Dù cho bạn là một người vừa thành lập doanh nghiệp hay muốn mở rộng địa bàn hoạt động của mình thì công việc đầu tiên bạn cần làm đó là lựa chọn thuê một không gian văn phòng thích hợp. Tuy nhiên, trong một bản hợp đồng, ngoài những chi phí được ghi rõ trên giấy thì còn những chi phí phát sinh “ẩn” trong những điều khoản của hợp đồng mà nếu không tinh ý, bạn rất có thể sẽ là bên chịu thiệt trọng một cuộc mua bán.
Vậy, để tránh trường hợp trên xảy ra, trong nội dung bài viết này, King Office sẽ đưa đến bạn bảng tổng hợp những chi phí thuê văn phòng tại TPHCM trong một hợp đồng thuê văn phòng làm việc.
Danh sách
Chi phí chính hay những chi phí “nổi” là những chi phí được bên cho thuê ghi và liệt kê rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, trong các buổi thương thảo giữa 2 bên (bên thuê và bên cho thuê) hay 3 bên (bên thuê, bên cho thuê và bên dịch vụ), những chi phí nổi này bao gồm:
Tất nhiên, khi bạn muốn có một không gian làm việc, bạn cần phải chi trả chi phí thuê văn phòng đó. Chi phí này có thể được tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm và có giá trị tùy vào quyết định được đưa ra sau khi thương thảo hợp đồng.
Cách tính giá có thể là theo phòng/ tháng hoặc m2/ tháng tùy vào không gian văn phòng bạn lựa chọn (các văn phòng cao cấp và hạng B, hạng C hiện nay thường có giá thuê tính bằng m2/tháng).Tiền thanh toán có thể là USD hoặc VND tùy theo yêu cầu của bên chủ cho thuê.
Trong một không gian công cộng, bạn không thể làm việc mà không cần các dịch vụ của tòa nhà đi kèm. Ví dụ như bạn không thể tự trông xe, không thể tự dọn vệ sinh hay trông coi văn phòng của mình về đêm hoặc tự sửa điện thoại, mạng máy tính… Đây chính là những khoản phí dịch vụ bạn cần thanh toán chi phí chi trả để có thể thoải mái làm việc mà không cần lo lắng điều gì.
Tất nhiên, đây là một chi phí không thể tránh được và chi phí này sẽ được tính nhờ chỉ số chênh lệch công tơ hàng tháng. Bạn có thể đóng hàng tháng hoặc đóng theo quý tùy thuộc vào bản thương thảo hợp đồng.
Hiện nay, đa số các tòa nhà khi xây dựng thì hệ thống thông gió – điều hòa đều được lên thiết kế là điều hòa trung tâm. Do đó, với mỗi không gian sử dụng, bạn cần phải chi trả cho hệ thống điều hòa này.
Ở các tòa nhà cao cấp hay hạng B, chi phí này thường được cho vào phần chi phí dịch vụ còn ở các không gian văn phòng hạng C, bạn sẽ phải đóng riêng chi phí này. Chi phí này có thể chênh lệch qua các thời điểm dựa vào tần suất hoạt động cũng như các vấn đề phát sinh của tòa nhà.
Sau khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt, ngoài việc bạn phải dọn hết đồ đạc của mình thì bạn vẫn cần phải trả một khoản chi phí để chủ tòa nhà xử lý nốt phần công trình nội thất cũ để mặt bằng được trả lại như thời điểm ban đầu. Chi phí này bao gồm các hao phí văn phòng, chi phí cho việc tháo dỡ các vật liệu tồn tại mà đơn vị bạn không có nhu cầu mang theo như các vách ngăn, các phụ phẩm trang trí nội thất… khi đơn vị bạn lắp đặt khi mới thuê văn phòng.
Đây là những chi phí không được nói rõ bằng câu chữ mà thường “ẩn” trong từng hạng mục hợp đồng. Nếu không để ý và điều chỉnh công việc sao cho phù hợp, nhiều khi bạn phải chịu mất tiền rất oan uổng, những chi phí “chìm” bao gồm:
Thông thường, trong hợp đồng, chi phí thuê văn phòng và dịch vụ chỉ được áp dụng cho thời gian 8 tiếng 1 ngày và 5 (hoặc 6) ngày trên 1 tuần. Vì thế, nếu vượt quá khoảng thời gian quy định trên, đơn vị của bạn cần chi trả thêm cho bên cho thuê để họ chi trả những chi phí dịch vụ đi kèm khác như điện, hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống nhân viên, bảo vệ, thang máy…
Chi phí này cũng không cố định, có đơn vị thu nhưng có đơn vị hoàn toàn miễn phí, giá cả cũng không rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn thường phải chạy deadline làm thêm giờ thì nhớ phải thương thảo rõ hạng mục chi phí này nhé.
Chi phí làm việc ngoài giờ thường có 3 cách tính chính đó là theo phòng/ giờ; theo diện tích/giờ và theo thiết bị/ giờ.
Tùy vào từng tòa nhà bạn cần hoặc không cần bỏ ra loại chi phí này. Nếu có mặt bằng rộng rãi thì việc miễn phí chi phí trông giữ phương tiện là điều hiển nhiên. Nhưng để chắc chắn, bạn vẫn cần phải thương thảo rõ với bên cho thuê.
Khi bạn thuê được một văn phòng làm việc, điều đầu tiên là bạn cần phải thiết kế, sửa sang lại văn phòng làm việc đó sao cho phù hợp. Trong thời gian thi công, tuy không sử dụng không gian văn phòng nhưng bạn có thể vẫn phải đóng những chi phí dịch vụ cho chủ tòa nhà. Có những tòa nhà thu từ 3-5 USD/m2/tháng nhưng có những tòa nhà “dễ dãi” lại hoàn toàn miễn phí, chỉ thu tiền điện, nước phát sinh.
Một vài chi phí sẽ thay đổi dựa vào việc thương thảo hợp đồng của bạn. Vì thế, thương thảo sao cho khéo léo cũng là cách giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ nếu tính trên thời gian dài.
Thông thường, có 2 cách xác định diện tích văn phòng đó là diện tích tính theo diện tích thông thủy hay diện tích trải thảm, đây là diện tích văn phòng bỏ qua toàn bộ phần tường và cột trong văn phòng. Thứ hai là diện tích đo theo mép ngoài văn phòng, đây là diện tích tính cả phần tường và cột trong không gian làm việc. Hai cách tính này khiến diện tích văn phòng sẽ chênh nhau từ 3 -5%, và tất nhiên, giá hợp đồng sẽ thay đổi tùy theo cách tính.
Tỷ giá USD – VNĐ luôn biến đổi lên xuống theo thị trường mà thông thường, giá văn phòng cho thuê thường tính bằng mệnh giá USD. Nhưng do quy định của nhà nước, giá thuê cần được quy đổi ra tiền Việt trong hợp đồng. Do đó, tại thời điểm thanh toán, giá trị này sẽ có những biến thiên theo tỷ giá hối đoái giữa 2 loại tiền tệ.
Đây là phần chi phí bị thay đổi trong một thời gian nhất định sao cho giá cả phù hợp với thị trường cho thuê.
Để biết thêm thông tin về các tòa nhà cho thuê, vui liên hệ trực tiếp với King Office theo Hotline 0902.3222.58 .
King Office sẽ đến tận văn phòng tư vấn và có xe đưa đón quý khách hàng đi xem văn phòng.
Quý khách hàng sẽ được miễn phí hoàn toàn dịch vụ khi liên hệ với chúng tôi.
