Top 7 các phần mềm tin học văn phòng phổ biến nhất bạn nên biết

Bạn đang tìm hiểu các phần mềm tin học văn phòng và cách sử dụng chúng hiệu quả trong công việc? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá đầy đủ từ phần mềm cơ bản đến công cụ luyện thi MOS, phần mềm miễn phí, mẹo học nhanh và cách ứng dụng thực tế – phù hợp cho cả người mới bắt đầu và nhân viên văn phòng muốn nâng cao kỹ năng.

1. Các phần mềm tin học văn phòng là gì?

Phần mềm tin học văn phòng là nhóm các công cụ máy tính hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ thường gặp trong môi trường làm việc như soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính, tạo bài trình chiếu, gửi nhận email, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Đây là kỹ năng gần như bắt buộc với mọi nhân sự hiện đại, bất kể ngành nghề nào.

Vai trò trong công việc hiện đại:

• Giúp soạn thảo và xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác: từ báo cáo, thư mời, hợp đồng đến CV cá nhân.
• Hỗ trợ lập bảng tính, phân tích số liệu, theo dõi chi phí, lương thưởng.
• Tạo slide thuyết trình chuyên nghiệp cho họp nội bộ, báo cáo quý, hoặc hội thảo khách hàng.
• Quản lý email, lịch họp, dữ liệu hiệu quả, giảm tối đa thao tác thủ công.
• Phục vụ làm việc nhóm và từ xa nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu, chia sẻ và chỉnh sửa online.

Hiện nay, khảo sát từ trang tuyển dụng TopCV cho thấy trên 95% nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên thành thạo ít nhất 3 phần mềm tin học văn phòng: Word, Excel và PowerPoint.

Với xu hướng làm việc kết hợp (hybrid work), kỹ năng sử dụng phần mềm học tin học văn phòng còn trở thành lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng và thăng tiến.

Nhóm các phần mềm tin học văn phòng phổ biến bao gồm:

• Soạn thảo văn bản: Microsoft Word, Google Docs, WPS Writer
• Xử lý bảng tính: Microsoft Excel, Google Sheets
• Trình chiếu – thuyết trình: Microsoft PowerPoint, Google Slides, Canva
• Quản lý email: Microsoft Outlook, Gmail
• Lưu trữ đám mây: Google Drive, OneDrive, Dropbox

2. Top phần mềm tin học văn phòng phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là các phần mềm tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam và quốc tế, cùng với chức năng nổi bật của từng công cụ:

Microsoft Word

• Là phần mềm tin học văn phòng soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay.
• Được sử dụng để tạo hợp đồng lao động, công văn, bản mô tả công việc, CV xin việc…
• Có hơn 1.2 tỷ người đang sử dụng Microsoft Office trên toàn thế giới (theo Microsoft).
• Chức năng nổi bật: định dạng đoạn, chèn hình ảnh, bảng biểu, đánh số trang, tạo mục lục tự động.

Microsoft Excel

• Phù hợp cho các công việc liên quan đến tính toán, báo cáo tài chính, kế toán.
• Giúp quản lý bảng lương, chi phí, phân tích số liệu kinh doanh.
• Thống kê từ Coursera cho thấy Excel là kỹ năng bắt buộc trong 8/10 vị trí hành chính, kế toán, phân tích dữ liệu.
• Các hàm thường dùng: SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, COUNTIF, PivotTable.

Microsoft PowerPoint

• Dùng để thiết kế slide thuyết trình trong họp công ty, hội thảo, bài giảng.
• Giúp truyền tải thông tin dễ hiểu, sinh động, chuyên nghiệp.
• Mỗi tháng có hơn 30 triệu bài thuyết trình được tạo bằng PowerPoint (theo số liệu Microsoft 2023).
• Hỗ trợ hiệu ứng động, biểu đồ, video, âm thanh trong slide.

Microsoft Outlook hoặc Gmail

• Quản lý email công việc, lịch họp, danh bạ và trao đổi nội bộ.
• Outlook tích hợp tốt với Microsoft Teams, Excel, Word.
• Gmail dễ dùng, đồng bộ với Google Calendar và Google Drive.
• Tính đến 2024, Gmail có hơn 1.8 tỷ người dùng toàn cầu.

Google Drive

• Dịch vụ lưu trữ đám mây được dùng phổ biến tại công sở, trường học.
• Cung cấp 15GB miễn phí/tài khoản và có thể nâng cấp lên 100GB, 1TB tùy nhu cầu.
• Hỗ trợ làm việc nhóm qua Google Docs, Google Sheets, Google Slides.
• Giúp chia sẻ file nhanh chóng, an toàn, truy cập từ bất cứ thiết bị nào.

Tổng hợp tác dụng các phần mềm tin học văn phòng

Phần mềm	Tác dụng chính
Word	Soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn
Excel	Tính toán, báo cáo tài chính, xử lý số liệu
PowerPoint	Thiết kế bài thuyết trình, trình bày dự án
Outlook/Gmail	Gửi – nhận email, quản lý lịch, trao đổi nội bộ
Google Drive	Lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, làm việc nhóm online

Các phần mềm tin học văn phòng không chỉ là kỹ năng cơ bản, mà còn là công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn chưa thành thạo các phần mềm tin học văn phòng trên, đây là thời điểm thích hợp để bắt đầu học – hoặc nâng cấp kỹ năng của mình.

3. Phần mềm học tin học văn phòng cho người mới bắt đầu

Nếu bạn là người mới, chưa từng tiếp xúc hoặc sử dụng máy tính nhiều, việc chọn đúng phần mềm học tin học văn phòng là cực kỳ quan trọng để tránh chán nản, mất phương hướng. Dưới đây là các nền tảng học online miễn phí và có phí uy tín, dễ học, dễ tiếp cận:

GCFGlobal – Dễ học nhất cho người mới bắt đầu

• Website: https://edu.gcfglobal.org
• Miễn phí hoàn toàn, có hỗ trợ giao diện tiếng Việt.
• Dạy từ những kiến thức cơ bản như: “máy tính là gì?”, “cách dùng chuột”, đến Word – Excel – PowerPoint.
• Bài học chia thành video ngắn + bài tập mô phỏng.
• Phù hợp cho người lớn tuổi, người học lại, người chưa từng thao tác phần mềm tin học văn phòng.

Microsoft Learn – Học từ chính nhà phát triển Office

• Website: https://learn.microsoft.com
• Tài nguyên học Word, Excel, PowerPoint được thiết kế trực tiếp bởi Microsoft.
• Có lộ trình rõ ràng theo từng phiên bản phần mềm học tin học văn phòng (2016, 2019, Microsoft 365).
• Mỗi bài học kèm theo phần mô phỏng tương tác, giúp học viên thực hành ngay trong trình duyệt.
• Phù hợp cho người muốn thi MOS hoặc học ứng dụng nâng cao.

TopCV Academy, Udemy, Unica – Học bài bản theo công việc

• TopCV Academy: chuyên khóa học tin học văn phòng theo ngành nghề (hành chính, kế toán, nhân sự).
• Udemy: có hơn 200 khóa học Word/Excel/PowerPoint với phụ đề tiếng Việt, giá từ 250.000 – 600.000đ.
• Unica: nhiều khóa học ngắn (3–7 tiếng), dạy bài bản theo từng kỹ năng, hỗ trợ học trọn đời.
• Ưu điểm: nội dung sát thực tế công việc, có bài tập thực hành.

Phần mềm luyện gõ 10 ngón – Hỗ trợ thao tác nhanh hơn

1. TypingClub (https://www.typingclub.com):
   • Miễn phí, giao diện dễ dùng, có phiên bản tiếng Việt.
   • Theo dõi tiến độ, có chứng chỉ hoàn thành.
2. Keybr (https://www.keybr.com):
   • Tập trung luyện theo phản xạ tự nhiên.
   • Hệ thống nhận biết điểm yếu và đưa ra bài luyện tương ứng.

Việc luyện gõ 10 ngón giúp tăng tốc độ soạn thảo Word, nhập dữ liệu Excel nhanh hơn gấp 2–3 lần so với gõ thủ công thông thường.

4. Phần mềm thi thử MOS và phần mềm luyện thi MOS Word

Để thi đạt chứng chỉ MOS (Microsoft Office Specialist), học viên không chỉ cần hiểu phần mềm mà còn phải làm quen với cấu trúc đề thi thực tế. Dưới đây là các phần mềm luyện thi MOS chuẩn quốc tế, đặc biệt cho Word:

Phần mềm thi thử MOS chuẩn quốc tế

1. GMetrix – phần mềm luyện thi chính thức được Certiport công nhận

• Website: https://www.gmetrix.net
• Có phiên bản demo miễn phí và bản đầy đủ (khoảng 300.000 – 600.000đ).
• Mô phỏng đúng định dạng đề thi thật, theo từng module: Word, Excel, PowerPoint.
• Có 2 chế độ:
  • Training Mode: cho phép làm sai, có gợi ý.
  • Testing Mode: mô phỏng giống bài thi thật, có thời gian giới hạn.
• Phù hợp cho người tự học tại nhà và học viên chuẩn bị thi tại trung tâm IIG.

2. MOS Practice Test (bản online)

• Dạng web hoặc app luyện đề nhanh theo từng kỹ năng.
• Có bản miễn phí lẫn trả phí.
• Tập trung vào Word – Excel cơ bản, bài tập gọn, phù hợp luyện từng ngày.

Phần mềm tin học văn phòng luyện thi MOS Word – Luyện chuyên sâu theo từng phần

Gợi ý cách luyện thi MOS Word hiệu quả với GMetrix:

• Cài đặt GMetrix bản demo (trên Windows), chọn đúng phiên bản Word bạn sẽ thi (2016, 2019, 365).
• Chọn phần Microsoft Word Associate (Office 2019) nếu thi cơ bản.
• Luyện theo từng module:
  • Chỉnh sửa văn bản: định dạng chữ, căn lề, giãn dòng, kiểm tra chính tả.
  • Làm việc với bảng biểu: chèn bảng, chỉnh kích thước, định dạng bảng.
  • Header, Footer, đánh số trang, watermark.
  • Tạo mục lục tự động bằng Styles và Table of Contents.

Cách đánh giá trình độ phần mềm tin học văn phòng:

• Làm ít nhất 3 đề GMetrix Testing Mode liên tiếp đạt trên 700 điểm.
• Nếu điểm vẫn dưới 650, nên luyện thêm 1 tuần trước khi thi thật.

Lưu ý: Đề thi thật tại IIG Việt Nam yêu cầu tối thiểu 700/1000 điểm để đạt chứng chỉ MOS.

5. Cách kết hợp phần mềm học tin học văn phòng để tối ưu kỹ năng chỉ 5 bước

Việc học tin học văn phòng không nên chỉ dừng ở việc xem video lý thuyết. Để thành thạo, bạn cần kết hợp linh hoạt giữa phần mềm học tin học văn phòng và thực hành trên công việc thực tế. Dưới đây là cách tiếp cận hiệu quả được nhiều người áp dụng thành công:

Bước 1: Học lý thuyết qua video – thực hành ngay sau đó:

Sau mỗi video hướng dẫn Word, Excel, PowerPoint (trên GCFGlobal, Microsoft Learn…), hãy mở phần mềm lên và thực hiện lại các thao tác. Điều này giúp hình thành phản xạ và ghi nhớ tốt hơn.

Bước 2: Luyện tập trên phần mềm mô phỏng:

Sử dụng GMetrix hoặc MOS Practice Test để luyện đúng cấu trúc bài thi chuẩn. Bạn sẽ quen với dạng đề, cách trình bày, thời gian làm bài và thao tác trực tiếp trên giao diện tương tự bài thi thật.

Bước 3: Áp dụng bài học vào công việc thực tế:

Nếu bạn đang làm hành chính, hãy tạo bảng lương bằng Excel. Nếu là sinh viên, hãy soạn giáo trình hoặc slide thuyết trình bằng PowerPoint. Đây là cách học thông minh giúp bạn thấy ngay hiệu quả.

Bước 4: Tự tạo đề bài và luyện theo thời gian thực:

Chọn một chủ đề như “viết hợp đồng lao động”, “báo cáo tài chính tháng”, “trình bày kế hoạch quý” rồi giới hạn thời gian hoàn thành bằng công cụ như Excel hoặc Word.

Bước 5: Mẹo ghi nhớ thao tác và phím tắt:

Ghi chú các tổ hợp phím tắt quan trọng vào Google Keep, Notion hoặc sổ tay, ví dụ:

• Ctrl + B: in đậm
• Ctrl + Shift + L: bật bộ lọc trong Excel
• Alt + N: chèn hình ảnh trong PowerPoint

Việc lặp đi lặp lại các thao tác sẽ biến kỹ năng thành bản năng.

6. Tổng hợp phần mềm tin học văn phòng miễn phí đáng dùng

Nếu bạn không muốn cài đặt Microsoft Office bản quyền hoặc cần lựa chọn nhẹ hơn cho máy cấu hình thấp, dưới đây là các phần mềm tin học văn phòng miễn phí nên thử:

• Google Docs – Sheets – Slides:
  Là lựa chọn hàng đầu thay thế cho Word, Excel, PowerPoint. Dễ dùng, lưu trữ trên đám mây, dễ chia sẻ và chỉnh sửa nhóm.
• LibreOffice:
  Bộ phần mềm mã nguồn mở mạnh mẽ, bao gồm Writer (soạn thảo), Calc (bảng tính), Impress (thuyết trình). Hỗ trợ tốt định dạng file Office.
• WPS Office:
  Nhẹ, đẹp, tương thích cao với Office. Dùng được trên cả máy tính lẫn điện thoại. Phù hợp với người cần sử dụng các tính năng cơ bản nhanh chóng.
• Notion – Trello:
  Không chỉ là phần mềm quản lý công việc mà còn hỗ trợ lập bảng biểu, danh sách công việc nhóm, theo dõi tiến độ học tập hiệu quả.
• Zoom – Google Meet:
  Là phần không thể thiếu nếu bạn học online hoặc cần họp nhóm. Hỗ trợ trình chiếu, chia sẻ màn hình, làm bài tập nhóm và thuyết trình trực tuyến.

Với sự kết hợp thông minh giữa phần mềm học tin học văn phòng, công cụ luyện thi và phần mềm làm việc thực tế, bạn sẽ nhanh chóng nâng cao trình độ, sẵn sàng ứng dụng trong học tập, thi cử và công việc.

7. Nên học phần mềm tin học văn phòng tại đâu?

Với người mới bắt đầu hoặc người đã đi làm, việc lựa chọn hướng học phần mềm tin học văn phòng phù hợp sẽ quyết định đến hiệu quả và tốc độ tiếp thu. Dưới đây là các hướng học phổ biến bạn nên cân nhắc:

Học theo công cụ: Word – Excel – PowerPoint

Đây là cách tiếp cận truyền thống, phù hợp nếu bạn muốn làm chủ từng phần mềm riêng biệt.

• Microsoft Word: Học từ cơ bản (gõ văn bản, căn lề, định dạng) đến nâng cao (mục lục tự động, hợp đồng, mail merge…).
• Microsoft Excel: Làm việc với bảng tính, công thức, hàm (SUM, IF, VLOOKUP…), biểu đồ, lọc dữ liệu, bảng lương…
• Microsoft PowerPoint: Tạo slide báo cáo, thuyết trình, sử dụng hiệu ứng chuyển động hợp lý, chèn biểu đồ từ Excel…

Ưu điểm: Rèn được kỹ năng chuyên sâu theo từng phần mềm.
Nhược điểm: Không liên kết nội dung theo tình huống thực tế cụ thể.

Học theo ngành nghề

Nếu bạn đã biết mình cần kỹ năng tin học để làm gì, hãy học theo mục tiêu công việc.
Ví dụ:

• Hành chính – văn phòng: Tập trung soạn thảo mẫu công văn, biểu mẫu quản lý, email nội bộ.
• Kế toán – tài chính: Học Excel chuyên về bảng lương, tính lãi suất, bảng phân tích chi phí.
• Marketing – bán hàng: Làm báo cáo marketing, kế hoạch nội dung trên PowerPoint, sử dụng Google Sheets để quản lý chiến dịch.
• Giáo viên – đào tạo: Soạn giáo án bằng Word, tạo bài giảng PowerPoint, dùng Google Form để tạo bài kiểm tra.

Ưu điểm: Dễ áp dụng vào thực tế công việc, học đến đâu dùng được ngay.
Nhược điểm: Nếu thiếu nền tảng công cụ, dễ bị phụ thuộc vào mẫu có sẵn.

Kết hợp phần mềm thi thử, bài tập thực tế và video minh họa

Để học hiệu quả, bạn nên kết hợp:

• Video học: Từ GCFGlobal, Microsoft Learn hoặc các nền tảng như Udemy, TopCV Academy.
• Phần mềm luyện thi: Như GMetrix để luyện kỹ năng theo chuẩn bài thi MOS.
• Bài tập thực tế: Tự tạo bảng lương, slide giới thiệu công ty, mail công văn… để nâng cao phản xạ.

Tự học hay học tại trung tâm?

Hình thức	Chi phí	Linh hoạt thời gian	Hiệu quả	Phù hợp với ai
Tự học tại nhà	0 – 800.000đ	Cao	Tùy thuộc vào sự kỷ luật	Người đã có nền tảng cơ bản
Học tại trung tâm	1.500.000 – 4.000.000đ	Trung bình	Có giảng viên hỗ trợ	Người mới bắt đầu, cần chứng chỉ gấp

Nếu bạn là người đi làm, bận rộn, đã biết sơ sơ về tin học: tự học tại nhà kết hợp bài tập thực tế là phương án tiết kiệm và chủ động.
Nếu bạn cần hệ thống kiến thức bài bản, dễ bỏ cuộc khi học một mình: nên chọn trung tâm dạy tin học văn phòng uy tín để theo lớp có lộ trình rõ ràng.

8. Kết luận phần mềm tin học văn phòng

Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn mở ra cơ hội lớn hơn trong môi trường làm việc thực tế. Nhưng để kỹ năng đó phát huy hết giá trị, bạn cần đặt mình vào một không gian làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.

KingOffice – Đơn vị môi giới cho thuê văn phòng tại TP.HCM, đang hỗ trợ kết nối hơn 2.000 tòa nhà từ văn phòng đại diện, văn phòng trọn gói đến văn phòng chia sẻ theo nhu cầu linh hoạt. Đây là nơi lý tưởng để bạn ứng dụng tốt các kỹ năng Word, Excel, PowerPoint, Gmail… vào công việc thật: soạn hợp đồng, lập báo cáo tài chính, thuyết trình kế hoạch kinh doanh…

KingOffice cam kết:

• Báo giá nhanh trong 5 phút, chính xác theo từng diện tích, khu vực.
• Cập nhật giá thuê liên tục mỗi ngày, hỗ trợ chọn lựa không gian phù hợp.
• Miễn phí đưa đón khách đi xem văn phòng, không phát sinh chi phí ẩn.
• Hỗ trợ thêm các dịch vụ tiện ích: tư vấn pháp lý, thành lập doanh nghiệp, thiết kế nội thất văn phòng.

👉 Nếu bạn đang cần một nơi để phát triển sự nghiệp, hãy để KingOffice đồng hành cùng bạn từ những bước đầu tiên.
Liên hệ: 0902.3222.58 hoặc truy cập kingofficehcm.com để được tư vấn miễn phí!