Trong thời đại số, việc thành thạo các hàm cơ bản trong Excel là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ nhân viên văn phòng nào. Trong đó, hàm COUNT trong Excel là công cụ đơn giản nhưng vô cùng quan trọng, giúp bạn nhanh chóng thống kê, kiểm tra và xử lý dữ liệu số trong bảng tính. Dù bạn làm kế toán, nhân sự, kinh doanh hay vận hành – việc nắm rõ cách sử dụng hàm COUNT sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc rõ rệt.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ cách dùng cơ bản đến các ứng dụng nâng cao, kèm ví dụ thực tế và mẹo xử lý dữ liệu trùng, thiếu, hoặc sai định dạng.
Danh sách
Hàm COUNT trong Excel là công cụ cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng giúp người dùng đếm số ô có chứa giá trị số trong một vùng dữ liệu cụ thể. Đây không chỉ là một hàm đếm đơn thuần, mà còn là nền tảng để xây dựng các báo cáo, thống kê, bảng tổng hợp – đặc biệt trong môi trường làm việc văn phòng.
Hàm COUNT trong Excel dùng để làm gì
Khi sử dụng hàm count trong excel, người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đảm bảo độ chính xác, đồng thời xây dựng được các báo cáo có thể cập nhật tự động.
Hiểu rõ cách hoạt động của công thức count trong excel sẽ giúp bạn ứng dụng chính xác và tránh được các lỗi phổ biến trong báo cáo.
Các hàm COUNT trong Excel thường dùng
Excel không chỉ có một mà là một “hệ sinh thái” của các hàm count trong excel, phù hợp cho từng mục đích khác nhau. Dưới đây là 5 hàm đếm phổ biến nhất:
| Hàm | Chức năng chính |
|---|---|
COUNT() |
Đếm ô chứa giá trị số |
COUNTA() |
Đếm mọi ô không trống (gồm số, chữ, ký tự đặc biệt…) |
COUNTBLANK() |
Đếm ô trống trong một vùng |
COUNTIF() |
Đếm số ô theo 1 điều kiện cụ thể |
COUNTIFS() |
Đếm theo nhiều điều kiện cùng lúc |
| Tiêu chí | COUNT | COUNTA |
|---|---|---|
| Loại dữ liệu đếm được | Chỉ số | Số + Văn bản + Giá trị logic (TRUE/FALSE) |
| Ô có công thức rỗng | Không đếm | Vẫn đếm nếu công thức trả về giá trị |
| Ứng dụng phổ biến | Tính tổng số hóa đơn, điểm số | Đếm số bản ghi đã điền, khảo sát |
Mẹo: Nếu bạn thấy COUNT trả về kết quả 0 dù rõ ràng có dữ liệu → kiểm tra lại ô đó có phải định dạng Text.
Trong Excel, không có hàm COUNT DISTINCT mặc định, nhưng bạn có thể tạo hiệu ứng tương đương bằng một trong các cách sau:
UNIQUE + COUNTA (Excel 365 trở lên)=COUNTA(UNIQUE(A2:A100))
→ Đếm số giá trị duy nhất trong cột A.
=SUM(1/COUNTIF(A2:A100, A2:A100))
→ Nhấn Ctrl + Shift + Enter để kết thúc công thức.
Hàm COUNT trong Excel không chỉ là công cụ đếm số đơn giản mà còn là trợ thủ đắc lực cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy từng vị trí công việc, bạn có thể vận dụng linh hoạt để xử lý báo cáo, phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
Hàm COUNT trong Excel là gì? 6 Ứng dụng theo từng ngành nghề
a. Đếm số nhân viên đã nộp hồ sơ
Ví dụ: Bạn có một danh sách nhân sự từ A2 đến A100. Các ô chứa tên nhân viên sẽ thể hiện việc đã nộp hồ sơ.
=COUNT(A2:A100)
→ Kết quả: Số lượng nhân viên có thông tin hồ sơ đã được ghi nhận (ô có giá trị số).
Nếu cột chứa thông tin là dạng chữ (VD: họ tên), bạn nên dùng COUNTA thay vì COUNT.
b. Đếm số ngày làm việc trong tháng
Bạn có bảng chấm công, cột B ghi số công mỗi ngày từ B2 đến B31 (tháng có 31 ngày). Để đếm số ngày mà nhân viên thực sự đi làm:
=COUNTIF(B2:B31, “<>”)
→ Kết quả: Số ô có giá trị, tức là số ngày có dữ liệu chấm công (khác rỗng).
Lưu ý: Đây là cách dùng hàm count trong excel kết hợp với điều kiện đơn giản nhưng rất hiệu quả trong thống kê hành chính.
a. Đếm số dòng có số liệu hợp lệ
Bạn có cột E là cột số tiền trong phiếu thu/chi, từ E2 đến E100. Để đếm số phiếu có giá trị (đã nhập số):
=COUNT(E2:E100)
→ Kết quả: Tổng số phiếu có số tiền đã nhập, không tính dòng trống hoặc sai định dạng.
b. Đếm số đơn hàng phát sinh trong ngày
Giả sử cột G là ngày phát sinh đơn hàng, bạn muốn đếm số đơn hàng phát sinh đúng ngày hôm nay:
=COUNTIF(G2:G100, TODAY())
→ Kết quả: Số dòng có ngày giao dịch khớp với ngày hiện tại.
Đây là ứng dụng thực tế của công thức count trong excel, giúp kế toán tổng hợp doanh thu hoặc chứng từ phát sinh theo ngày nhanh chóng.
a. Đếm số phản hồi từ khách hàng
Cột F chứa các ô phản hồi, bạn muốn biết có bao nhiêu khách đã để lại ý kiến.
=COUNTA(F2:F100)
→ Kết quả: Tổng số ô có nội dung – bất kể số, chữ hay ký tự.
Dùng COUNTA thay COUNT khi dữ liệu không phải số.
b. Đếm số khách chưa thanh toán
Giả sử cột H thể hiện trạng thái thanh toán (“Đã TT”, “Chưa TT”), bạn muốn đếm số khách chưa hoàn tất thanh toán:
=COUNTIF(H2:H100, “<>Đã TT”)
→ Kết quả: Số dòng mà nội dung khác “Đã TT”.
Cách sử dụng hàm count trong excel này rất hữu ích trong các báo cáo theo dõi tiến độ, doanh thu, công nợ.
Khi bạn áp dụng hàm count trong Excel, rất nhiều trường hợp gặp lỗi không đếm đúng số lượng do dữ liệu đầu vào không đồng nhất hoặc chứa lỗi định dạng. Đây là một vấn đề phổ biến nhưng hoàn toàn có thể xử lý nếu bạn biết cách.
Cách dùng hàm COUNT trong Excel theo tình huống thực tế
Ví dụ, bạn cần đếm số ô chứa số trong cột A, từ A2:A100, nhưng kết quả là 0 hoặc thấp hơn thực tế.
Nguyên nhân: Một số ô có vẻ là số nhưng thực ra là dạng text (chẳng hạn “1000” được nhập như chuỗi).
Cách xử lý:
ISNUMBER() để kiểm tra từng ô:=ISNUMBER(A2)
→ Nếu trả về FALSE, đó không phải là số thực sự → COUNT sẽ bỏ qua.
VALUE() để chuyển văn bản thành số:=VALUE(A2)
=COUNT(IF(ISNUMBER(A2:A100), A2:A100))
Hoặc gọn hơn trong Excel 365:
=COUNT(FILTER(A2:A100, ISNUMBER(A2:A100)))
Đây là cách tính count trong excel cực kỳ hữu ích với dữ liệu không chuẩn.
Excel truyền thống không hỗ trợ COUNT DISTINCT, nhưng bạn có thể dùng cách sau:
=COUNTA(UNIQUE(A2:A100))
→ Kết quả: số lượng giá trị duy nhất trong vùng dữ liệu.
=SUM(1/COUNTIF(A2:A100, A2:A100))
→ Kết thúc công thức bằng Ctrl + Shift + Enter để tạo công thức mảng.
Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng khi vùng dữ liệu không chứa ô trống.
Một trong những ứng dụng nâng cao của cách sử dụng hàm count trong excel là khiến nó tự động đếm dù bạn thêm dữ liệu mới mà không cần chỉnh lại công thức.
Bạn có thể đếm toàn bộ cột mà không cần giới hạn số dòng cụ thể:
=COUNT(A2:A)
→ Google Sheets sẽ tự động mở rộng vùng dữ liệu bất kỳ khi có dòng mới được thêm.
Trong Excel 365, có thể dùng LET() hoặc FILTER() để kiểm soát linh hoạt hơn.
Dùng OFFSET:
=COUNT(OFFSET(A2,0,0,COUNTA(A:A)-1,1))
→ Tạo vùng đếm mở rộng tùy theo số lượng dòng thực tế.
Dùng INDEX:
=COUNT(A2:INDEX(A:A,COUNTA(A:A)))
→ INDEX sẽ tìm dòng cuối có dữ liệu và đếm từ A2 đến dòng đó.
Ưu điểm: Công thức không bị ảnh hưởng khi bạn thêm dữ liệu mới – rất phù hợp với báo cáo động.
=COUNT(Table1[Doanh thu])
→ Khi thêm dòng mới, Table tự động mở rộng và hàm COUNT sẽ cập nhật kết quả.
Gợi ý: Đây là cách làm hàm count trong excel tối ưu nhất với dữ liệu đang cập nhật thường xuyên – chẳng hạn: báo cáo bán hàng, danh sách khách hàng, bảng chấm công.
Dù hàm COUNT trong Excel rất hữu dụng trong việc đếm các ô chứa giá trị số, nhưng trong một số tình huống thực tế, việc sử dụng COUNT sẽ không đem lại kết quả như mong đợi. Dưới đây là những trường hợp bạn nên cân nhắc thay thế COUNT bằng các hàm khác phù hợp hơn:
→ Không dùng COUNT, vì COUNT chỉ đếm ô có giá trị số.
✔ Thay vào đó: dùng COUNTA, vì COUNTA đếm mọi ô không rỗng, bất kể là số hay chữ.
=COUNTA(A2:A100)
→ COUNT không có khả năng lọc điều kiện.
✔ Thay vào đó: dùng COUNTIF (một điều kiện) hoặc COUNTIFS (nhiều điều kiện).
Ví dụ:
=COUNTIF(B2:B100, “>1000”)
=COUNTIFS(C2:C100, “Kế toán”, D2:D100, “>5000000”)
→ COUNT không có khả năng phân biệt dữ liệu bị trùng.
✔ Giải pháp:
=COUNTA(UNIQUE(A2:A100))
=SUM(1/COUNTIF(A2:A100, A2:A100))
(Kết thúc bằng Ctrl + Shift + Enter)
Đây là cách tính count trong excel mang tính chất nâng cao, rất hiệu quả trong phân tích dữ liệu thống kê hoặc báo cáo khách hàng, sản phẩm, hóa đơn trùng lặp.
Dù bạn là nhân sự văn phòng, kế toán, nhà phân tích dữ liệu hay quản lý dự án, kỹ năng dùng hàm count trong excel và các công thức liên quan chỉ thực sự phát huy tối đa khi bạn có môi trường làm việc đúng chuẩn – hiện đại, linh hoạt và chuyên nghiệp. KingOffice chính là nơi hội tụ những điều đó.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận Tân Bình đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
Phúc Huy Building Tân BìnhChỉ từ $8 |
Phatland Office Tân BìnhChỉ từ $10 |
K&D Building Tân BìnhChỉ từ $8 |
Hãy liên hệ KingOffice ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá cập nhật nhất:
