Việt Nam đang là điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp nước ngoài muốn mở rộng thị trường tại Đông Nam Á. Việc công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường, nghiên cứu kinh doanh và phát triển thương hiệu mà không cần thành lập công ty con. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện và thủ tục đăng ký theo quy định mới nhất năm 2025.
I. Giới thiệu công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
1. Tổng quan về việc công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và liên lạc với đối tác địa phương. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, tức là không được thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp.
Theo báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tính đến năm 2024, Việt Nam có hơn 10.000 văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài, trong đó phần lớn thuộc các ngành tài chính, công nghệ, thương mại và dịch vụ. Điều này cho thấy sự quan tâm mạnh mẽ của doanh nghiệp quốc tế đối với thị trường Việt Nam.
Thủ tục công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam 2025
2. Lợi ích khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Việc công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện đại diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nước ngoài, bao gồm:
- Tiếp cận thị trường Việt Nam: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng Việt Nam.
- Hợp tác với đối tác trong nước: Doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và chính quyền địa phương.
- Chi phí thấp hơn so với thành lập công ty con: Văn phòng đại diện không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.
- Thủ tục pháp lý đơn giản: So với việc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, quy trình công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện nhanh gọn hơn.
3. Cập nhật quy định mới năm 2025 theo Luật Đầu tư và Luật Thương mại
Theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại sửa đổi năm 2025, một số thay đổi quan trọng liên quan đến công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam gồm:
- Doanh nghiệp phải có ít nhất 2 năm hoạt động ở nước sở tại trước khi đăng ký công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Ngành nghề của doanh nghiệp nước ngoài phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện.
- Thời gian cấp phép rút ngắn còn 7 – 10 ngày làm việc thay vì 15 ngày như trước đây.
- Siết chặt quy định về báo cáo hoạt động: Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động hàng năm về Sở Công Thương.
II. Điều kiện để công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
1. Yêu cầu về công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thời gian hoạt động bao lâu trước khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Theo quy định mới nhất năm 2025, doanh nghiệp nước ngoài phải có ít nhất 2 năm hoạt động hợp pháp tại nước sở tại trước khi xin phép công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Ví dụ: Một công ty công nghệ tại Hàn Quốc thành lập năm 2023 sẽ không đủ điều kiện công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam vào năm 2024, mà phải chờ đến năm 2025 để đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động.
Các ngành nào cho phép công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Không phải doanh nghiệp nước ngoài nào cũng có thể công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Theo quy định của Bộ Công Thương, doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trong các lĩnh vực sau được phép mở văn phòng đại diện:
- Thương mại, xuất nhập khẩu, logistics.
- Dịch vụ tài chính, bảo hiểm, kế toán.
- Công nghệ thông tin, phần mềm.
- Giáo dục, đào tạo, tư vấn.
- Y tế, dược phẩm.
Tuy nhiên, một số lĩnh vực bị hạn chế hoặc yêu cầu điều kiện đặc biệt, ví dụ như:
- Ngành ngân hàng: Phải được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép.
- Ngành truyền thông, báo chí: Cần sự chấp thuận của Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Giới hạn hoạt động của công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh doanh không?
Theo Điều 45 Luật Thương mại Việt Nam, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không thể:
- Ký hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.
- Xuất hóa đơn GTGT hoặc thu lợi nhuận từ các giao dịch thương mại.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện được phép:
- Ký hợp đồng thuê văn phòng, tuyển dụng nhân sự phục vụ cho hoạt động của mình.
- Thực hiện nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại thay mặt công ty mẹ.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm để quảng bá sản phẩm, dịch vụ.
Các nghĩa vụ báo cáo và tuân thủ pháp luật
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý, bao gồm:
- Báo cáo hoạt động hàng năm gửi Sở Công Thương trước ngày 31/01 của năm kế tiếp.
- Báo cáo tài chính nội bộ để chứng minh việc tuân thủ các quy định tài chính.
- Nộp báo cáo lao động nếu tuyển dụng nhân viên Việt Nam hoặc nước ngoài.
Nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ báo cáo, văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 50 triệu đồng, thậm chí bị đình chỉ hoạt động theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
III. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
1. Các tài liệu cần chuẩn bị khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
Để xin cấp phép công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp phép thành lập văn phòng đại diện: Theo mẫu của Bộ Công Thương, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ: Bản sao có công chứng, chứng minh doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 2 năm tại nước sở tại.
- Điều lệ hoạt động của công ty mẹ: Văn bản xác nhận các quy định nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật của quốc gia sở tại.
- Báo cáo tài chính trong 2 năm gần nhất: Chứng minh năng lực tài chính của công ty mẹ, đảm bảo đủ khả năng duy trì văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện: Văn bản do công ty mẹ ban hành, nêu rõ thông tin người được ủy quyền quản lý văn phòng đại diện.
- Hợp đồng thuê văn phòng: Hợp đồng thuê trụ sở của văn phòng đại diện tại Việt Nam, phải có địa chỉ hợp pháp và phù hợp với quy định pháp luật.
2. Yêu cầu dịch thuật và công chứng
Các tài liệu cần dịch sang tiếng Việt
Theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam, tất cả các giấy tờ trong hồ sơ xin cấp phép văn phòng đại diện phải được dịch sang tiếng Việt. Các tài liệu cần dịch gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Điều lệ hoạt động của công ty mẹ.
- Báo cáo tài chính.
- Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện.
Công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự
Để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Công chứng: Các tài liệu nước ngoài cần được công chứng bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Hồ sơ cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại, sau đó nộp tại Bộ Ngoại giao Việt Nam để xác nhận.
IV. Quy trình đăng ký văn phòng đại diện tại Việt Nam
1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
Doanh nghiệp nước ngoài có thể nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại các cơ quan có thẩm quyền, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động:
- Bộ Công Thương: Đối với doanh nghiệp thuộc ngành thương mại, dịch vụ có quy mô lớn hoặc hoạt động liên tỉnh.
- Sở Công Thương tỉnh/thành phố: Đối với doanh nghiệp hoạt động tại một địa phương cụ thể.
Quy trình đăng ký công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
2. Quy trình xét duyệt và thời gian xử lý
Quy trình xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam diễn ra theo các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo quy định.
- Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý hoặc qua hệ thống trực tuyến của Bộ Công Thương.
- Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ: Trong 3 – 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu bổ sung.
- Thẩm định hồ sơ: Trong vòng 7 – 10 ngày làm việc, cơ quan quản lý tiến hành xem xét, thẩm định các điều kiện cấp phép.
- Cấp giấy phép: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, có thời hạn tối đa 5 năm và có thể gia hạn.
3. Thời gian cấp phép và nhận kết quả
Mất bao lâu để hoàn tất thủ tục?
Theo quy định mới năm 2025, thời gian cấp phép trung bình từ 10 – 15 ngày làm việc, tùy vào tính chất hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể nhận giấy phép nhanh hơn.
Các trường hợp bị từ chối cấp phép công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện và cách khắc phục
Một số lý do khiến hồ sơ xin cấp phép bị từ chối gồm:
- Doanh nghiệp chưa đủ 2 năm hoạt động tại nước sở tại.
- Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc không hợp lệ, như chưa hợp pháp hóa lãnh sự.
- Ngành nghề không thuộc diện được phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Cách khắc phục:
- Rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo đầy đủ giấy tờ và hợp lệ.
- Nhờ sự tư vấn của đơn vị chuyên nghiệp về thủ tục pháp lý để tránh sai sót.
- Nếu bị từ chối, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.
V. Nghĩa vụ pháp lý và tài chính của văn phòng đại diện
1. Thuế và báo cáo tài chính khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện có phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) vì không có chức năng kinh doanh sinh lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện có hoạt động sinh doanh thu hoặc phát sinh giao dịch thương mại, cơ quan thuế có thể yêu cầu kê khai và nộp thuế theo quy định.
Các loại thuế và phí cần đóng
Mặc dù không phải nộp thuế TNDN, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế sau:
- Thuế môn bài: Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP, mức thuế môn bài áp dụng cho văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu văn phòng đại diện có nhân viên, phải kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động theo quy định.
- Các khoản phí liên quan: Một số địa phương có thể áp dụng phí sử dụng hạ tầng hoặc phí bảo vệ môi trường tùy theo vị trí đặt trụ sở.
2. Quy định về lao động và bảo hiểm xã hội
Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện có thể tuyển dụng lao động Việt Nam và nước ngoài không?
Theo Luật Lao động 2025, văn phòng đại diện được phép tuyển dụng lao động Việt Nam và lao động nước ngoài, nhưng chỉ để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện không được phép trực tiếp ký hợp đồng kinh doanh hoặc thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận tại Việt Nam.
Nếu muốn tuyển dụng lao động nước ngoài, văn phòng đại diện phải:
- Xin giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài theo quy định.
- Đảm bảo tỷ lệ lao động nước ngoài không vượt quá mức cho phép theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho nhân viên
- Văn phòng đại diện phải tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho nhân viên là công dân Việt Nam theo quy định.
- Mức đóng BHXH: 21.5% tổng lương (trong đó doanh nghiệp đóng 17.5%, nhân viên đóng 8%).
- Nhân viên nước ngoài có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên cũng phải tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.
VI. Những lưu ý quan trọng khi mở văn phòng đại diện
Những lưu ý quan trọng khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
1. Lựa chọn địa điểm đặt văn phòng
Điều kiện về địa chỉ hợp pháp cho công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
Theo Luật Doanh nghiệp 2025, địa chỉ văn phòng đại diện phải là địa chỉ hợp pháp, có thể xác minh và phù hợp với ngành nghề đăng ký. Không được đặt văn phòng đại diện tại nhà riêng, chung cư (trừ chung cư có chức năng thương mại) hoặc địa điểm không có hợp đồng thuê chính thức.
Lưu ý khi thuê văn phòng để công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện
- Chọn địa chỉ phù hợp với quy hoạch và được cấp phép hoạt động.
- Ký hợp đồng thuê tối thiểu 1 năm để đảm bảo ổn định hoạt động.
- Kiểm tra xem tòa nhà có cho phép đăng ký văn phòng đại diện hay không, tránh trường hợp bị từ chối đăng ký kinh doanh.
2. Quản lý hoạt động và tuân thủ pháp luật
Các báo cáo định kỳ cần nộp cho cơ quan chức năng
- Báo cáo hoạt động hàng năm: Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động lên Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương tùy theo lĩnh vực quản lý.
- Báo cáo thuế và lao động: Nộp báo cáo thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân (nếu có nhân viên), và báo cáo tình hình lao động định kỳ.
Cách tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính
Một số lỗi thường gặp khiến văn phòng đại diện bị xử phạt:
- Không báo cáo hoạt động định kỳ: Phạt từ 10 – 15 triệu đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
- Không thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng: Phạt từ 5 – 10 triệu đồng nếu không cập nhật địa chỉ mới trong vòng 30 ngày.
- Vi phạm quy định về tuyển dụng lao động nước ngoài: Phạt từ 30 – 75 triệu đồng nếu sử dụng lao động nước ngoài trái phép.
VII. Giải pháp thuê văn phòng tại KingOffice – Hỗ trợ tối ưu khi mở văn phòng đại diện
Việc lựa chọn văn phòng phù hợp là yếu tố quan trọng khi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. KingOffice cung cấp giải pháp thuê văn phòng hợp pháp, đầy đủ pháp lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn tất thủ tục đăng ký văn phòng đại diện mà không gặp trở ngại.
1. KingOffice cung cấp văn phòng hợp pháp, giúp công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện dễ dàng
- Địa chỉ rõ ràng, hợp pháp theo quy định, phù hợp để đăng ký văn phòng đại diện.
- Văn phòng linh hoạt từ 10m² đến 500m², đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Được hỗ trợ thủ tục hành chính khi đăng ký văn phòng đại diện với cơ quan nhà nước.
2. Hơn 2000 văn phòng tại các quận trung tâm TP.HCM, phù hợp với mọi nhu cầu
- Hệ thống văn phòng tại Quận 1, Quận 3, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Thủ Đức và nhiều khu vực trọng điểm khác.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận tiện cho giao dịch với đối tác và khách hàng.
3. Hợp đồng linh hoạt, hỗ trợ pháp lý đầy đủ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí
- Hợp đồng thuê linh hoạt từ ngắn hạn đến dài hạn, phù hợp với doanh nghiệp nước ngoài mới thành lập.
- Tiết kiệm chi phí vận hành, không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.
- Hỗ trợ tư vấn pháp lý miễn phí, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục mở văn phòng đại diện nhanh chóng.
Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện!
