Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Theo quy định pháp luật, chức năng của văn phòng đại diện hoàn toàn không bao gồm việc thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp phát sinh doanh thu hay ký kết hợp đồng thương mại độc lập.
Khái niệm cơ bản về văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Để hiểu đúng về chức năng của văn phòng đại diện, trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ đơn vị này được lập ra không phải để trực tiếp sản xuất hay kinh doanh. Nhiệm vụ cốt lõi của nó là đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ để thực hiện các giao dịch phi lợi nhuận trực tiếp, chăm sóc khách hàng và quảng bá thương hiệu tại địa phương mới.
Đối tượng phù hợp để thành lập
Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn khảo sát thị trường mới, chưa muốn đầu tư quá nhiều chi phí vào việc xây dựng bộ máy nhân sự lớn hay nhà xưởng sản xuất. Đối với các tập đoàn nước ngoài, việc thiết lập chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược đầu tiên để tiếp cận khách hàng bản địa, nghiên cứu hành vi người dùng trước khi quyết định thành lập công ty con hoặc chi nhánh chính thức.
Trường hợp nên quan tâm và lựa chọn
Doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập đơn vị này khi cần một địa chỉ hợp pháp tại địa phương khác để giao dịch, ký kết giấy tờ (theo ủy quyền) hoặc làm đầu mối tiếp nhận phản hồi từ khách hàng. Nếu mục đích của bạn chỉ là tăng diện diện thương hiệu và kết nối đối tác, việc tận dụng tối đa chức năng của văn phòng đại diện sẽ giúp tiết kiệm tới 70% chi phí so với việc mở một chi nhánh mới.
