Để bắt đầu hành trình mở rộng quy mô, việc nắm vững bản chất của mô hình này là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi nhà quản lý.
Khái niệm cơ bản
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, văn phòng đại diện là một đơn vị trực thuộc, hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào công ty mẹ. Đơn vị này được lập ra nhằm mục đích làm cầu nối liên lạc, thực hiện các giao dịch thương mại phi lợi nhuận trực tiếp, khảo sát thị trường và hỗ trợ chăm sóc khách hàng tại khu vực địa lý mới. Do không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm pháp lý phát sinh từ hoạt động của văn phòng này đều do doanh nghiệp mẹ chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Đối tượng phù hợp
Mô hình này cực kỳ phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn thăm dò thị trường mới mà chưa muốn đầu tư quá nhiều chi phí vận hành. Các đối tượng cụ thể bao gồm:
- Các tập đoàn nước ngoài muốn tiếp cận thị trường Việt Nam để khảo sát và tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh lâu dài.
- Các doanh nghiệp nội địa muốn thiết lập sự hiện diện thương hiệu tại các thành phố lớn khác mà không cần phát sinh chi phí kế toán phức tạp.
- Các công ty khởi nghiệp đang trong giai đoạn thử nghiệm sản phẩm, cần địa chỉ giao dịch chuyên nghiệp để gặp gỡ nhà đầu tư và đối tác chiến lược.
Trường hợp nên quan tâm
Doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập văn phòng này khi chỉ có nhu cầu thực hiện các công việc như trưng bày sản phẩm mẫu, gặp gỡ và ký kết hợp đồng theo ủy quyền của công ty mẹ, thực hiện các chiến dịch marketing địa phương, hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng tại khu vực đó mà không phát sinh nhu cầu bán hàng xuất hóa đơn tại chỗ. Ví dụ thực tế như một công ty công nghệ tại Hà Nội muốn thăm dò thị trường miền Nam có thể mở một văn phòng đại diện tại Quận 1, TP.HCM để đón tiếp đối tác và làm thương hiệu trước khi quyết định đầu tư lớn.
