Cách hạch toán khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng 2025

23/02/2025. Tư vấn văn phòng

Rate this post

Hạch toán chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, hợp thức hóa khoản chi và tránh rủi ro pháp lý. Trong năm 2025, các quy định về thanh toán tiền mặt, đặc biệt là giao dịch trên 20 triệu đồng, có nhiều thay đổi. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị loại trừ chi phí hợp lý, dẫn đến tăng thuế phải nộp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán và các lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất.

Danh sách

I. Giới thiệu về vấn đề chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

1. Tầm quan trọng của việc hạch toán chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng đúng quy định

Chi phí thuê văn phòng thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách doanh nghiệp, đặc biệt đối với các công ty có trụ sở tại trung tâm TP.HCM và Hà Nội. Theo khảo sát năm 2024, giá thuê văn phòng hạng B tại TP.HCM dao động từ 20 – 40 triệu đồng/tháng, trong khi văn phòng hạng A có thể lên đến 60 – 100 triệu đồng/tháng. Việc hạch toán đúng giúp:

Hợp thức hóa chi phí, đảm bảo được tính vào chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng hợp lý khi quyết toán thuế.
Tránh rủi ro bị truy thu thuế do hạch toán sai hoặc không có chứng từ hợp lệ.
Quản lý tài chính minh bạch, giúp kiểm soát dòng tiền và tối ưu chi phí doanh nghiệp.

Cách hạch toán khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng 2025

2. Những rủi ro nếu hạch toán chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng sai

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng tiền mặt để thanh toán tiền thuê văn phòng, tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng quy định, có thể gặp phải các rủi ro sau:

Không được tính vào chi phí hợp lý, dẫn đến tăng thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp.
Bị xử phạt hành chính nếu không tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
Gây khó khăn trong quản lý tài chính, thiếu minh bạch trong sổ sách kế toán.

Ví dụ: Năm 2024, Cục Thuế TP.HCM đã kiểm tra và loại trừ hơn 50 tỷ đồng chi phí thuê văn phòng của các doanh nghiệp do vi phạm quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Tổng quan quy định pháp lý mới năm 2025 về khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

Năm 2025, quy định về thanh toán tiền mặt trong giao dịch thuê văn phòng vẫn dựa trên các nguyên tắc chung của Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhưng có một số điểm cập nhật:

Giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý.
Bổ sung quy định về hợp đồng thuê và chứng từ đi kèm, yêu cầu minh bạch hơn trong giao dịch thuê văn phòng.
Tăng cường kiểm tra và xử lý vi phạm, đặc biệt với các trường hợp thanh toán tiền mặt không có hóa đơn hợp lệ.

II. Các quy định pháp lý về chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

1. Hạn mức thanh toán tiền mặt theo quy định

Doanh nghiệp có được chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán tiền mặt khi thuê văn phòng, nhưng cần đáp ứng điều kiện về chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, với giao dịch trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng hợp lý và khấu trừ thuế GTGT.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng với giá 25 triệu đồng/tháng và thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt khi giao dịch trên 20 triệu đồng

Căn cứ theo Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Khoản chi trên 20 triệu đồng nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý.
Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng đứng tên công ty sang tài khoản của bên cho thuê.
Nếu chia nhỏ giao dịch thành nhiều lần dưới 20 triệu đồng để né tránh quy định, vẫn có thể bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

2. Chứng từ hợp lệ khi chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng hợp pháp

Để khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng được hợp lệ, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng, bao gồm:

Thông tin bên cho thuê và bên thuê (phải có mã số thuế nếu là tổ chức, số CMND/CCCD nếu là cá nhân).
Thời hạn thuê và giá thuê cụ thể.
Phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Nếu hợp đồng không quy định rõ phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi hạch toán.

Biên lai thu tiền, phiếu chi, giấy xác nhận của bên cho thuê

Khi thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp cần có các chứng từ sau để hợp thức hóa khoản chi:

Biên lai thu tiền: Xác nhận việc đã nhận tiền từ bên cho thuê.
Phiếu chi: Chứng từ kế toán nội bộ xác nhận doanh nghiệp đã chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng.
Giấy xác nhận của bên cho thuê: Trong trường hợp không có hóa đơn tài chính, cần có giấy xác nhận đã nhận tiền từ bên cho thuê để làm cơ sở hạch toán.

Hóa đơn tài chính hợp lệ nếu có thuế GTGT

Nếu bên cho thuê là tổ chức có xuất hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần yêu cầu hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp khi khấu trừ thuế. Trường hợp bên cho thuê là cá nhân, có thể thay thế bằng hợp đồng và biên lai thu tiền.

Quy định pháp lý về chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

3. Ảnh hưởng đến quyết toán thuế và tính chi phí hợp lý

Điều kiện để khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý

Theo Luật Quản lý thuế, để khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo:

Khoản chi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, bao gồm hợp đồng thuê, phiếu chi và giấy xác nhận.
Không vượt hạn mức thanh toán tiền mặt theo quy định (dưới 20 triệu đồng).
Chi phí phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Cách kê khai khoản chi này khi quyết toán thuế doanh nghiệp

Khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần kê khai chi phí thuê văn phòng vào mục chi phí hoạt động kinh doanh. Nếu thanh toán bằng tiền mặt hợp lệ, khoản chi này sẽ được tính vào chi phí hợp lý, giúp giảm thu nhập chịu thuế.

Trường hợp vi phạm quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí này khi tính thuế TNDN, khiến doanh nghiệp bị tăng số thuế phải nộp.

III. Cách hạch toán khoản chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng theo quy định 2025

Bước 1: Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần sử dụng các tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng để phản ánh các khoản chi phí thuê văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh.
Tài khoản 331 – Phải trả người cho thuê: Sử dụng khi doanh nghiệp thuê văn phòng nhưng chưa thanh toán ngay mà ghi nhận công nợ.
Tài khoản 111 – Tiền mặt: Ghi nhận số tiền mặt đã chi trả cho bên cho thuê văn phòng.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thuê văn phòng với giá 15 triệu đồng/tháng, thanh toán bằng tiền mặt. Khi hạch toán, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 642 và 111 để ghi nhận chi phí này.

Bước 2: Hạch toán chi phí chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

Trường hợp có hóa đơn tài chính hợp lệ

Nếu bên cho thuê xuất hóa đơn tài chính (có thuế GTGT), doanh nghiệp hạch toán như sau:

Khi thanh toán bằng tiền mặt:

Nợ 642 – Chi phí thuê văn phòng: 15.000.000 đồng
Nợ 133 – Thuế GTGT đầu vào: 1.500.000 đồng (nếu thuế suất 10%)
Có 111 – Tiền mặt: 16.500.000 đồng

Trường hợp không có hóa đơn tài chính

Nếu bên cho thuê là cá nhân và không xuất hóa đơn tài chính, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ giấy tờ như hợp đồng, biên lai thu tiền. Hạch toán như sau:

Khi thanh toán bằng tiền mặt:

Nợ 642 – Chi phí thuê văn phòng: 15.000.000 đồng
Có 111 – Tiền mặt: 15.000.000 đồng

Bước 3: Phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán trước tiền thuê văn phòng nhiều kỳ (ví dụ: 6 tháng hoặc 1 năm), cần phân bổ chi phí theo từng tháng để đảm bảo hạch toán hợp lý.

Ví dụ: Doanh nghiệp thanh toán 90 triệu đồng để thuê văn phòng trong 6 tháng, cần hạch toán chi phí trả trước như sau:

Khi thanh toán tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ:
- Nợ 242 – Chi phí trả trước dài hạn: 90.000.000 đồng
- Có 111 – Tiền mặt: 90.000.000 đồng
Hàng tháng, khi phân bổ chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ 642 – Chi phí thuê văn phòng: 15.000.000 đồng
- Có 242 – Chi phí trả trước dài hạn: 15.000.000 đồng

Việc phân bổ chi phí theo từng tháng giúp doanh nghiệp không bị ảnh hưởng đến dòng tiền và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán.

Hạch toán chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

IV. Lưu ý khi chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

1. Tránh vi phạm quy định về thanh toán không chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Doanh nghiệp không được thanh toán tiền mặt nếu giá trị thuê văn phòng từ 20 triệu đồng trở lên. Nếu vi phạm, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Với khoản thanh toán dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng tiền mặt nhưng cần đầy đủ chứng từ hợp lệ.

Trường hợp ngoại lệ có thể chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng mà vẫn hợp lệ

Một số trường hợp có thể thanh toán tiền mặt mà vẫn được tính vào chi phí hợp lý:

Bên cho thuê là cá nhân, không thuộc diện phải kê khai thuế GTGT.
Hợp đồng thuê ghi rõ điều khoản thanh toán bằng tiền mặt và có đầy đủ biên lai, giấy xác nhận.
Doanh nghiệp thuê văn phòng ngắn hạn, thanh toán từng tháng với số tiền dưới 20 triệu đồng.

2. Đảm bảo chứng từ đầy đủ và hợp pháp

Để tránh rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ khi thanh toán tiền mặt:

Hợp đồng thuê văn phòng có chữ ký của hai bên, ghi rõ phương thức thanh toán.
Biên nhận thu tiền có xác nhận của bên cho thuê.
Phiếu chi do kế toán doanh nghiệp lập và có chữ ký của người nhận tiền.
Giấy xác nhận của bên cho thuê, nếu không có hóa đơn tài chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra tính pháp lý của văn phòng cho thuê để tránh giao dịch với các bên không đủ điều kiện cho thuê.

3. Tối ưu hóa chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng

Để đảm bảo chi phí thuê văn phòng hợp lý, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

Thương lượng điều khoản thanh toán: Chia nhỏ thanh toán theo tháng nếu được, tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.
Lựa chọn văn phòng phù hợp với ngân sách: Nếu doanh nghiệp nhỏ, có thể chọn văn phòng officetel hoặc văn phòng chia sẻ để tiết kiệm chi phí.
So sánh giá thuê và chính sách ưu đãi: Tại TP.HCM, giá thuê văn phòng hạng B trung bình khoảng 400.000 – 700.000 đồng/m²/tháng, tùy khu vực.

V. Giải pháp thuê văn phòng tại KingOffice – Hợp pháp, minh bạch, tiện lợi

KingOffice là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng hợp pháp, đảm bảo đầy đủ giấy tờ giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán chi phí thuê văn phòng theo đúng quy định.

1. Lợi ích khi thuê văn phòng tại KingOffice

Hơn 2000 văn phòng cho thuê tại các quận trung tâm TP.HCM, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Hợp đồng minh bạch, đầy đủ chứng từ kế toán, hóa đơn hợp lệ giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán.
Giá thuê cạnh tranh, có nhiều chính sách ưu đãi dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Dịch vụ trọn gói, hỗ trợ tư vấn pháp lý, kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

2. Tại sao nên chọn KingOffice?

Văn phòng cho thuê có đầy đủ giấy tờ pháp lý, không lo vi phạm quy định kế toán.
Hỗ trợ linh hoạt phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu chi phí.
Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, giải đáp mọi thắc mắc về thuê văn phòng, kế toán và pháp lý.