Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty là văn bản không thể thiếu khi doanh nghiệp sử dụng nhà ở hoặc bất động sản để đăng ký trụ sở kinh doanh. Việc hiểu rõ vai trò, nội dung và căn cứ pháp lý của hợp đồng này giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí thuê và đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình hoạt động.
Danh sách
Tổng quan về hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty
Hợp đồng thuê nhà là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp sử dụng bất động sản làm văn phòng hợp lệ. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty chứng minh quyền sử dụng hợp pháp không gian thuê, là điều kiện bắt buộc để đăng ký địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh, kê khai thuế và tham gia các giao dịch thương mại.
Trong pháp lý Việt Nam, thuật ngữ “cho thuê” và “cho mướn” có thể dùng thay thế, tuy nhiên về mặt soạn thảo hợp đồng, cần dùng thống nhất để tránh tranh chấp. Hợp đồng có thể ngắn hạn (dưới 1 năm) hoặc dài hạn (trên 1 năm), với thời hạn rõ ràng, ràng buộc quyền và nghĩa vụ hai bên.
Hợp đồng thuê nhà được công chứng hoặc có chữ ký xác nhận đầy đủ là tài liệu bắt buộc khi đăng ký doanh nghiệp mới hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở. Theo ghi nhận thực tế tại TP.HCM, hơn 90% doanh nghiệp bắt buộc nộp hợp đồng thuê nhà kèm bản sao công chứng khi nộp hồ sơ tại Sở KHĐT.
Các văn bản pháp luật điều chỉnh hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Bộ luật Dân sự 2015 (Chương XVI – Mục 3) quy định chi tiết về hình thức, nội dung và quyền nghĩa vụ các bên khi giao kết hợp đồng thuê tài sản, bao gồm cả nhà làm văn phòng. Đây là nền tảng pháp lý chính để xử lý các tranh chấp phát sinh trong quá trình thuê.
Theo Luật Nhà ở 2014 và Luật Kinh doanh Bất động sản 2014, bên cho thuê phải có quyền sở hữu hợp pháp, đảm bảo công năng sử dụng không vi phạm quy hoạch. Các quy định này giúp đảm bảo hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty không bị vô hiệu do tài sản tranh chấp hoặc sử dụng sai mục đích.
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định địa chỉ trụ sở phải có thật, rõ ràng, không nằm trong khu vực bị cấm kinh doanh và có hợp đồng chứng minh quyền sử dụng. Việc thuê nhà để làm văn phòng bắt buộc phải có hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty phù hợp, có thể chứng minh khi kiểm tra từ cơ quan thuế, công an hoặc quản lý địa phương.
Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty cần ghi rõ họ tên, giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên hệ, mã số thuế (nếu có) của cả bên cho thuê và bên thuê. Trường hợp pháp nhân ký kết, cần nêu rõ tên doanh nghiệp, người đại diện và chức vụ.
Phần này cần nêu chính xác địa chỉ nhà, diện tích thuê (m²), số tầng, tình trạng bàn giao (nội thất, điện nước, wifi…) và mục đích sử dụng làm văn phòng công ty hoặc trụ sở đăng ký kinh doanh. Theo khảo sát thực tế tại TP.HCM, diện tích thuê phổ biến từ 30 – 150m² tùy doanh nghiệp.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty cần quy định rõ giá thuê (triệu đồng/tháng hoặc USD/m²/tháng), thời hạn thuê (thường từ 12 – 36 tháng), phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), kỳ thanh toán (hàng tháng, quý) và mức đặt cọc (1 – 3 tháng).
Hai bên cần thỏa thuận rõ bên nào chịu trách nhiệm bảo trì định kỳ, sửa chữa hỏng hóc trong quá trình sử dụng. Thường bên thuê chịu phần sửa chữa nhỏ, bên cho thuê chịu chi phí sửa chữa kết cấu, điện nước chung.
Nên quy định cụ thể biên độ tăng giá (nếu có), thời gian gia hạn tối thiểu (thường 1 – 3 tháng trước khi hết hạn), các trường hợp chấm dứt sớm và nghĩa vụ thông báo bằng văn bản.
Bên cho thuê cam kết nhà không thuộc diện tranh chấp, bị thế chấp, quy hoạch treo… và đủ điều kiện cho thuê làm văn phòng công ty. Nếu dùng làm trụ sở đăng ký doanh nghiệp, cần có xác nhận rõ trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty.
Các tranh chấp nên ưu tiên thương lượng trước, nếu không thành sẽ đưa ra tòa án có thẩm quyền. Nơi giải quyết thường là TAND quận/huyện nơi có tài sản thuê.
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty 2025
Dùng cho doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, thuê nhà dài hạn từ 12 – 36 tháng, có điều khoản cố định giá trong 1 – 2 năm đầu. Mẫu này giúp bên thuê ổn định chi phí và vị trí văn phòng.
Bản hợp đồng có xác nhận mục đích sử dụng làm trụ sở công ty, đủ điều kiện nộp cho Sở KHĐT khi đăng ký thành lập mới hoặc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
Áp dụng cho các nhà phố lớn, bên thuê có thể thuê trọn căn hoặc theo từng tầng riêng biệt. Phù hợp với các công ty cần không gian linh hoạt, chia phòng theo bộ phận.
Thường là hợp đồng ngắn hạn 6 – 12 tháng, chi phí thấp, sử dụng nhà riêng hoặc nhà trong hẻm, thích hợp với hộ kinh doanh cá thể, nhóm khởi nghiệp cần tiết kiệm chi phí ban đầu.
Lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng mướn nhà làm văn phòng công ty
Trước khi ký kết hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty, doanh nghiệp cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản sao sổ hồng (giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất). Đảm bảo tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp, không bị cầm cố, tranh chấp hoặc quy hoạch treo.
Theo quy định hiện hành, không phải mọi căn nhà đều được dùng làm trụ sở công ty. Nhà thuê cần đáp ứng điều kiện pháp lý và chức năng phù hợp, đặc biệt với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đặc thù hoặc cần đăng ký thuế tại địa chỉ đó.
Doanh nghiệp nên đàm phán và ghi rõ các mốc thời gian, tần suất và mức tăng giá thuê nhà trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty để tránh bị ép giá. Ngoài ra, cần quy định rõ trách nhiệm bồi thường nếu một trong hai bên vi phạm cam kết, và điều kiện chấm dứt hợp đồng hợp lệ.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty cần ghi rõ mục đích sử dụng là làm văn phòng hoặc trụ sở để có thể nộp kèm hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp. Nếu không ghi rõ, cơ quan quản lý có thể từ chối hồ sơ.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty phải liệt kê đầy đủ các loại phí phát sinh mà bên thuê phải chịu, như điện kinh doanh, nước sinh hoạt, phí vệ sinh, bảo trì hoặc chi phí an ninh. Điều này giúp tránh tranh chấp và kiểm soát chi phí vận hành văn phòng.
KingOffice là đơn vị chuyên cho thuê văn phòng và nhà riêng làm trụ sở doanh nghiệp tại TP.HCM. Với hơn 2.000 bất động sản được kiểm duyệt pháp lý và cập nhật giá thuê theo ngày, khách hàng dễ dàng chọn được vị trí phù hợp.
Tất cả tài sản trong hệ thống đều được xác minh có thể sử dụng làm trụ sở hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp 2020. KingOffice hỗ trợ soạn sẵn hợp đồng phù hợp hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Khách hàng được KingOffice dẫn đi khảo sát thực tế, kiểm tra pháp lý, hỗ trợ thương lượng và hoàn thiện hợp đồng đúng chuẩn pháp luật, hoàn toàn miễn phí.
KingOffice cam kết không thu phí từ khách thuê. Khách hàng ký hợp đồng trực tiếp với chủ nhà hoặc chủ đầu tư, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tiết kiệm chi phí.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận 3 đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
IDC Building Quận 3Chỉ từ $18,5 |
ACM Building Quận 3Chỉ từ $20 |
Edovina Tower Quận 3Chỉ từ $24 |
Bạn đang cần tìm nhà phù hợp pháp lý, giá thuê minh bạch để làm văn phòng, trụ sở doanh nghiệp? Hãy để KingOffice đồng hành và hỗ trợ từ A-Z, giúp bạn thuê văn phòng uy tín, nhanh chóng, đúng pháp luật.
