi là không rỗng |
Gợi ý chuyên nghiệp: Bạn có thể kết hợp cả hai hàm để kiểm tra nhanh mức độ đầy đủ của dữ liệu. Ví dụ:
=COUNTA(A2:A100) - COUNT(A2:A100)→ Số ô có văn bản (không phải số)
Khi làm việc với dữ liệu lớn hoặc báo cáo chuyên sâu, bạn có thể tận dụng sự kết hợp linh hoạt giữa hàm COUNT và COUNTA để phân tích, lọc và đánh giá dữ liệu chính xác hơn.
Mẹo kết hợp hàm COUNT và COUNTA nâng cao
Mặc dù bản thân COUNT và COUNTA không hỗ trợ điều kiện trực tiếp, bạn có thể kết hợp với hàm IF để lọc dữ liệu theo điều kiện cụ thể.
Ví dụ:
Bạn muốn đếm số ô trong cột A có chứa số và thỏa mãn điều kiện cột B = “Đã hoàn thành”:
=COUNTIFS(A2:A100, “<>”, B2:B100, “Đã hoàn thành”)
Hoặc dùng SUMPRODUCT để đếm ô chứa dữ liệu bất kỳ theo điều kiện:
=SUMPRODUCT((A2:A100<>””)*(B2:B100=”Đã duyệt”))
Một mẹo đơn giản nhưng rất hiệu quả khi bạn muốn biết trong một cột có bao nhiêu ô chứa chữ (không phải số):
=COUNTA(A2:A100) – COUNT(A2:A100)
Ứng dụng hàm COUNT và COUNTA:
=COUNTA(A2:A100)/TỔNG_SỐ_BẢN_GHIMẹo chuyên gia: Sử dụng
COUNTAđể kiểm soát độ đầy đủ của biểu mẫu; dùngCOUNTIFSđể kiểm tra đồng thời giá trị và điều kiện.
Bạn có thể thành thạo hàm COUNT và COUNTA, xử lý dữ liệu, lập báo cáo nhanh chóng trên Excel, nhưng để biến kỹ năng đó thành năng suất thực sự, bạn cần một không gian làm việc chuyên nghiệp, ổn định và tối ưu cho hoạt động văn phòng. KingOffice chính là giải pháp toàn diện cho các cá nhân và doanh nghiệp hiện đại.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận 7 đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
PTS SaiGon Building Quận 7Chỉ từ $8,5 |
New City Building Quận 7Chỉ từ $12 |
ITD Building Quận 7Chỉ từ $12 |
Hãy liên hệ KingOffice ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá cập nhật nhất:
KingOffice – nơi mỗi công thức Excel bạn sử dụng đều được phát huy tối đa trong một không gian làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và bền vững.
