Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp cần những phương pháp quản lý linh hoạt để bắt kịp thay đổi của thị trường. Scrum là gì? Đây một mô hình thuộc tư duy Agile – đang được áp dụng rộng rãi trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm nhờ khả năng tối ưu quy trình, tăng tốc độ ra mắt sản phẩm và cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.
I. Scrum là gì?
scrum là gì
Scrum là một framework (khuôn khổ) làm việc thuộc phương pháp Agile, được thiết kế để giúp các nhóm phát triển phần mềm (và cả các lĩnh vực khác) làm việc theo hướng linh hoạt, thích ứng nhanh và cải tiến liên tục. Thay vì lập kế hoạch cố định dài hạn, Scrum chia dự án thành các chu kỳ ngắn (gọi là Sprint), thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần, giúp nhóm dễ dàng kiểm soát tiến độ và nhanh chóng điều chỉnh theo phản hồi từ khách hàng.
Điểm cốt lõi của Scrum nằm ở sự cộng tác, minh bạch và liên tục phản hồi để tối ưu hiệu suất làm việc.
1. Nguồn gốc và triết lý hoạt động của phương pháp Scrum
Scrum được giới thiệu lần đầu tiên vào đầu thập niên 1990, lấy cảm hứng từ một bài nghiên cứu của Takeuchi và Nonaka trên tạp chí Harvard Business Review năm 1986 với tiêu đề “The New New Product Development Game”. Hai tác giả so sánh quy trình phát triển sản phẩm với đội bóng rugby, trong đó các thành viên liên tục phối hợp, trao đổi và chuyền bóng (nhiệm vụ) để tiến về mục tiêu chung.
Từ đó, Scrum ra đời với triết lý:
- Làm việc nhóm liên tục và chủ động.
- Tập trung vào giá trị thực tế, không sa vào kế hoạch dài hạn không khả thi.
- Thích ứng nhanh với thay đổi.
- Đưa sản phẩm đến tay khách hàng sớm nhất có thể để nhận phản hồi.
Scrum không phải là quy trình cứng nhắc, mà là một khuôn khổ linh hoạt cho phép đội ngũ tự điều chỉnh và tối ưu phương pháp làm việc của mình.
2. Sự khác biệt giữa Scrum và Agile, Scrum và Waterfall là gì?
- Agile là tư duy (mindset), còn Scrum là phương pháp cụ thể để hiện thực hóa tư duy Agile.
→ Nói cách khác, mọi nhóm Scrum đều làm việc theo tư duy Agile, nhưng không phải mọi nhóm Agile đều dùng Scrum.
- So với Waterfall (mô hình tuần tự: phân tích – thiết kế – phát triển – kiểm thử – triển khai), Scrum cho phép:
- Làm việc song song nhiều giai đoạn.
- Phát hành sản phẩm sớm (sau mỗi Sprint).
- Thay đổi linh hoạt khi có phản hồi mới từ khách hàng.
- Giảm rủi ro thất bại dự án vì sai hướng trong thời gian dài.
Ví dụ, trong Waterfall, một lỗi thiết kế phát hiện sau 3 tháng có thể khiến toàn bộ dự án phải làm lại. Trong khi đó, Scrum giúp phát hiện lỗi ngay ở Sprint đầu tiên, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể.
3. Vì sao mô hình Scrum phổ biến?
Mô hình Scrum dựa trên chu kỳ lặp (iteration) và cải tiến liên tục (continuous improvement). Mỗi Sprint được xem như một “phiên bản nhỏ” của sản phẩm, hoàn thiện từng phần và sẵn sàng triển khai.
Sơ đồ điển hình của mô hình gồm ba trụ cột chính:
- Minh bạch (Transparency): Mọi người đều nắm rõ tiến độ công việc.
- Thanh tra (Inspection): Liên tục đánh giá và phát hiện vấn đề.
- Thích ứng (Adaptation): Điều chỉnh kịp thời để phù hợp với mục tiêu mới.
Chính vì tính linh hoạt, khả năng phản ứng nhanh và khuyến khích sự sáng tạo, Scrum đã trở thành mô hình phổ biến nhất trong quản lý dự án phần mềm, chiếm hơn 60% đội nhóm Agile trên toàn cầu (theo State of Agile Report 2024).
II. Cấu trúc và vai trò trong mô hình Scrum
Trong mô hình Scrum, cấu trúc tổ chức được thiết kế tinh gọn và linh hoạt, tập trung vào sự phối hợp nhóm thay vì quản lý theo cấp bậc. Mỗi thành viên đều có vai trò, trách nhiệm rõ ràng, cùng hướng đến mục tiêu chung là tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng trong từng chu kỳ phát triển sản phẩm (Sprint).
Một nhóm tiêu chuẩn thường bao gồm 3 thành phần chính: Product Owner, Scrum Master và Development Team. Bên cạnh đó, còn có Stakeholders (các bên liên quan) và End User (người dùng cuối) đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và đánh giá sản phẩm.
cấu trúc và vai trò trong mô hình scrum
1. Product Owner – Đại diện khách hàng và người định hướng sản phẩm
Product Owner (PO) là người chịu trách nhiệm xác định mục tiêu sản phẩm, ưu tiên công việc, và đảm bảo nhóm phát triển tập trung vào giá trị quan trọng nhất. Họ là “cầu nối” giữa khách hàng, ban lãnh đạo và nhóm kỹ thuật.
Vai trò chính của Product Owner:
- Thu thập và phân tích yêu cầu từ khách hàng, thị trường hoặc người dùng.
- Xây dựng và quản lý Product Backlog – danh sách các tính năng, lỗi và nhiệm vụ cần phát triển.
- Xác định mức độ ưu tiên cho từng tính năng (theo giá trị kinh doanh).
- Phối hợp chặt chẽ với Scrum Master và nhóm phát triển để đảm bảo sản phẩm phát triển đúng hướng.
Ví dụ:
Trong một công ty phần mềm thương mại điện tử, Product Owner sẽ là người quyết định tính năng nào (ví dụ: giỏ hàng, thanh toán online, theo dõi đơn hàng) cần phát triển trước dựa trên dữ liệu người dùng và mục tiêu kinh doanh.
2. Scrum Master – Người bảo vệ quy trình và hỗ trợ nhóm
Scrum Master không phải là “sếp” của nhóm, mà là người hướng dẫn (coach) và người bảo vệ quy trình Scrum. Họ đảm bảo nhóm phát triển làm việc đúng theo nguyên tắc, giá trị và tinh thần Agile.
Vai trò chính:
- Đảm bảo nhóm hiểu rõ và tuân thủ quy trình Scrum.
- Loại bỏ các rào cản (impediments) khiến nhóm bị gián đoạn.
- Tổ chức và điều phối các cuộc họp Scrum (Daily Meeting, Sprint Review, v.v.).
- Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích học hỏi và cải tiến liên tục.
- Làm cầu nối giữa nhóm phát triển và Product Owner, tránh xung đột và hiểu lầm.
Ví dụ:
Nếu nhóm gặp vấn đề với việc truy cập dữ liệu hoặc phụ thuộc vào bộ phận khác, Scrum Master sẽ là người chủ động giải quyết hoặc hỗ trợ kết nối để dự án không bị đình trệ.
3. Development Team – Đội ngũ phát triển sản phẩm
Development Team là “trái tim” của mô hình, bao gồm những thành viên trực tiếp tạo ra sản phẩm (developer, designer, tester, UI/UX, QA…).
Đặc điểm của nhóm phát triển:
- Tự tổ chức (Self-organizing): Không có người chỉ đạo cụ thể; nhóm tự quyết định cách làm việc tốt nhất.
- Đa chức năng (Cross-functional): Mỗi thành viên có kỹ năng khác nhau, cùng hỗ trợ để hoàn thiện sản phẩm.
- Chịu trách nhiệm tập thể: Mọi người cùng chịu trách nhiệm về kết quả Sprint, không phân biệt vai trò cao – thấp.
Ví dụ:
Trong một Sprint, nhóm phát triển có thể gồm: 3 lập trình viên, 1 tester, 1 UI/UX designer cùng phối hợp để hoàn thiện tính năng “Đăng nhập và Đăng ký người dùng”.
4. Stakeholders – Các bên liên quan hỗ trợ phản hồi và đánh giá
Stakeholders là những người không trực tiếp tham gia nhóm Scrum nhưng có ảnh hưởng hoặc quyền lợi liên quan đến sản phẩm, như ban lãnh đạo, khách hàng, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh.
Vai trò chính của Stakeholders:
- Cung cấp phản hồi, đề xuất và định hướng chiến lược.
- Tham dự buổi Sprint Review để đánh giá tiến độ và kết quả phát triển.
- Giúp Product Owner xác định đúng nhu cầu thị trường và người dùng.
Ví dụ:
Trong công ty fintech, Stakeholders có thể là ban giám đốc, đối tác ngân hàng hoặc người chịu trách nhiệm về pháp lý, giúp định hình các yêu cầu an toàn dữ liệu.
5. End User – Người dùng cuối của sản phẩm
Người dùng cuối (End User) là trung tâm của mọi hoạt động trong mô hình. Toàn bộ quy trình từ lập kế hoạch đến triển khai đều hướng đến mang lại giá trị thực tế cho người dùng.
Vai trò của End User:
- Cung cấp phản hồi thực tế giúp nhóm phát triển điều chỉnh sản phẩm.
- Tham gia thử nghiệm (beta test) và đánh giá trải nghiệm.
- Giúp xác định các vấn đề về tính năng, hiệu năng, giao diện.
Ví dụ:
Trong ứng dụng đặt xe, End User là hành khách hoặc tài xế – những người trực tiếp sử dụng sản phẩm và phản hồi về trải nghiệm, giúp đội ngũ cải thiện tính năng trong các Sprint tiếp theo.
6. Tinh thần cốt lõi của nhóm Scrum
Nhóm Scrum hoạt động dựa trên ba nguyên tắc cốt lõi:
- Tự quản (Self-management): Mỗi thành viên chủ động, có quyền ra quyết định trong phạm vi công việc.
- Cộng tác (Collaboration): Tất cả cùng làm việc minh bạch, chia sẻ thông tin liên tục.
- Minh bạch (Transparency): Mọi người đều biết rõ mục tiêu, tiến độ và kết quả của từng Sprint.
Khi các nguyên tắc này được áp dụng nghiêm túc, nhóm Scrum có thể duy trì hiệu suất cao, giảm xung đột nội bộ, và tăng khả năng sáng tạo trong quá trình phát triển sản phẩm.
III. Quy trình vận hành Scrum hiệu quả 5 bước
Quy trình Scrum bao gồm 5 giai đoạn chính, lặp lại trong từng Sprint – chu kỳ làm việc kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Mỗi giai đoạn đều có mục tiêu và hoạt động riêng, giúp nhóm phát triển sản phẩm liên tục, kiểm soát chất lượng và thích ứng với thay đổi nhanh chóng.
quy trình vận hành scrum hiệu quả 5 bước
Bước 1: Product Backlog – Danh sách yêu cầu sản phẩm
Đây là “trái tim” của quy trình Scrum, chứa tất cả các yêu cầu, tính năng, ý tưởng và lỗi cần xử lý trong suốt quá trình phát triển.
Đặc điểm:
- Do Product Owner quản lý.
- Được cập nhật liên tục dựa trên phản hồi từ khách hàng.
- Mỗi mục trong backlog được mô tả ngắn gọn, rõ ràng và có mức độ ưu tiên cụ thể.
Ví dụ:
Trong một ứng dụng thương mại điện tử, Product Backlog có thể bao gồm: chức năng tìm kiếm sản phẩm, thanh toán, đánh giá, giỏ hàng, v.v.
Bước 2: Sprint Planning – Lập kế hoạch Sprint
Trước khi bắt đầu mỗi Sprint, nhóm sẽ tổ chức buổi Sprint Planning Meeting để xác định:
- Mục tiêu Sprint (Sprint Goal).
- Các công việc được chọn từ Product Backlog để đưa vào Sprint Backlog.
- Phân chia nhiệm vụ và ước lượng thời gian hoàn thành.
Kết quả:
Cả nhóm thống nhất phạm vi công việc cần hoàn thành trong Sprint, đảm bảo khả thi và có giá trị với khách hàng.
Bước 3: Daily Scrum Meeting – Họp ngắn hằng ngày
Mỗi ngày, nhóm tổ chức một buổi họp nhanh (thường 15 phút) để:
- Báo cáo những việc đã làm hôm qua.
- Kế hoạch làm hôm nay.
- Nêu các trở ngại đang gặp phải.
Mục tiêu: Đảm bảo mọi người nắm rõ tiến độ, phát hiện sớm vấn đề và hỗ trợ lẫn nhau.
Công cụ hỗ trợ: Jira, Trello, hoặc Notion giúp theo dõi nhiệm vụ và cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực.
Bước 4: Sprint Review – Đánh giá kết quả Sprint
Khi Sprint kết thúc, nhóm tổ chức Sprint Review để trình bày kết quả cho Product Owner và Stakeholders.
- Mục tiêu: đánh giá sản phẩm đã hoàn thiện, xem có đạt mục tiêu Sprint không.
- Thu thập phản hồi để cải thiện ở Sprint tiếp theo.
Ví dụ:
Nếu nhóm phát triển tính năng “thanh toán trực tuyến”, Sprint Review sẽ kiểm tra xem người dùng có thể thanh toán thành công, hệ thống có ghi nhận đơn hàng chính xác không.
Bước 5: Sprint Retrospective – Cải tiến quy trình
Sau Sprint Review, nhóm tổ chức Sprint Retrospective để rút kinh nghiệm:
- Điều gì làm tốt trong Sprint vừa qua?
- Điều gì chưa hiệu quả?
- Cần cải thiện gì cho Sprint tới?
Kết quả:
Một kế hoạch cải tiến quy trình cụ thể giúp nhóm làm việc tốt hơn trong chu kỳ tiếp theo.
IV. Các thách thức khi triển khai mô hình Scrum
Dù Scrum mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, song việc áp dụng thực tế không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nhiều doanh nghiệp thất bại ở giai đoạn đầu vì chưa hiểu đúng bản chất của mô hình hoặc thiếu sự chuẩn bị cần thiết. Dưới đây là các thách thức phổ biến khi triển khai Scrum cùng giải pháp khắc phục tương ứng.
các thách thức khi triển khai mô hình scrum
1. Khó duy trì kỷ luật nhóm
Scrum không có người “quản lý” theo nghĩa truyền thống, nên nếu Scrum Master thiếu kỹ năng lãnh đạo hoặc kinh nghiệm điều phối, nhóm dễ bị mất phương hướng, không tuân thủ quy trình hoặc trì hoãn tiến độ.
Giải pháp:
- Đầu tư đào tạo Scrum Master bài bản.
- Xây dựng quy tắc nhóm rõ ràng, cam kết tuân thủ thời gian họp và quy trình.
- Khuyến khích văn hóa tự giác và tinh thần trách nhiệm.
2. Rào cản trong giao tiếp khi làm việc nhóm lớn hoặc từ xa
Yêu cầu giao tiếp thường xuyên và minh bạch. Tuy nhiên, khi nhóm phát triển quy mô lớn hoặc làm việc remote, việc duy trì kết nối có thể gặp khó khăn.
Giải pháp:
- Sử dụng các công cụ cộng tác online như Jira, Slack, Notion, Zoom.
- Chia nhóm lớn thành nhiều Scrum Team nhỏ (Squads) để dễ quản lý.
- Đảm bảo mỗi thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chung và tiến độ dự án.
3. Thiếu cam kết từ ban lãnh đạo hoặc thành viên dự án
Scrum yêu cầu sự tham gia đồng lòng từ tất cả các bên – từ ban quản lý, Product Owner đến nhóm phát triển. Nếu lãnh đạo thiếu hiểu biết hoặc nhân viên không tin tưởng quy trình, mô hình sẽ sớm thất bại.
Giải pháp:
- Tổ chức workshop, đào tạo về tư duy Agile và Scrum cho toàn doanh nghiệp.
- Lãnh đạo cần làm gương trong việc tuân thủ quy trình và khuyến khích phản hồi.
- Đặt mục tiêu đo lường rõ ràng (OKRs, KPIs) để duy trì động lực.
4. Thiếu công cụ hỗ trợ hoặc quy trình đánh giá hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp triển khai Scrum mà không có công cụ quản lý phù hợp, dẫn đến việc theo dõi tiến độ thủ công, mất dữ liệu hoặc không thể đo lường hiệu suất nhóm.
Giải pháp:
- Tích hợp các nền tảng quản lý dự án chuyên biệt cho Scrum như Jira, Trello, Asana.
- Sử dụng Burndown Chart, Sprint Report để theo dõi tiến độ.
- Thực hiện Retrospective định kỳ để phân tích dữ liệu và tối ưu quy trình.
V. Tại sao nên thuê văn phòng tại King Office khi áp dụng mô hình Scrum?
Để triển khai thành công mô hình Scrum, doanh nghiệp không chỉ cần đội ngũ chuyên nghiệp mà còn phải có môi trường làm việc linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả. Một không gian văn phòng hiện đại, thoáng đãng sẽ giúp các nhóm Scrum dễ dàng cộng tác, tổ chức họp Daily Meeting, Sprint Review hay Brainstorm một cách tự nhiên và năng suất hơn.
Lý do nên chọn King Office
- Hơn 2.000 tòa nhà văn phòng tại TP.HCM
Đa dạng vị trí từ trung tâm Quận 1, Quận 3, Bình Thạnh đến khu vực mới như Thủ Đức, Phú Nhuận, đáp ứng mọi nhu cầu thuê văn phòng.
- Báo giá nhanh trong 5 phút – Minh bạch – Chính xác
Hệ thống cập nhật giá thuê liên tục, giúp khách hàng nhận được thông tin chi tiết và rõ ràng chỉ sau vài phút trao đổi.
- Miễn phí đưa đón khách hàng đi xem văn phòng thực tế
Tiết kiệm thời gian khảo sát – đội ngũ King Office hỗ trợ tận nơi, giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn không gian phù hợp với mô hình làm việc.
- Hỗ trợ trọn gói từ A–Z
Bao gồm tư vấn pháp lý, xin giấy phép kinh doanh, thiết kế & setup không gian làm việc, đảm bảo văn phòng vừa chuyên nghiệp vừa truyền cảm hứng sáng tạo.
Hãy chọn King Office – đối tác đồng hành tin cậy giúp doanh nghiệp của bạn:
- Sở hữu không gian làm việc linh hoạt, tối ưu cho quy trình Scrum.
- Dễ dàng tổ chức các hoạt động họp nhóm, Sprint Planning hay Review chuyên nghiệp.
- Tạo môi trường sáng tạo, gắn kết giúp đội ngũ phát huy tối đa năng lực.
Liên hệ King Office ngay hôm nay để được tư vấn và nhận báo giá văn phòng phù hợp trong 5 phút – bước khởi đầu hoàn hảo cho hành trình đổi mới và phát triển doanh nghiệp của bạn!
