Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng 2025

Trong hoạt động kinh doanh, chi phí thuê văn phòng là một trong những khoản chi phí quan trọng mà các doanh nghiệp cần quản lý và hạch toán đúng cách. Việc hạch toán chính xác chi phí thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là về thuế và kế toán. Xem ngay cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý trong năm 2025, bao gồm các quy định mới nhất và các phương pháp hạch toán chính xác.

1. Chi phí thuê văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho chủ sở hữu tài sản (tòa nhà, văn phòng) để sử dụng không gian làm việc. Đây là một trong những khoản chi phí quan trọng, thường được coi là chi phí cố định hàng tháng mà các doanh nghiệp phải hạch toán.

Khoản chi phí này không chỉ bao gồm tiền thuê văn phòng mà còn có thể có các yếu tố khác như phí dịch vụ, chi phí bảo trì và bảo dưỡng, phí quản lý tòa nhà, cùng nhiều chi phí phát sinh khác. Để chi phí thuê văn phòng được coi là hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến hợp đồng thuê, hóa đơn chứng từ và kê khai thuế.

Các loại chi phí thuê văn phòng bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng: Đây là khoản tiền cố định mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng theo hợp đồng thuê.
• Phí dịch vụ: Chi phí liên quan đến các dịch vụ tiện ích như bảo vệ, vệ sinh, nước, điều hòa không khí.
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng: Những khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng.
• Phí quản lý tòa nhà: Phí này thường áp dụng đối với các tòa nhà văn phòng cho thuê tại các khu trung tâm.

Các loại chi phí thuê văn phòng bao gồm:

1. Tiền thuê văn phòng: Đây là khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng cho chủ sở hữu văn phòng theo hợp đồng thuê đã ký kết. Giá thuê này thường dựa trên diện tích thuê và có thể thay đổi tùy theo điều kiện của từng tòa nhà hoặc khu vực thuê.
2. Phí dịch vụ: Đây là các chi phí liên quan đến dịch vụ mà doanh nghiệp được cung cấp trong suốt quá trình sử dụng văn phòng. Các dịch vụ này bao gồm bảo vệ, vệ sinh, điện nước, điều hòa không khí, và các tiện ích khác nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
3. Chi phí bảo trì, bảo dưỡng: Trong quá trình sử dụng văn phòng, việc bảo trì, bảo dưỡng là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là đối với các trang thiết bị, hệ thống điện, hệ thống điều hòa không khí. Các chi phí này thường phát sinh trong suốt quá trình sử dụng và cần được quản lý chặt chẽ.
4. Phí quản lý tòa nhà: Phí này thường áp dụng cho các tòa nhà văn phòng lớn, đặc biệt là tại các khu trung tâm. Đây là khoản phí doanh nghiệp phải trả để duy trì các dịch vụ tiện ích chung như an ninh, vệ sinh, và các dịch vụ quản lý khác trong tòa nhà. Mức phí quản lý này thường được tính theo diện tích thuê hoặc cố định theo quy định của tòa nhà.

Việc hạch toán các khoản chi phí thuê văn phòng cần đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật để các chi phí này được coi là hợp lý và có thể khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: Quy định về chi phí thuê văn phòng mới nhất 2025

2. Quy định về chi phí thuê văn phòng

Để chi phí thuê văn phòng được coi là hợp lệ và có thể hạch toán vào chi phí doanh nghiệp, cần tuân thủ các quy định hiện hành về việc lập hợp đồng, hóa đơn chứng từ, cũng như các quy định về thuế liên quan. Dưới đây là các quy định cụ thể:

2.1. Hợp đồng thuê văn phòng

Một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý khi hạch toán chi phí thuê văn phòng là hợp đồng thuê. Theo quy định, hợp đồng thuê cần được lập bằng văn bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân, hợp đồng này cần được công chứng theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu về hợp đồng thuê văn phòng hợp lý:

• Hợp đồng phải ghi rõ các thông tin liên quan đến giá thuê, diện tích thuê, thời gian thuê, phương thức thanh toán và các điều khoản liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Hợp đồng phải có thời hạn cụ thể và rõ ràng.
• Hợp đồng thuê cần được công chứng khi thuê văn phòng từ cá nhân để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.

2.2. Hóa đơn và chứng từ

Hóa đơn là yếu tố không thể thiếu để chi phí thuê văn phòng trở thành chi phí hợp lệ. Đối với doanh nghiệp thuê văn phòng từ tổ chức hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh, người cho thuê phải cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.

Trường hợp thuê văn phòng từ cá nhân không có hóa đơn, doanh nghiệp cần làm thủ tục kê khai và nộp thuế thay cho người cho thuê. Sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, doanh nghiệp sẽ sử dụng chứng từ thuế để hạch toán chi phí.

Các loại hóa đơn chứng từ cần có bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (nếu người cho thuê có đăng ký kinh doanh và xuất hóa đơn GTGT).
• Hóa đơn bán hàng (nếu người cho thuê là hộ kinh doanh cá thể).
• Chứng từ nộp thuế (nếu thuê từ cá nhân và doanh nghiệp nộp thuế thay cho người cho thuê).

2.3. Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu

Theo quy định hiện hành, nếu cá nhân cho thuê văn phòng có doanh thu từ hoạt động cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân đó sẽ không phải nộp thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần khấu trừ thuế và chỉ cần hạch toán khoản chi phí thuê như một khoản chi phí thông thường.

2.4. Quy định về chi phí thuê văn phòng hợp lệ

Để chi phí thuê văn phòng được coi là chi phí hợp lệ và có thể khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định sau:

• Hợp đồng thuê rõ ràng: Hợp đồng thuê văn phòng cần có các điều khoản cụ thể về giá thuê, diện tích, thời hạn thuê và các quyền lợi, trách nhiệm của các bên liên quan.
• Hóa đơn và chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp cần có hóa đơn hợp pháp và chứng từ nộp thuế để chứng minh khoản chi phí thuê là hợp lệ.
• Chi phí thuê hợp lý: Chi phí này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc thuê văn phòng là để phục vụ cho hoạt động của công ty và không phải chi phí cho mục đích cá nhân.

2.5. Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân không có hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục khai báo và nộp thuế thay cho cá nhân đó để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi phí này. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, doanh nghiệp có thể hạch toán chi phí thuê vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp.

Quy trình nộp thuế thay cho cá nhân bao gồm:

• Kê khai doanh thu và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế GTGT theo quy định.
• Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ thuế này để hạch toán chi phí

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

3.1. Hạch toán tiền thuê văn phòng

Khi doanh nghiệp chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán sẽ phải hạch toán vào các tài khoản thích hợp để ghi nhận chi phí này. Dưới đây là một số phương pháp hạch toán phổ biến:

Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo các bước sau:

• Nợ TK 641, 642 (Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 331, 111, 112 (Phải trả người bán, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

3.2. Hạch toán tiền thuê văn phòng không có hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân và không có hóa đơn, doanh nghiệp cần nộp thuế thay cho người cho thuê. Sau đó, tiền thuê văn phòng sẽ được hạch toán như sau:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

3.3. Hạch toán chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu

Nếu chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm, chủ nhà không phải nộp thuế GTGT và TNCN, doanh nghiệp không cần khấu trừ thuế. Chi phí này vẫn được hạch toán như chi phí hợp lệ:

• Nợ TK 641, 642
• Có TK 111, 112

3.4. Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng từ cá nhân, nếu cá nhân không cung cấp hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải khai nộp thuế thay cho cá nhân đó. Sau khi nộp thuế, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 642
• Có TK 111, 112

Doanh nghiệp phải lưu ý rằng chi phí thuê nhà làm văn phòng chỉ hợp lý khi đáp ứng đủ điều kiện về hợp đồng thuê, hóa đơn, chứng từ.

4. Định khoản chi phí thuê văn phòng

Việc định khoản chi phí thuê văn phòng sẽ phụ thuộc vào loại chi phí mà doanh nghiệp đang ghi nhận. Dưới đây là một số tình huống cụ thể:

4.1. Chi phí thuê văn phòng có hóa đơn

Đối với các khoản chi phí thuê văn phòng có hóa đơn hợp pháp, kế toán thực hiện hạch toán theo tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Nợ TK 642
• Có TK 111, 112 (Nếu trả tiền mặt hoặc chuyển khoản)

4.2. Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Nếu chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn, doanh nghiệp cần nộp thuế thay cho chủ nhà (trong trường hợp thuê từ cá nhân) và hạch toán như sau:

• Nợ TK 642
• Có TK 111, 112

4.3. Hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, chi phí thuê văn phòng thường được chia thành các khoản mục nhỏ như tiền thuê, phí dịch vụ, chi phí bảo trì. Các khoản mục này sẽ được định khoản vào các tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng, tùy theo mục đích sử dụng văn phòng.

• Nợ TK 642 (Nếu văn phòng dùng cho quản lý)
• Có TK 111, 112 (Nếu trả tiền mặt hoặc chuyển khoản)

5. Hạch toán thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Khi doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng từ cá nhân không có hóa đơn, cần nộp thuế thay cho cá nhân. Sau đó, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 111, 112

6. Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào

Tiền thuê văn phòng khi được hạch toán vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào mục đích sử dụng văn phòng. Dưới đây là các tài khoản mà doanh nghiệp có thể sử dụng để hạch toán chi phí thuê văn phòng:

6.1. Nếu văn phòng dùng cho hoạt động quản lý:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí thuê văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp.
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng): Đây là các tài khoản phản ánh việc chi trả tiền thuê.

6.2. Nếu văn phòng phục vụ cho hoạt động bán hàng:

• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Áp dụng khi văn phòng phục vụ cho hoạt động bán hàng hoặc hoạt động thương mại.
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng).

6.3. Nếu văn phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất:

• Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): Nếu thuê văn phòng phục vụ cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng).

Việc lựa chọn tài khoản hạch toán sẽ phụ thuộc vào cách sử dụng văn phòng của doanh nghiệp và quy trình sản xuất, kinh doanh của từng đơn vị.

7. Những lưu ý khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

Để chi phí thuê văn phòng được xem là hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chú ý những điểm sau:

• Hợp đồng thuê văn phòng phải rõ ràng, minh bạch và có công chứng (nếu cần thiết).
• Hóa đơn chứng từ đầy đủ, chính xác và hợp pháp.
• Chi phí thuê văn phòng của cá nhân: Nếu thuê từ cá nhân, doanh nghiệp phải khai nộp thuế thay cho cá nhân.
• Chi phí thuê văn phòng hợp lý phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.

8. Lời khuyên khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

• Tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn, chứng từ: Doanh nghiệp nên đảm bảo mọi chi phí thuê văn phòng đều có đầy đủ hóa đơn hợp pháp để tránh các rủi ro về thuế.
• Chọn văn phòng có chi phí hợp lý: Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên chọn văn phòng có chi phí phù hợp với quy mô và mục tiêu phát triển của mình để tránh tình trạng chi phí thuê quá cao ảnh hưởng đến lợi nhuận.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán: Để đảm bảo việc hạch toán chính xác và tuân thủ đúng các quy định, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia kế toán hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.

---

9. Kết luận về cách hạch toán thuê văn phòng

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định về thuế. Để đảm bảo chi phí thuê văn phòng hợp lý và được trừ khi tính thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hợp đồng thuê, hóa đơn và các tài khoản hạch toán phù hợp.

Hy vọng với bài viết này, King Office đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng. Hãy liên hệ ngay với KingOffice qua hotline 0902.322258 hoặc truy cập website hoặc Facebook KingOffice để nhận được thông tin chi tiết.