Thuê văn phòng không có hóa đơn là một lựa chọn phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân kinh doanh muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích về giá cả và thủ tục đơn giản, hình thức này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến pháp lý và kế toán. Để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp, bài viết này sẽ phân tích chi tiết về chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn, những lợi ích cũng như các rủi ro cần lưu ý.
Danh sách
Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn là khoản chi phí phát sinh từ việc thuê mặt bằng nhưng không có hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hợp lệ từ bên cho thuê. Điều này thường xảy ra khi chủ nhà là cá nhân hoặc tổ chức không phải doanh nghiệp, không có chức năng xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng theo hình thức này vì chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn thấp hơn so với văn phòng có hóa đơn, đồng thời không cần thủ tục hành chính rườm rà. Tuy nhiên, việc không có hóa đơn sẽ ảnh hưởng đến các nghĩa vụ kế toán và thuế của doanh nghiệp.
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn 2025
Tại Việt Nam, đặc biệt là ở các thành phố lớn như TP.HCM và Hà Nội, hình thức thuê văn phòng không có hóa đơn khá phổ biến. Theo thống kê từ các sàn giao dịch bất động sản, khoảng 30 – 40% văn phòng cho thuê thuộc nhóm không có hóa đơn do chủ sở hữu là cá nhân hoặc tổ chức nhỏ lẻ.
Các loại hình văn phòng thường gặp trong trường hợp này gồm:
Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh cá thể hoặc các công ty có nhu cầu thuê ngắn hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn để tránh những rủi ro về tài chính và pháp lý.
Vì không chịu thuế GTGT (hiện nay là 10%), giá thuê văn phòng không có hóa đơn thường rẻ hơn đáng kể so với những văn phòng có đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Ví dụ:
Sự chênh lệch này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp.
Hợp đồng thuê văn phòng không có hóa đơn thường đơn giản hơn, không yêu cầu kê khai thuế phức tạp. Điều này giúp rút ngắn thời gian đàm phán và ký kết hợp đồng, phù hợp với các doanh nghiệp cần văn phòng gấp hoặc có nhu cầu thuê ngắn hạn.
Các doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp thường có ngân sách hạn chế và muốn tối ưu chi phí vận hành. Việc thuê văn phòng không có hóa đơn là một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn có không gian làm việc phù hợp.
Lợi ích và rủi ro khi thuê văn phòng không có hóa đơn
Một trong những bất lợi lớn nhất của việc thuê văn phòng không có hóa đơn là doanh nghiệp không thể đưa khoản chi này vào chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu toàn bộ chi phí thuê mà không được hưởng lợi từ chính sách hoàn thuế.
Ví dụ: Một doanh nghiệp thuê văn phòng có hóa đơn với giá 10 triệu đồng/tháng, trong đó thuế GTGT là 1 triệu đồng. Nếu doanh nghiệp có thể khấu trừ, thực tế họ chỉ tốn 9 triệu đồng. Nhưng nếu thuê văn phòng không có hóa đơn, họ phải trả toàn bộ 10 triệu đồng, dẫn đến chi phí thực tế cao hơn.
Do không có hóa đơn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi quyết toán thuế, đặc biệt là trong các đợt thanh tra tài chính. Nếu không có hợp đồng thuê rõ ràng hoặc chứng từ hợp lệ, khoản chi này có thể bị loại khỏi chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), làm tăng mức thuế phải nộp.
Không ít trường hợp doanh nghiệp gặp rắc rối khi thuê văn phòng không có hóa đơn, như:
Ví dụ thực tế: Một số công ty tại TP.HCM từng bị buộc phải chuyển văn phòng gấp vì chủ nhà thay đổi điều khoản hợp đồng mà không có căn cứ pháp lý, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Thuê văn phòng không có hóa đơn mang lại lợi ích về chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn và thủ tục đơn giản, nhưng cũng đi kèm với nhiều rủi ro về tài chính và pháp lý. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt là trong việc lập kế hoạch thuế và bảo vệ quyền lợi pháp lý. Nếu muốn thuê văn phòng theo hình thức này, doanh nghiệp nên thương lượng hợp đồng rõ ràng, yêu cầu các chứng từ hợp lệ như biên nhận thanh toán hoặc hợp đồng có công chứng để giảm thiểu rủi ro.
Giá thuê văn phòng không có hóa đơn thường rẻ hơn so với các văn phòng chuyên nghiệp có đầy đủ giấy tờ pháp lý. Dưới đây là mức giá tham khảo tại hai thành phố lớn:
| Khu vực | Giá thuê (USD/m²/tháng) |
|---|---|
| TP.HCM | 4 – 12 |
| Quận 1, Quận 3 | 8 – 12 |
| Phú Nhuận, Bình Thạnh | 6 – 10 |
| Quận 7, Tân Bình | 4 – 8 |
| Hà Nội | 3 – 10 |
| Cầu Giấy, Đống Đa | 6 – 10 |
| Nam Từ Liêm, Tây Hồ | 3 – 7 |
Ngoài tiền thuê, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn có thể phát sinh:
Báo giá chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Thuê văn phòng không có hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhưng đi kèm với đó là một số rủi ro pháp lý. Dưới đây là một số kinh nghiệm để thuê văn phòng an toàn và hiệu quả:
KingOffice là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại TP.HCM, bao gồm cả văn phòng không có hóa đơn với mức giá cạnh tranh. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản thương mại, KingOffice đảm bảo mang đến giải pháp thuê văn phòng linh hoạt, tiết kiệm và phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang cần tìm văn phòng không có hóa đơn tại TP.HCM hoặc Hà Nội với mức giá hợp lý, hãy liên hệ ngay với KingOffice để được tư vấn miễn phí:
