Bạn đang tìm cách tính tổng dữ liệu nhanh và chính xác trong Excel? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tính tổng trong Excel từ cơ bản đến nâng cao – bao gồm hàm SUM, SUMIF, công thức có điều kiện, cách xử lý dữ liệu lọc, lỗi thường gặp và mẹo áp dụng thực tế. Phù hợp cho mọi đối tượng: kế toán, hành chính, nhân sự, sales và dân văn phòng.
Danh sách
Giới thiệu chung về cách tính tổng trong Excel
Trong Excel, tính tổng là một trong những thao tác cơ bản và được sử dụng nhiều nhất. Việc biết cách tính tổng trong Excel giúp bạn làm chủ dữ liệu, dễ dàng lập báo cáo doanh thu, bảng lương, bảng chấm công hay bảng tổng hợp chi phí.
Từ người mới bắt đầu học Excel đến nhân sự kế toán – tài chính – hành chính, kỹ năng sử dụng các hàm tính tổng như SUM, SUMIF, SUBTOTAL là điều không thể thiếu. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, những công thức tổng hợp còn đảm bảo độ chính xác, linh hoạt trong xử lý hàng nghìn dòng dữ liệu.
Tổng hợp 12 cách tính tổng trong Excel chính xác nhất kèm ví dụ
1. Dùng hàm SUM – công thức các hàm tính tổng trong excel cơ bản nhất
=SUM(number1, number2, ...)Ví dụ minh họa cách tính hàm tổng trong excel:
Giả sử bạn có bảng dữ liệu như sau:
| Sản phẩm | Doanh thu |
|---|---|
| A | 1,000,000 |
| B | 1,500,000 |
| C | 2,000,000 |
Bạn muốn tính tổng doanh thu:
Công thức: =SUM(B2:B4)
Kết quả: 4,500,000
2. Tính tổng theo điều kiện với hàm SUMIF, SUMIFS
=SUMIF(range, criteria, sum_range)=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, ...)Ví dụ:
| Nhân viên | Tháng | Doanh số |
|---|---|---|
| A | 6 | 5,000,000 |
| B | 6 | 4,000,000 |
| A | 7 | 6,500,000 |
Yêu cầu: Tính tổng doanh số của nhân viên A trong tháng 6
Công thức:
=SUMIFS(C2:C4, A2:A4, "A", B2:B4, 6)
Kết quả: 5,000,000
3. Cộng tổng trong excel có lọc dữ liệu – dùng SUBTOTAL và AGGREGATE
=SUBTOTAL(function_num, range)
function_num = 9 để tính tổngKhác biệt với SUM: SUBTOTAL chỉ tính những dòng không bị ẩn hoặc bị lọc.
Ví dụ:
| Mã hàng | Khu vực | Doanh thu |
|---|---|---|
| MH01 | HCM | 2,000,000 |
| MH02 | Hà Nội | 3,000,000 |
| MH03 | HCM | 1,500,000 |
Khi lọc theo khu vực HCM, bạn dùng:
=SUBTOTAL(9, C2:C4)
Kết quả: Tổng chỉ tính 2 dòng có khu vực HCM là 3,500,000
4. Dùng AutoSum – lệnh tính tổng nhanh trong Excel
Alt + =Alt + =, Excel tự động điền công thức SUMKhi nên dùng AutoSum: Khi bảng đơn giản, không cần lọc hay điều kiện.
Hạn chế: Không tự loại trừ ô trống, ô chứa lỗi hoặc điều kiện đặc biệt.
5. Tính tổng có loại trừ ô trống, ô lỗi bằng IF, ISERROR
IF, ISNUMBER, NOT(ISBLANK), hoặc IFERROR để chỉ tính các ô hợp lệ.Ví dụ:
| Giá trị |
|---|
| 10 |
| (trống) |
| #DIV/0! |
| 5 |
Công thức:
=SUM(IF(ISNUMBER(A2:A5), A2:A5, 0))
Cách nhập: Dùng Ctrl + Shift + Enter nếu là mảng (Excel cũ) hoặc Enter trong Excel 365
Kết quả: 10 + 5 = 15
Cách tính tổng nâng cao trong Excel áp dụng thực tế
Excel cho phép định dạng vùng dữ liệu thành Table (Ctrl + T), giúp quản lý dữ liệu linh hoạt hơn. Khi tính tổng trên bảng, bạn có thể sử dụng tiêu đề cột làm tên phạm vi.
Ví dụ:
Bảng Table tên là DoanhThu, cột Doanh số
Công thức: =SUM(DoanhThu[Doanh số])
Ưu điểm: khi thêm dòng mới, Excel tự cập nhật công thức mà không cần sửa lại vùng tính tổng.
Khi điều kiện tính tổng vượt quá khả năng của SUMIF, bạn có thể dùng công thức mảng để kết hợp điều kiện.
Ví dụ:
Tính tổng doanh thu của các nhân viên có doanh thu > 5.000.000 và thuộc phòng Kinh doanh.
| Tên | Doanh thu | Phòng ban |
|---|---|---|
| A | 6.000.000 | Kinh doanh |
| B | 3.500.000 | Kinh doanh |
| C | 8.000.000 | Kế toán |
Công thức:
=SUM((B2:B4>5000000)*(C2:C4="Kinh doanh")*B2:B4)
(ấn Ctrl + Shift + Enter nếu dùng Excel cũ)
Kết quả: 6.000.000
Excel không có hàm mặc định để tính tổng theo màu ô. Bạn có thể:
Lưu ý: Chỉ dùng khi màu sắc là tiêu chí phân loại dữ liệu, không khuyến khích dùng thay vì điều kiện logic.
Dữ liệu lớn và phức tạp nên xử lý bằng Power Query hoặc PivotTable.
Ví dụ PivotTable:
Những lỗi thường gặp khi tính tổng trong Excel và cách xử lý
Nguyên nhân:
Cách xử lý hàm tính tổng excel:
IFERROR, ISNUMBER để lọc dữ liệu hợp lệHàm SUM tính tất cả ô, kể cả những dòng đã lọc/ẩn.
Giải pháp: dùng SUBTOTAL(9, range) để chỉ tính các ô hiển thị.
Nguyên nhân thường là do:
Cách khắc phục hàm tổng excel:
VALUE(A1) để chuyển text thành sốTRIM, CLEAN để loại bỏ dấu cáchTrong thực tế công việc văn phòng, bạn sẽ thường xuyên cần áp dụng cách tính tổng trong Excel cho các bài toán khác nhau. Dưới đây là những tình huống tiêu biểu và công thức ứng dụng kèm theo:
Các tình huống thường dùng công thức tính tổng Excel
Giả sử bạn có bảng dữ liệu:
| Họ tên | Phòng ban | Lương |
|---|---|---|
| An | Kế toán | 10.000 |
| Bình | Kinh doanh | 12.000 |
| Chi | Kế toán | 11.500 |
Mục tiêu: tính tổng lương phòng Kế toán
Công thức:
=SUMIF(B2:B4, "Kế toán", C2:C4)
→ Kết quả: 21.500
| Tháng | Doanh số |
|---|---|
| 1 | 50.000 |
| 2 | 60.000 |
| 1 | 45.000 |
Tính tổng doanh số tháng 1:
=SUMIF(A2:A4, 1, B2:B4)
→ Kết quả: 95.000
| Nhân viên | Ngày nghỉ |
|---|---|
| Lan | 2 |
| Long | 3 |
| Lan | 1 |
Tính tổng ngày nghỉ của Lan:
=SUMIF(A2:A4, "Lan", B2:B4)
→ Kết quả: 3
| Mã hàng | Nhóm | Tồn kho |
|---|---|---|
| A01 | SP A | 150 |
| A02 | SP A | 100 |
| B01 | SP B | 80 |
Tính tồn kho nhóm SP A:
=SUMIF(B2:B4, "SP A", C2:C4)
→ Kết quả: 250
Việc nắm vững cách tính tổng trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn tăng độ chính xác trong công việc văn phòng hằng ngày. Từ những công thức đơn giản như SUM, đến những hàm điều kiện như SUMIF, SUMIFS, hay xử lý dữ liệu đã lọc bằng SUBTOTAL, bạn đều có thể linh hoạt áp dụng để tạo báo cáo chuyên nghiệp, tự động hóa tính toán và phân tích số liệu hiệu quả.
Đặc biệt, trong môi trường làm việc hiện đại, khi khối lượng dữ liệu ngày càng nhiều và yêu cầu xử lý nhanh chóng – kỹ năng sử dụng các hàm tổng trong Excel sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh quan trọng với mọi nhân sự văn phòng, kế toán, hành chính hay sales admin.
Bạn đang làm việc với Excel mỗi ngày? Bạn cần một không gian văn phòng ổn định, hiện đại, đầy đủ tiện nghi để tăng hiệu suất và tập trung phát triển công việc? KingOffice chính là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.
Với hơn 2.000 văn phòng trọn gói tại TP.HCM, KingOffice cung cấp không gian làm việc được thiết kế chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ tiện ích như:
Giá thuê chỉ từ 5 triệu đồng/tháng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup, freelancer và các team làm việc linh hoạt. Bạn còn được miễn phí hỗ trợ khảo sát – tư vấn pháp lý – đàm phán giá thuê với chủ tòa nhà.
Liên hệ KingOffice ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá trong 5 phút:
