Bạn đang bắt đầu học Excel hoặc muốn nâng cao kỹ năng xử lý dữ liệu trong công việc? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững tất cả các hàm trong Excel và cách sử dụng thông qua ví dụ thực tế, bảng minh họa dễ hiểu. Từ những hàm cơ bản như SUM, IF đến các hàm nâng cao như VLOOKUP, INDEX/MATCH – tất cả đều được trình bày rõ ràng, dễ áp dụng ngay vào báo cáo, tính toán, phân tích dữ liệu văn phòng.
Danh sách
Tất cả các hàm trong Excel và cách sử dụng kèm 20 ví dụ
Hàm trong Excel là các công thức được định nghĩa sẵn, dùng để thực hiện các phép tính toán, xử lý dữ liệu, thống kê, tìm kiếm và nhiều chức năng khác một cách tự động và nhanh chóng. Việc sử dụng hàm giúp người dùng tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý công việc, đặc biệt trong môi trường văn phòng hiện đại.
Việc học các hàm trong Excel là điều bắt buộc với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực kế toán, hành chính, nhân sự, bán hàng, phân tích tài chính hay dữ liệu. Với chỉ một vài công thức cơ bản như SUM, IF, VLOOKUP…, bạn có thể hoàn thành hàng loạt công việc mà nếu làm thủ công sẽ mất gấp 5–10 lần thời gian.
Các hàm trong Excel không chỉ giúp tính toán mà còn có thể xử lý logic, lọc và trích xuất dữ liệu, phân tích xu hướng, kiểm tra điều kiện… Một số công dụng điển hình:
Việc phân loại các hàm trong Excel giúp người học tiếp cận dễ dàng và học đúng theo nhu cầu công việc thực tế:
Với cách học có hệ thống, bạn sẽ dễ dàng nâng cao trình độ từ người mới tiếp cận đến thành thạo Excel như một chuyên gia.
Các hàm trong Excel cơ bản nhất và cách sử dụng dễ hiểu
Bảng dữ liệu minh họa:
| Tên nhân viên | Phòng ban | Lương tháng 1 | Lương tháng 2 | Lương tháng 3 |
|---|---|---|---|---|
| An | Kế toán | 8.000.000 | 8.500.000 | 8.000.000 |
| Bình | Nhân sự | 7.500.000 | 7.800.000 | 7.700.000 |
| Cường | Marketing | 9.000.000 | 9.200.000 | 9.500.000 |
Cách dùng:
24.500.0007.666.6679.500.0009.000.000Bảng dữ liệu đơn giản:
| Tên | Số điện thoại | |
|---|---|---|
| An | an@gmail.com | 0909123456 |
| Bình | (trống) | 0912345678 |
| Cường | cuong@gmail.com | (trống) |
Cách dùng các hàm trong excel:
422Bảng điểm kiểm tra:
| Học sinh | Điểm |
|---|---|
| An | 8 |
| Bình | 5 |
| Cường | 6.5 |
Công thức đánh giá:
Áp dụng cho từng học sinh:
Ví dụ về các hàm trong excel bảng nhân viên:
| Tên | Điểm thi | Kinh nghiệm (năm) |
|---|---|---|
| An | 8 | 2 |
| Bình | 6 | 3 |
| Cường | 7 | 1 |
Yêu cầu: Điểm ≥7 và kinh nghiệm ≥2 → Đủ điều kiện
TRUE (đủ điều kiện)TRUE (chỉ cần 1 điều kiện đúng)Bảng tên họ nhân viên:
| Họ | Tên |
|---|---|
| Nguyễn | An |
| Trần | Bình |
| Lê | Cường |
Cách nối họ tên:
Lưu ý:
TEXTJOINcho phép nối nhiều ô, loại bỏ ô trống tự động nếu dùng tham sốTRUE.
Ví dụ bảng danh sách nhân viên:
| Mã NV | Họ tên | Phòng ban |
|---|---|---|
| NV01 | Nguyễn An | Kế toán |
| NV02 | Trần Bình | Nhân sự |
| NV03 | Lê Cường | Marketing |
Yêu cầu: Tìm tên nhân viên theo mã nhân viên
Công thức VLOOKUP:
Giải thích:
Hàm HLOOKUP: Dò theo dòng, ít dùng hơn, nhưng cũng rất hiệu quả với bảng ngang.
Ưu điểm: Cho phép dò trái sang phải hoặc từ dưới lên, linh hoạt hơn VLOOKUP
Công thức các hàm trong excel:
Giải thích:
MATCH("NV03", A2:A4, 0) tìm vị trí dòng chứa NV03 → trả về dòng 3INDEX(C2:C4, 3) lấy giá trị hàng thứ 3 trong cột C → “Marketing”Công thức kết hợp các hàm trong excel:
Kết quả: Trả về “Không tìm thấy” thay vì lỗi #N/A
Ý nghĩa: Tạo báo cáo thân thiện, không để lộ lỗi công thức
Ví dụ các hàm trong excel: Mã hàng hóa
| Mã hàng |
|---|
| SP2024-A |
| SP2024-B |
Yêu cầu: Trích phần năm “2024” từ mã
Giải thích các hàm khác:
TEXT – Định dạng lại dữ liệu
Ứng dụng tính tuổi nhân viên:
| Họ tên | Ngày sinh |
|---|---|
| Nguyễn An | 15/08/1995 |
| Trần Bình | 20/04/1990 |
Công thức các hàm trong excel:
29Giải thích:
DATEDIF: Tính khoảng cách giữa 2 ngày"Y": Tính theo số nămTODAY() → Trả về ngày hiện tại (không có giờ)
NOW() → Trả về ngày + giờ hiện tại
Cách kết hợp các hàm trong Excel để tạo công thức hiệu quả
Tình huống: Kiểm tra nếu mã nhân viên có tồn tại thì trả về tên, nếu không thì trả “Không có dữ liệu”.
Ví dụ:
| Mã NV | Họ tên |
|---|---|
| NV01 | Nguyễn An |
| NV02 | Trần Bình |
| NV03 | Lê Cường |
Công thức:
=IF(ISNA(VLOOKUP(“NV05”, A2:B4, 2, FALSE)), “Không có dữ liệu”, VLOOKUP(“NV05”, A2:B4, 2, FALSE))
Ý nghĩa: Tránh lỗi #N/A khi tra mã không có.
Tình huống: Xác định học sinh đạt loại giỏi nếu điểm Toán > 8 và Văn > 8.
| Họ tên | Toán | Văn |
|---|---|---|
| Minh | 9 | 8.5 |
| Lan | 7 | 9 |
Công thức:
=IF(AND(B2>8, C2>8), “Giỏi”, “Không giỏi”)
Ví dụ:
| Mã SP | Tên SP | Giá |
|---|---|---|
| SP01 | Laptop | 12,000 |
| SP02 | Máy in | 3,500 |
Công thức tra tên SP theo mã:
=INDEX(B2:B3, MATCH(“SP02”, A2:A3, 0))
LET() (với Excel mới) để đặt tên biến cho từng phầnALT + ENTER để xuống dòng trong công thức cho dễ đọcDùng để tính toán dữ liệu số học như tổng, trung bình, đếm, giá trị lớn/nhỏ nhất…
| A | B |
|---|---|
| Sản phẩm | Doanh thu |
| Sữa | 1500 |
| Bánh | 1200 |
| Nước | 1700 |
=SUM(B2:B4) → Tổng doanh thu: 4400=AVERAGE(B2:B4) → Trung bình: 1466.67=MAX(B2:B4) → Lớn nhất: 1700=MIN(B2:B4) → Nhỏ nhất: 1200=COUNT(B2:B4) → Đếm ô có số: 3Dùng để kiểm tra điều kiện, trả về kết quả đúng/sai hoặc thực hiện nhiều điều kiện logic.
| A | B | C |
|---|---|---|
| Họ tên | Điểm TB | Xếp loại |
| Lan | 9 | |
| Huy | 6 |
=IF(B2>=8, "Giỏi", "Không giỏi") → Trả “Giỏi” nếu >=8=AND(B2>5, B2<10) → Kiểm tra đồng thời 2 điều kiện=OR(B2>8, B2<5) → Đúng nếu một trong 2 điều kiện đúngDùng để xử lý và định dạng chuỗi văn bản, rất hữu ích khi xử lý dữ liệu họ tên, mã số, địa chỉ…
| A | B |
|---|---|
| Mã hàng | |
| SP001_TV |
=LEFT(A2, 5) → Lấy “SP001”=RIGHT(A2, 2) → Lấy “TV”=MID(A2, 3, 2) → Lấy “00”=CONCAT("Mã: ", A2) → “Mã: SP001_TV”=TEXT(TODAY(), "dd/mm/yyyy") → Trả ngày định dạng “28/06/2025”Dùng để tra cứu dữ liệu từ bảng khác – cực kỳ phổ biến khi làm báo cáo, kiểm tra kho…
| A | B |
|---|---|
| Mã SP | Tên SP |
| SP01 | Laptop |
| SP02 | Máy in |
=VLOOKUP("SP02", A2:B3, 2, FALSE) → Trả “Máy in”=INDEX(B2:B3, MATCH("SP01", A2:A3, 0)) → Trả “Laptop”=XLOOKUP("SP02", A2:A3, B2:B3) (Excel mới) → Trả “Máy in”Dùng để làm việc với thời gian, tính tuổi, số ngày giữa hai mốc.
| A | B |
|---|---|
| Ngày sinh | 01/01/2000 |
=TODAY() → Trả ngày hiện tại=NOW() → Ngày giờ hiện tại=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y") → Tính tuổi (năm)=EDATE(B2, 6) → Ngày sau 6 thángDùng để tính toán trả góp, đầu tư, lãi suất – cần thiết với nhân viên tài chính/kế toán.
=PMT(0.08/12, 12, -5000000) → Trả góp hằng tháng cho khoản vay 5 triệu trong 12 tháng với lãi suất 8%/năm=FV(0.07, 5, -1000000, 0) → Giá trị tương lai sau 5 năm, đầu tư mỗi năm 1 triệuDùng để kiểm tra loại dữ liệu, lỗi trong ô tính – hỗ trợ kiểm tra tính đúng/sai khi nhập liệu.
| A | B |
|---|---|
| Giá trị | 100 |
| Văn bản | ABC |
| Trống |
=ISNUMBER(A2) → TRUE=ISTEXT(A3) → TRUE=ISBLANK(A4) → TRUE=IFERROR(100/0, "Lỗi chia 0") → “Lỗi chia 0”
Cách học và ghi nhớ nhanh các hàm trong Excel
Thay vì chỉ học lý thuyết, hãy bắt đầu từ những bảng tính thực tế như:
IF, VLOOKUP, SUM, ROUND.AVERAGE, IF, COUNTIF.COUNT, NETWORKDAYS, IF.Việc áp dụng hàm ngay trong tình huống cụ thể giúp bạn nhớ lâu và hiểu rõ bản chất hơn việc học thuộc.
Bạn nên chuẩn bị một file tổng hợp các hàm trong Excel, chia theo nhóm: thống kê – logic – ngày giờ – văn bản… Mỗi hàm nên có:
File này sẽ là tài liệu tra cứu nhanh khi làm việc và rất tiện để ôn lại khi cần.
Tự tạo hoặc tải về các file Excel mẫu có công thức mẫu sẵn:
Excel không chỉ là bảng tính, mà là công cụ tăng tốc công việc văn phòng cực kỳ mạnh mẽ. Khi bạn sử dụng thành thạo các hàm:
Gợi ý lộ trình học từ cơ bản đến nâng cao:
Bạn càng thực hành nhiều – càng giỏi nhanh. Học Excel là học để làm – không phải để nhớ từng dòng công thức!
Gợi ý: Nếu bạn là dân văn phòng, startup hay freelancer cần không gian làm việc chuyên nghiệp để áp dụng Excel vào công việc hiệu quả – hãy tham khảo văn phòng tại KingOffice – nơi có:
Nếu bạn là nhân sự văn phòng, kế toán, nhân sự hay chuyên viên báo cáo thường xuyên làm việc trên Excel, thì một không gian làm việc ổn định, yên tĩnh, kết nối tốt và đầy đủ tiện nghi chính là yếu tố then chốt giúp tăng hiệu suất.
KingOffice mang đến giải pháp văn phòng trọn gói hiện đại với đầy đủ tiện ích cho dân Excel:
Diện tích thuê linh hoạt từ 10 – 200m², phù hợp cho:
Giá thuê chỉ từ 5 triệu đồng/tháng, đã bao gồm nội thất, tiện ích, quản lý – không phát sinh chi phí ẩn.
Đặc biệt, khi thuê văn phòng tại KingOffice bạn sẽ được:
Liên hệ KingOffice ngay hôm nay để nhận báo giá và lịch khảo sát miễn phí:
