Việc tìm kiếm một văn phòng làm việc vốn không hề đơn giản và rất nhiều doanh nghiệp cũng vấp phải các sai lầm. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những sai lầm khi thuê văn phòng thường thấy của các doanh nghiệp.
Danh sách
Trên thực tế, khi thuê văn phòng, doanh nghiệp đặt ra rất nhiều tiêu chí và không có tiêu chí làm chủ đạo, dễ dẫn đến việc không tìm được bất kỳ một tòa nhà nào ưng ý mà lại tốn nhiều thời gian. Vì vậy, trước đó, doanh nghiệp nên hoạch định các yêu cầu và mục tiêu một cách rõ ràng, nhằm khoanh vùng và loại bỏ những tòa nhà không phù hợp, từ đó nhanh chóng có được lựa chọn của riêng mình.
Mặt khác, khi tiêu chí chưa rõ ràng, nhiều doanh nghiệp cũng sẽ rơi vào tình huống mong muốn lớn hơn khả năng chi trả hoặc có đôi khi sẽ chọn các văn phòng cho thuê vượt khỏi ngân sách mà khi xem xét lại thì “cảm thấy không đáng”.
Về bản chất, các đơn vị tư vấn không sở hữu bất kỳ bất động sản cho thuê nào mà họ là trung gian và có sự am hiểu sâu sắc về thị trường, về giá thuê và được xem là các “đầu mối” quan trọng trong việc ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng.
Vì vậy, khi trao đổi với họ, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quát hơn, dễ dàng tiếp cận với nguồn thông tin đa chiều, được cung cấp bảng so sánh đối chiếu chi tiết và được hỗ trợ đàm phán nhiều điều khoản có lợi.
Tuy nhiên, nếu gặp phải những đơn vị tư vấn thiếu chuyên nghiệp, hoặc bạn sẽ có những quyết định sai lầm hoặc sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc cho quá trình tìm kiếm, thậm chí không nhận được sự hỗ trợ nào khi rắc rối phát sinh.
Có rất nhiều loại hình văn phòng cho thuê trên thị trường gồm văn phòng cho thuê truyền thống hay còn gọi là thuê sàn văn phòng, văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo… Mỗi một hình thức sẽ có những ưu khuyết điểm riêng mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng.
Thông thường, những doanh nghiệp lớn, có lượng nhân sự đông đảo sẽ chọn thuê văn phòng truyền thống; Những doanh nghiệp chỉ cần thuê văn phòng đại diện sẽ chọn hình thức văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng ảo; Nhiều doanh nghiệp nhỏ lại chọn thuê văn phòng trọn gói để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và linh hoạt chuyển đổi nếu nhân sự gia tăng.
Khi thuê văn phòng làm việc, người ta rất chú trọng đến vị trí, không gian thuê, tiện ích… nhưng lại bỏ quên việc tính toán diện tích thuê sao cho phù hợp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc các Start-up.
Diện tích thuê văn phòng cần được tính toán dựa trên không gian tối thiểu dành cho các nhân sự/ phòng ban (trung bình 3-5m2/ người). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải dự phóng được tiềm năng, mức độ phát triển và quy mô nhân sự trong vòng 1-2 năm tới. Nếu không, doanh nghiệp sẽ gặp phải tình huống khó giải quyết khi nhân sự gia tăng mà không gian quá chật hẹp.
Việc chọn sai diện tích thuê còn có thể gây ra nhiều tốn kém, lãng phí không gian, tiêu hao nhiều năng lượng, phát sinh các chi phí khi chuyển đổi văn phòng, hủy bỏ hợp đồng thuê…
Các tòa nhà văn phòng cho thuê có vị trí đẹp thường sẽ mang lại nhiều thuận tiện cho doanh nghiệp trong giao thông hoặc thương hiệu nhưng không phải lúc nào cũng đáp ứng tốt các tiện ích xung quanh.
Trên thực tế, rất nhiều nhân viên nói rằng khu vực xung quanh nơi làm việc của họ không có đủ tiện ích, phục vụ cho các nhu cầu ăn uống cơ bản mỗi ngày nhưng cũng có những khu vực mà nhân viên cảm thấy hài lòng vì chỉ cần vài bước chân là có đủ các quán ăn, quán cà phê, cửa hàng tiện lợi…
Vì vậy, khi đến khảo sát bất kỳ một tòa nhà văn phòng cho thuê nào, bạn nên quan sát khu vực lân cận của tòa nhà, càng có nhiều tiện ích càng giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái hơn.