Bạn đang cần trừ hai giá trị trong Excel nhưng chỉ muốn thực hiện khi đáp ứng một điều kiện cụ thể? Đó chính là lúc hàm trừ có điều kiện trong Excel phát huy sức mạnh. Từ tính lương thực nhận đến xử lý dữ liệu trong báo cáo bán hàng, công thức trừ có điều kiện giúp bạn kiểm soát logic tính toán một cách linh hoạt và chính xác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm này từ cơ bản đến nâng cao – dễ hiểu, dễ áp dụng cho mọi ngành nghề.
Danh sách
Định nghĩa: Hàm trừ có điều kiện trong Excel là một công thức kết hợp giữa phép toán trừ (–) và hàm điều kiện như IF, IFAND, IFS, cho phép bạn thực hiện phép trừ chỉ khi một hoặc nhiều điều kiện được thỏa mãn. Đây là cách xử lý linh hoạt, đặc biệt hữu ích khi làm việc với dữ liệu thay đổi liên tục.
Hàm trừ có điều kiện trong Excel là gì
| Tình huống | Công thức mẫu | Kết quả |
|---|---|---|
| Tính lương thực nhận nếu có đi làm | =IF(C2="Có", D2-E2, 0) |
Trừ khấu trừ nếu làm việc |
| Trừ số hàng trả lại nếu đơn hàng đã giao | =IF(A2="Giao", B2-C2, "") |
Hiển thị số còn lại |
| Trừ ngày nghỉ phép khỏi ngày làm việc | =IF(D2="Có phép", B2-C2, B2) |
Giữ nguyên nếu không có phép |
Cú pháp cơ bản của hàm trừ có điều kiện trong Excel
Cú pháp tổng quát:
=IF(điều_kiện, giá_trị_1 – giá_trị_2, giá_trị_khác/nếu_sai)
Giải thích:
điều_kiện: Điều kiện bạn muốn kiểm tra, có thể là so sánh giá trị, chuỗi văn bản, ngày tháng…giá_trị_1 - giá_trị_2: Kết quả phép trừ khi điều kiện đúng"" hoặc 0: Kết quả thay thế khi điều kiện sai (trống hoặc số 0)Ví dụ chi tiết:
=IF(C2=”Đạt”, D2 – E2, “”)
Trong đó:
=IF(B2=”Không trễ”, C2 – D2, 0)
Cú pháp khi dùng AND:
=IF(AND(đk1, đk2), A2 – B2, 0)
Cú pháp khi dùng OR:
=IF(OR(đk1, đk2), A2 – B2, “”)
Ví dụ nâng cao:
=IF(AND(C2>=22, D2=”Đạt”), E2 – F2, “”)
Trong đó:
Ứng dụng nâng cao của hàm trừ có điều kiện trong Excel
Tình huống: Bạn muốn trừ hai ngày nhưng chỉ khi ngày đến hạn chưa vượt qua ngày hiện tại (tức vẫn còn hiệu lực).
Công thức:
=IF(A2>TODAY(), A2 – B2, “”)
Ý nghĩa:
Ứng dụng thực tế:
Tình huống: Trừ giá trị chỉ khi một điều kiện dạng văn bản được thỏa mãn, ví dụ như tháng, tên sản phẩm, mã nhóm…
Công thức:
=IF(TEXT(C2,”mmm”)=”May”, D2 – E2, 0)
Ý nghĩa:
Ứng dụng thực tế:
Tình huống: Bạn muốn tính tổng số chênh lệch trong nhóm dữ liệu theo điều kiện cụ thể như mã nhân viên, mã sản phẩm, hoặc phòng ban.
Ví dụ: Bạn có bảng lương, cần tính tổng lương trừ thưởng của các nhân viên thuộc phòng “Kế toán”.
Cách triển khai:
=SUMIFS(Lương_range, Phòng_ban_range, “Kế toán”) – SUMIFS(Thưởng_range, Phòng_ban_range, “Kế toán”)
Ứng dụng thực tế:
Lỗi thường gặp khi dùng hàm trừ có điều kiện trong Excel
Nguyên nhân sai hàm trừ có điều kiện trong Excel:
Cách xử lý:
ISNUMBER() để kiểm tra dữ liệu trước khi tính:=IF(AND(ISNUMBER(D2), ISNUMBER(E2)), D2 – E2, “”)
Lỗi phổ biến:
=IF(A2 > 5) → đúng; =IF(A2 > "5") → sai nếu A2 là số.Gợi ý:
"Nam", "Kế toán", "May"…=IFERROR(IF(A2=”Đạt”, D2-E2, “”), “”)
Việc ứng dụng hàm trừ có điều kiện trong Excel giúp tăng tính chính xác và tự động hóa cho từng bộ phận nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:
| Ngành | Ứng dụng phổ biến |
|---|---|
| Kế toán | Trừ công nợ chỉ khi hóa đơn đã thanh toán. Ví dụ: =IF(Trạng_thái="Đã TT", Tổng - Đã_trả, "") |
| Nhân sự | Trừ số giờ làm việc hoặc ngày nghỉ nếu có phép được duyệt. Ví dụ: =IF(Phép="Có", Giờ_công - Giờ_phép, Giờ_công) |
| Bán hàng | Trừ hàng trả lại khỏi số hàng đã bán nếu đơn hàng đã hoàn tất. Ví dụ: =IF(Tình_trạng="Giao xong", SL_bán - SL_trả, SL_bán) |
| Điều hành | Trừ KPI theo lý do cụ thể như đi trễ, vi phạm nội quy. Áp dụng trong chấm điểm KPI nội bộ. |
Việc sử dụng hàm trừ có điều kiện không chỉ giúp kiểm soát số liệu chính xác mà còn hỗ trợ lập báo cáo tự động, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu.
Bạn giỏi sử dụng Excel, thao tác nhanh với các công thức điều kiện? Vậy điều tiếp theo bạn cần là một môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp và tối ưu cho hiệu suất công việc – đó chính là King Office.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận Bình Thạnh đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
MORE 23 Tân CảngChỉ từ $14 |
PLS Tân Cảng Building |
VCC Building Bình Thạnh |
Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn và nhận báo giá mới nhất:
