8 Cách Chọn Nội Thất Phòng Làm Việc Phù Hợp Diện Tích Mới

Khái niệm cơ bản

Khái niệm nội thất phòng làm việc bao gồm toàn bộ các trang thiết bị, vật dụng được bố trí trong không gian làm việc nhằm phục vụ cho quá trình vận hành, xử lý công việc hàng ngày. Các vật dụng tiêu biểu có thể kể đến như bàn làm việc, ghế văn phòng, tủ hồ sơ, vách ngăn, bàn họp và các phụ kiện trang trí đi kèm. Một hệ thống nội thất phòng làm việc hoàn chỉnh không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng cơ bản mà còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ, sự thoải mái và đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Đối tượng phù hợp

Việc tìm hiểu và đầu tư bài bản vào nội thất phòng làm việc phù hợp với rất nhiều đối tượng khác nhau. Từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang muốn tối ưu hóa diện tích văn phòng đi thuê, các tập đoàn lớn cần tái định vị không gian làm việc chuyên nghiệp, cho đến những cá nhân làm việc tự do (freelancer) mong muốn setup một góc làm việc tại nhà hiệu quả. Mỗi đối tượng sẽ có những tiêu chuẩn riêng về kích thước, công năng và mức ngân sách đầu tư.

Trường hợp nên quan tâm

Doanh nghiệp và cá nhân nên đặc biệt quan tâm đến nội thất phòng làm việc khi chuẩn bị chuyển sang một văn phòng mới, khi số lượng nhân sự tăng trưởng vượt bậc đòi hỏi phải tái cấu trúc không gian, hoặc khi hệ thống nội thất cũ đã xuống cấp gây ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất của nhân viên. Ngoài ra, việc thay đổi định hướng thẩm mỹ để đón tiếp khách hàng, đối tác cũng là thời điểm vàng để làm mới toàn bộ hệ thống nội thất phòng làm việc.

Lợi ích với doanh nghiệp

Hiểu rõ về nội thất phòng làm việc mang lại lợi ích to lớn trong việc nâng cao hiệu suất lao động. Một chiếc ghế công thái học tốt giúp nhân viên giảm thiểu đau lưng, mệt mỏi, từ đó tập trung làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, văn phòng có thiết kế nội thất hài hòa, chuyên nghiệp sẽ nâng cao giá trị thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác khi đến giao dịch trực tiếp. Đây cũng là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài.

Rủi ro khi chọn sai

Ngược lại, nếu không tìm hiểu kỹ và lựa chọn sai nội thất phòng làm việc, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro lớn. Việc mua sắm bàn ghế quá khổ so với diện tích thực tế sẽ gây ra cảm giác chật chội, bí bách. Chọn sai chất liệu dẫn đến việc nội thất nhanh hỏng hóc, bong tróc sau vài tháng sử dụng. Nghiêm trọng hơn, bàn ghế không đạt chuẩn kích thước nhân trắc học sẽ gây ra các bệnh lý về xương khớp, thị lực cho đội ngũ nhân sự.

Tác động đến chi phí và vận hành

Sự thiếu chuẩn bị trong khâu lựa chọn nội thất phòng làm việc thường dẫn đến lãng phí ngân sách nghiêm trọng. Doanh nghiệp dễ rơi vào bẫy giá rẻ ban đầu nhưng phải tốn gấp đôi chi phí để sửa chữa, thay mới sau đó. Hơn nữa, việc bố trí nội thất không khoa học sẽ làm gián đoạn luồng di chuyển, cản trở sự tương tác giữa các phòng ban, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ vận hành hàng ngày của toàn công ty.

Công năng

Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất khi chọn nội thất phòng làm việc là tối ưu hóa công năng sử dụng. Mỗi vị trí công việc sẽ đòi hỏi những trang thiết bị khác nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán cần những mẫu bàn có hộc tủ sâu để lưu trữ chứng từ, trong khi bộ phận sáng tạo lại ưu tiên những chiếc bàn rộng rãi, có thể dễ dàng ghép nhóm để thảo luận ý tưởng. Khi diện tích thay đổi, hãy ưu tiên chọn bàn làm việc thông minh tích hợp ổ cắm điện âm bàn để giữ không gian luôn gọn gàng.

Ánh sáng

Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến thị lực và tâm trạng của người làm việc. Khi sắp xếp nội thất phòng làm việc, cần lưu ý không đặt các tủ tài liệu lớn che khuất các khung cửa sổ tự nhiên. Hãy chọn những chiếc bàn làm việc có bề mặt nhám nhẹ để tránh hiện tượng phản xạ ánh sáng gây chói mắt. Việc kết hợp hài hòa giữa ánh sáng tự nhiên và hệ thống đèn thả trần chuyên dụng sẽ giúp không gian làm việc trở nên thông thoáng và tràn đầy năng lượng.

Màu sắc

Với các văn phòng có diện tích mới hạn chế, màu sắc của nội thất phòng làm việc đóng vai trò quyết định đến cảm giác rộng rãi của không gian. Các tông màu sáng như trắng, kem, vân gỗ nhạt sẽ giúp đánh lừa thị giác, tạo cảm giác phòng làm việc rộng hơn thực tế. Bạn có thể tạo điểm nhấn thương hiệu bằng cách sử dụng các vách ngăn hoặc ghế ngồi có màu sắc đồng bộ với logo công ty, nhưng hãy giữ tỷ lệ màu sắc ở mức vừa phải để tránh gây mỏi mắt.

Vật liệu

Lựa chọn vật liệu cho nội thất phòng làm việc cần cân bằng giữa độ bền, tính thẩm mỹ và ngân sách. Gỗ công nghiệp MDF hoặc MFC phủ Melamine chống trầy xước là lựa chọn phổ biến hàng đầu cho bàn làm việc nhờ khả năng chống ẩm tốt và dễ lau chùi. Đối với ghế văn phòng, chất liệu lưới thoáng khí sẽ phù hợp hơn cả với khí hậu nóng ẩm, giúp nhân viên luôn cảm thấy dễ chịu trong suốt 8 giờ làm việc mỗi ngày.

Bố cục

Bố cục nội thất phòng làm việc cần được tính toán dựa trên sơ đồ di chuyển của nhân viên. Hãy đảm bảo khoảng cách giữa các dãy bàn tối thiểu là 1,2m để mọi người đi lại dễ dàng mà không làm phiền đến người khác. Đối với diện tích nhỏ, xu hướng sử dụng bàn làm việc dạng Module (bàn cụm) là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm diện tích tối đa, đồng thời tăng tính kết nối giữa các thành viên trong cùng một nhóm.

Ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng hạng mục nội thất phòng làm việc là bước đi khôn ngoan. Thay vì đầu tư dàn trải, doanh nghiệp nên ưu tiên phân bổ ngân sách lớn hơn cho những vật dụng được sử dụng nhiều nhất như ghế công thái học và bàn làm việc. Các hạng mục trang trí hoặc tủ lưu trữ ít dùng có thể chọn các phân khúc phổ thông hơn để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo tổng thể không gian chuyên nghiệp.

Thi công

Khi chọn nội thất phòng làm việc cho diện tích mới, hãy ưu tiên các thiết kế lắp ráp dạng module. Loại nội thất này cực kỳ tiện lợi cho quá trình vận chuyển và thi công, đặc biệt là tại các tòa nhà văn phòng cao tầng có quy định nghiêm ngặt về giờ giấc vận chuyển. Việc thi công nhanh chóng không chỉ giúp doanh nghiệp sớm ổn định vận hành mà còn giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh trong quá trình setup văn phòng.

Bảo trì

Một hệ thống nội thất phòng làm việc tốt phải đi kèm với khả năng bảo trì, bảo dưỡng dễ dàng. Hãy chọn các sản phẩm từ những nhà cung cấp uy tín có chính sách bảo hành rõ ràng từ 12 đến 24 tháng. Các chi tiết dễ hao mòn như bánh xe ghế, piston nâng hạ độ cao hay bản lề tủ cần phải là loại dễ dàng tìm kiếm phụ tùng thay thế trên thị trường để tránh việc phải vứt bỏ cả bộ nội thất khi chỉ hỏng một chi tiết nhỏ.

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và lựa chọn nội thất phòng làm việc phù hợp nhất với diện tích mới của mình, dưới đây là bảng checklist chi tiết gồm 7 tiêu chí quan trọng cần kiểm tra trước khi quyết định mua sắm:

Xác định nhu cầu thực tế

Bước đầu tiên khi áp dụng nội thất phòng làm việc vào thực tế là tiến hành khảo sát nhu cầu sử dụng của từng phòng ban. Bạn cần biết rõ số lượng nhân sự cố định, nhân sự làm việc linh hoạt để tính toán chính xác số lượng bàn ghế cần mua. Hãy đo đạc thật chi tiết kích thước mặt bằng diện tích mới, đánh dấu vị trí các ổ cắm điện, cột nhà và cửa ra vào để lên phương án bố trí sơ bộ trên bản vẽ 2D trước khi tiến hành mua sắm thực tế.

So sánh các phương án phù hợp

Doanh nghiệp nên đưa ra ít nhất 2 đến 3 phương án phối cảnh nội thất phòng làm việc để so sánh. Hãy đặt lên bàn cân các yếu tố về chi phí đầu tư ban đầu, thời gian thi công hoàn thiện và độ bền của vật liệu. Đôi khi, việc lựa chọn một phương án có chi phí nhỉnh hơn một chút nhưng sử dụng vật liệu bền bỉ và có chế độ bảo hành dài hạn lại là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Xem thêm gợi ý từ KingOfficeHCM để chọn không gian làm việc phù hợp trước khi setup.

Kiểm tra trước khi chọn hoặc triển khai

Trước khi ký hợp đồng mua sắm số lượng lớn nội thất phòng làm việc, hãy yêu cầu đơn vị cung cấp gửi sản phẩm mẫu hoặc trực tiếp đến showroom để trải nghiệm chất lượng thực tế. Hãy ngồi thử lên những chiếc ghế văn phòng trong khoảng 10-15 phút, kiểm tra độ chắc chắn của khung bàn chân sắt và độ mượt mà của các ray trượt ngăn kéo. Việc kiểm tra kỹ lưỡng này giúp bạn tránh được những rủi ro mua phải hàng kém chất lượng so với cam kết trên catalog.

Chỉ nhìn vào chi phí ban đầu

Lỗi phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp là chỉ tập trung so sánh giá bán của nội thất phòng làm việc mà bỏ qua các yếu tố về chất lượng và dịch vụ đi kèm. Những bộ bàn ghế giá rẻ bất ngờ thường đi kèm với chất liệu gỗ mỏng, phụ kiện nhanh rỉ sét và không có chế độ bảo hành rõ ràng. Hậu quả là doanh nghiệp phải tốn thêm rất nhiều chi phí sửa chữa hoặc phải thay mới chỉ sau một thời gian ngắn sử dụng.

Bỏ qua điều kiện quan trọng

Nhiều người khi mua nội thất phòng làm việc thường quên mất việc kiểm tra sự tương thích với hạ tầng kỹ thuật của văn phòng. Ví dụ như mua bàn làm việc không có lỗ luồn dây điện khiến dây máy tính, dây mạng chăng chịt trên mặt bàn gây mất thẩm mỹ và nguy hiểm. Hoặc bố trí bàn họp lớn chắn ngay lối đi của hệ thống điều hòa trung tâm, gây ra hiện tượng chỗ thì quá lạnh, chỗ lại quá nóng.

Không tính nhu cầu dài hạn

Một sai lầm kinh điển khác là chỉ mua sắm nội thất phòng làm việc vừa đủ cho số lượng nhân sự hiện tại mà không tính đến kế hoạch mở rộng quy mô của công ty trong vòng 1-2 năm tới. Khi có nhân sự mới, việc tìm mua thêm những bộ bàn ghế có cùng kiểu dáng, màu sắc với hệ thống cũ là cực kỳ khó khăn, dẫn đến tình trạng nội thất văn phòng bị chắp vá, thiếu đồng bộ và mất đi tính chuyên nghiệp vốn có.

Nội thất phòng làm việc phù hợp với ai

Nội thất phòng làm việc được thiết kế tối ưu phù hợp với mọi doanh nghiệp đang vận hành văn phòng vật lý, các startup đang chuẩn bị setup không gian làm việc mới, cũng như các cá nhân muốn sở hữu một góc làm việc tại nhà chuyên nghiệp để nâng cao hiệu suất và bảo vệ sức khỏe xương khớp.

Chi phí hoặc yếu tố cần chuẩn bị là gì?

Yếu tố cần chuẩn bị quan trọng nhất là bản vẽ đo đạc diện tích thực tế và bảng ngân sách dự kiến. Chi phí đầu tư nội thất phòng làm việc sẽ phụ thuộc vào chất liệu (gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp, chân sắt sơn tĩnh điện) và phân khúc thương hiệu sản phẩm mà doanh nghiệp lựa chọn.

Khi nào nên cần tư vấn chuyên môn?

Doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tư vấn thiết kế nội thất phòng làm việc chuyên nghiệp khi diện tích văn phòng mới có nhiều góc xéo phức tạp, khi cần setup không gian cho quy mô trên 20 nhân sự, hoặc khi muốn tối ưu hóa tối đa diện tích nhỏ hẹp để vừa đảm bảo công năng vừa giữ được độ thông thoáng.

Nên chọn bàn chân sắt hay bàn gỗ hoàn toàn?

Đối với văn phòng diện tích mới hiện đại, bàn chân sắt sơn tĩnh điện lắp ráp là lựa chọn tối ưu hơn nhờ thiết kế thanh lịch, trọng lượng nhẹ, dễ dàng tháo lắp di chuyển và có độ bền cực cao so với bàn gỗ công nghiệp đóng cố định truyền thống.

Tóm lại, việc áp dụng đúng 8 cách chọn nội thất phòng làm việc phù hợp diện tích mới sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng sở hữu một không gian làm việc chuyên nghiệp, khơi nguồn cảm hứng sáng tạo cho nhân viên và tối ưu hóa chi phí vận hành hiệu quả. Hãy luôn nhớ xác định rõ nhu cầu thực tế, lập ngân sách chi tiết và kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu chí chất lượng trước khi đưa ra quyết định mua sắm cuối cùng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp không gian làm việc lý tưởng và đồng bộ trước khi tiến hành setup nội thất, hãy liên hệ ngay với KingOfficeHCM để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm và phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mình.