Bạn cần lọc dữ liệu trùng lặp nhưng không muốn làm thủ công? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm vlookup lọc trùng trong Excel, kèm ví dụ thực tế và công thức chi tiết để xử lý nhanh chóng, chính xác mọi bảng dữ liệu phức tạp.
Danh sách
Trong Excel, VLOOKUP là một trong những hàm mạnh mẽ để dò tìm và trả về dữ liệu tương ứng từ bảng tham chiếu. Tuy nhiên, ngoài chức năng tra cứu, hàm vlookup lọc trùng còn được ứng dụng rộng rãi trong việc phát hiện và xử lý các bản ghi bị trùng lặp, đặc biệt khi bạn làm việc với danh sách lớn như dữ liệu khách hàng, giao dịch bán hàng hoặc danh sách nhân viên.
Hàm vlookup lọc trùng là gì và khi nào nên sử dụng
VLOOKUP giúp bạn so sánh dữ liệu giữa các bảng hoặc kiểm tra sự tồn tại của một giá trị. Khi bạn cần đối chiếu danh sách khách hàng mới với danh sách cũ, hoặc kiểm tra xem mã sản phẩm có bị nhập lại hay không, VLOOKUP chính là công cụ lý tưởng.
Công thức cơ bản thường dùng trong việc lọc trùng là:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, DanhSachTruoc, 1, FALSE)), "Không trùng", "Trùng")
Lọc dữ liệu trùng bằng tay bằng các tính năng như Filter hoặc Remove Duplicates có thể nhanh chóng với bảng nhỏ, nhưng sẽ không hiệu quả nếu bạn cần ghi nhận hoặc đánh dấu các giá trị trùng, thay vì xóa hoặc ẩn chúng.
Cách dùng hàm vlookup để lọc dữ liệu cho phép bạn:
Dưới đây là một số ví dụ thực tế bạn có thể áp dụng:
| Tình huống | Cách dùng vlookup lọc trùng |
|---|---|
| Danh sách khách hàng đăng ký nhiều lần | So sánh email hoặc số điện thoại |
| Mã hàng bị nhập trùng trong phiếu bán hàng | Tra lại mã trong bảng danh mục gốc |
| Nhân viên chấm công hai lần trong một ngày | So sánh tên – mã nhân viên – ngày làm việc |
| Phương pháp | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Remove Duplicates | Nhanh chóng, thao tác trực tiếp | Xoá luôn dữ liệu trùng |
| Filter / Advanced Filter | Linh hoạt, hỗ trợ lọc nâng cao | Không tích hợp được công thức |
| Hàm lọc vlookup | Chủ động kiểm tra – đánh dấu – giữ nguyên dữ liệu | Cần hiểu cú pháp công thức |
Kết luận: Nếu bạn muốn lọc trùng nhưng không xoá dữ liệu, đồng thời cần kết quả động và dễ kiểm soát, thì việc sử dụng hàm vlookup để lọc dữ liệu là lựa chọn phù hợp hơn cả.
Cấu trúc và cú pháp hàm vlookup lọc trùng cơ bản
Để kiểm tra một giá trị trong cột A có xuất hiện trong bảng khác hay không, bạn có thể sử dụng công thức:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, DanhSachTruoc, 1, FALSE)), "Không trùng", "Trùng")
Nếu VLOOKUP không tìm thấy giá trị, hàm ISNA sẽ trả về “Không trùng”, ngược lại là “Trùng”.
Trong nhiều trường hợp, COUNTIF sẽ hỗ trợ bạn đếm số lần xuất hiện của giá trị trong cột. Kết hợp COUNTIF và IF sẽ giúp phân loại dữ liệu lặp lại rõ ràng hơn:
=IF(COUNTIF(A$2:A2, A2)>1, "Bản ghi trùng", "Bản ghi đầu tiên")
Công thức này giúp đánh dấu dòng đầu tiên là duy nhất, các dòng sau đó là bị trùng.
Ngoài ra, có thể lồng cả ISNA và VLOOKUP nếu muốn dò từ bảng phụ:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, BangPhu, 1, FALSE)), "Không trùng", "Trùng")
Nếu bạn chỉ muốn giữ lại dòng đầu tiên và đánh dấu các dòng trùng sau, dùng công thức sau để tạo cột phụ lọc:
=IF(COUNTIF(A$2:A2, A2)=1, "Giữ", "Bỏ")
Kết hợp với AutoFilter hoặc Conditional Formatting, bạn có thể dễ dàng loại bỏ dữ liệu trùng.
| STT | Tên khách hàng | Kết quả lọc | |
|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn Văn A | a@gmail.com | Giữ |
| 2 | Trần Thị B | b@gmail.com | Giữ |
| 3 | Nguyễn Văn A | a@gmail.com | Bỏ |
| 4 | Lê Hoàng C | c@gmail.com | Giữ |
| 5 | Trần Thị B | b@gmail.com | Bỏ |
Công thức áp dụng tại cột “Kết quả lọc”:
=IF(COUNTIF($C$2:C2, C2)=1, "Giữ", "Bỏ")
4 Cách dùng hàm vlookup lọc trùng giúp bạn tiết kiệm thời gian
Khi bạn có hai bảng: bảng A (khách hàng mới) và bảng B (danh sách khách hàng cũ), bạn có thể lọc khách hàng cũ có trong danh sách mới:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, BangCu, 1, FALSE)), "Mới", "Đã có")
Sử dụng công thức kết hợp COUNTIF để xác định số lần xuất hiện:
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "Trùng", "Duy nhất")
Bạn có thể dùng Conditional Formatting để tô màu những dòng có giá trị “Trùng”.
Tạo cột phụ với công thức:
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, A2, "")
Sau đó dùng Filter để lọc ra các ô khác rỗng → bạn sẽ có danh sách riêng các bản ghi bị trùng.
Đối với Excel 365, bạn có thể dùng:
=UNIQUE(FILTER(A2:A100, COUNTIF(A2:A100, A2:A100)>1))
Nếu không dùng phiên bản 365, thì việc tạo cột phụ hỗ trợ bằng COUNTIF và VLOOKUP sẽ giúp bạn xây dựng báo cáo chính xác hơn.
Phân biệt hàm lọc vlookup với các công cụ lọc dữ liệu khác
Advanced Filter trong Excel cho phép lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện, linh hoạt hơn bộ lọc cơ bản. Tuy nhiên, nó hoạt động tĩnh và yêu cầu người dùng cập nhật lại điều kiện mỗi khi dữ liệu thay đổi.
Trong khi đó, hàm vlookup lọc trùng hoạt động động và có thể kết hợp với các hàm logic để tạo điều kiện phức tạp hơn. Bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu nguồn, kết quả lọc sẽ tự động thay đổi.
| Tiêu chí | Advanced Filter | Hàm vlookup lọc trùng |
|---|---|---|
| Tự động cập nhật | Không | Có |
| Kết hợp điều kiện phức tạp | Có (thủ công) | Có (dùng công thức) |
| Dễ tích hợp báo cáo | Khó | Dễ |
| Đòi hỏi kiến thức công thức | Thấp | Trung bình đến cao |
Power Query phù hợp khi bạn làm việc với:
Tuy nhiên, nếu bạn cần:
→ Thì việc sử dụng hàm vlookup để lọc dữ liệu là giải pháp hiệu quả hơn, đặc biệt với người dùng văn phòng phổ thông.
Trên Excel 365, bạn có thể kết hợp VLOOKUP với các hàm động như:
Ví dụ: =FILTER(A2:C100, COUNTIF(A2:A100, A2:A100)>1)
→ Kết hợp thêm VLOOKUP để tra thêm thông tin, bạn có thể tạo ra một danh sách dữ liệu trùng có mô tả chi tiết, tiện cho báo cáo hoặc gửi cảnh báo.
Lỗi này thường xuất hiện khi giá trị bạn đang dò tìm có định dạng không tương thích với bảng dò. Ví dụ:
Cách xử lý: Dùng TRIM, CLEAN, VALUE, hoặc TEXT để chuẩn hóa trước khi dò tìm.
Ví dụ: =VLOOKUP(TEXT(A2,"@"), BangDuLieu, 2, FALSE)
Một lỗi phổ biến là sai cột dò (column index) – bạn cần chắc chắn rằng giá trị cần trả về nằm đúng vị trí cột bạn chỉ định.
Ví dụ: nếu vùng dữ liệu bắt đầu từ cột A, và bạn muốn lấy thông tin ở cột thứ 3 → column_index = 3.
Giải pháp: Kiểm tra lại vùng dò và số thứ tự cột trong công thức.
Nhiều người viết công thức như:
=VLOOKUP(A2, A3:C100, 2, FALSE)
và kéo xuống – nhưng vùng A3:C100 sẽ bị dịch thành A4:C101, dẫn đến lỗi hoặc kết quả sai.
Giải pháp: Dùng dấu $ để cố định vùng dữ liệu:
=VLOOKUP(A2, $A$3:$C$100, 2, FALSE)
Để tránh lỗi hiển thị khi VLOOKUP không tìm thấy kết quả (trả về #N/A), bạn có thể dùng:
=IFERROR(VLOOKUP(A2, $A$3:$C$100, 2, FALSE), "Không tìm thấy")
Việc này giúp kết quả rõ ràng hơn và phù hợp khi đưa vào báo cáo, bảng tổng hợp.
Trong môi trường doanh nghiệp, việc lọc dữ liệu trùng là nhu cầu thường xuyên xảy ra ở nhiều phòng ban như kinh doanh, hành chính, nhân sự, kế toán… Việc sử dụng hàm vlookup để lọc dữ liệu trùng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, đảm bảo độ chính xác, đặc biệt khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn.
Trong hệ thống CRM, khách hàng có thể bị nhập nhiều lần do sai sót từ nhiều bộ phận. Để phát hiện trùng lặp theo địa chỉ email hoặc số điện thoại, bạn có thể dùng công thức:
=IF(COUNTIF($B$2:B2, B2)>1, "Trùng", "Duy nhất")
Kết hợp với hàm vlookup lọc trùng, bạn có thể lấy thêm thông tin từ bảng phụ (danh sách đã xác minh) để kiểm tra dữ liệu nhập mới.
Khi tổng hợp báo cáo bán hàng, một sản phẩm có thể được ghi nhận nhiều lần bởi các nhân viên khác nhau. Để lọc sản phẩm trùng theo mã hàng, dùng:
=IF(COUNTIF($A$2:A2, A2)>1, "Lặp lại", "Đầu tiên")
Hoặc để dò sản phẩm có trong danh sách hàng chủ lực:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, HangChuLuc, 1, FALSE)), "Không thuộc", "Thuộc nhóm chính")
Nhân viên đôi khi được ghi nhận nhiều hồ sơ (ví dụ do chuyển phòng ban). Dò trùng theo mã nhân viên có thể làm như sau:
=IF(COUNTIF(MaNV, A2)>1, "Nhập trùng", "OK")
Sau đó kết hợp với VLOOKUP để lấy các thông tin khác từ hồ sơ chính.
Bạn nên thiết lập một file có các phần sau:
→ File này có thể dùng lại cho nhiều phòng ban: sale, HR, kế toán… và dễ tích hợp vào hệ thống báo cáo.
Kỹ năng Excel thành thạo không chỉ giúp bạn thao tác nhanh mà còn là “vũ khí” tăng năng suất cá nhân trong môi trường văn phòng hiện đại. Việc làm chủ các công thức như hàm vlookup để lọc dữ liệu, vlookup kết hợp if, sumif nâng cao… là điều cần thiết với mọi nhân viên văn phòng.
Và một không gian làm việc chất lượng chính là nền tảng để bạn phát triển tư duy và kỹ năng đó hiệu quả nhất.
Hãy để King Office đồng hành cùng bạn – không chỉ chọn văn phòng phù hợp, mà còn tối ưu mọi trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận 7 đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
CMC Creative Space Quận 7Chỉ từ $13 |
Vườn Ươm Doanh Nghiệp Quận 7Chỉ từ $16 |
Cobi Tower 2 Quận 7Chỉ từ $21 |
Liên hệ ngay hôm nay:
