Khi doanh nghiệp lựa chọn đặt trụ sở tại một văn phòng thuê, việc lập hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh. Không chỉ là thủ tục hành chính, hợp đồng này còn ảnh hưởng đến việc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, khai báo thuế và pháp lý doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò, cấu trúc và căn cứ pháp lý điều chỉnh mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty đúng chuẩn năm 2025.
Danh sách
Tổng quan về hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty
Hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty là văn bản thỏa thuận giữa bên cho thuê và doanh nghiệp thuê nhằm xác lập quyền sử dụng hợp pháp mặt bằng làm địa điểm đăng ký kinh doanh. Đây là cơ sở để doanh nghiệp được công nhận tư cách pháp nhân, mở tài khoản ngân hàng và khai thuế đúng quy định.
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi công ty khi đăng ký kinh doanh đều phải khai báo địa chỉ trụ sở hợp lệ. Trường hợp trụ sở là văn phòng thuê, bắt buộc phải có hợp đồng thuê, kèm theo bản sao công chứng giấy tờ nhà đất và giấy tờ tùy thân của chủ cho thuê để nộp cùng hồ sơ đăng ký.
Một hợp đồng thuê văn phòng công ty hợp lệ giúp doanh nghiệp:
Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng thuê văn phòng công ty
Hợp đồng thuê văn phòng công ty được điều chỉnh chủ yếu tại Điều 472 đến 482 Bộ luật Dân sự 2015, quy định quyền, nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê, bao gồm thời hạn thuê, nghĩa vụ thanh toán, bảo trì tài sản, quyền chấm dứt hợp đồng, v.v.
Nếu bên cho thuê là cá nhân hoặc tổ chức cho thuê nhà ở, mặt bằng thương mại, phải tuân theo các quy định về sở hữu, sử dụng hợp pháp tài sản. Đặc biệt, Luật Kinh doanh BĐS 2014 quy định điều kiện cho thuê mặt bằng kinh doanh phải rõ ràng, minh bạch, có quyền sử dụng hợp pháp và đầy đủ giấy tờ pháp lý.
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở công ty phải là địa chỉ có thật, rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở không được đặt tại căn hộ chung cư để ở (trừ một số trường hợp được UBND cấp phép). Vì vậy, khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty cần đảm bảo địa chỉ được phép làm trụ sở kinh doanh theo quy định địa phương.
Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty
Hợp đồng thuê văn phòng công ty cần ghi rõ đầy đủ họ tên, CMND/CCCD hoặc mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ của cả bên cho thuê và bên thuê. Nếu là pháp nhân, phải kèm theo giấy phép kinh doanh và người đại diện theo pháp luật.
Nội dung hợp đồng cho thuê văn phòng công ty bao gồm: địa chỉ cụ thể, diện tích văn phòng (ví dụ: 30m², 100m²…), tình trạng nội thất, trang thiết bị bàn giao và mục đích sử dụng (làm trụ sở công ty, văn phòng đại diện,…). Các thông tin này giúp xác định rõ tài sản thuê là gì để tránh tranh chấp sau này.
Phổ biến hiện nay là thời hạn thuê từ 1 đến 3 năm. Hợp đồng cần quy định rõ ngày bắt đầu – kết thúc, phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), thời điểm thanh toán (hàng tháng, quý) và điều khoản đặt cọc (thường là 1–3 tháng).
Ví dụ: Bên thuê có trách nhiệm thanh toán đúng hạn, bảo quản tài sản; bên cho thuê đảm bảo quyền sử dụng hợp pháp, bảo trì hệ thống điện, nước, PCCC nếu có thỏa thuận. Cần làm rõ các quyền sửa chữa, cải tạo nếu bên thuê có nhu cầu.
Các điều kiện được phép chấm dứt sớm, quy trình gia hạn, thời gian thông báo trước (thường 30–60 ngày) cần được quy định cụ thể nhằm tránh bên nào bị thiệt hại hoặc kiện tụng sau này.
Nên ghi rõ khi có tranh chấp, hai bên ưu tiên thương lượng, nếu không thành sẽ đưa ra tòa án có thẩm quyền tại TP.HCM. Luật áp dụng là Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản liên quan khác.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty mới 2025
Thường dùng cho công ty đăng ký giấy phép kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở công ty cần kèm giấy tờ pháp lý nhà đất của bên cho thuê và rõ mục đích “làm trụ sở chính công ty”.
Áp dụng cho doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện ngoài trụ sở chính. Nội dung hợp đồng cần ghi rõ “mục đích: làm văn phòng đại diện” và thời hạn thuê cụ thể.
Thường gặp tại các mặt bằng thương mại. Bên thuê cần kiểm tra kỹ nội dung liên quan đến phần diện tích chung, quyền sử dụng bãi đậu xe, bảng hiệu…
Những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở
Trụ sở công ty chỉ được pháp luật công nhận khi địa chỉ đặt tại mặt bằng có đầy đủ giấy tờ pháp lý: giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, giấy phép xây dựng đúng mục đích và hợp đồng thuê được ký với chủ sở hữu hợp pháp. Nếu là bên thứ ba cho thuê lại, phải có hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng thuê gốc rõ ràng.
Trong hợp đồng cần làm rõ: bên nào chịu chi phí sửa chữa thiết bị điện, máy lạnh, đèn, thang máy nếu phát sinh hư hỏng. Ngoài ra, cần xác định phạm vi cung cấp dịch vụ tòa nhà (bảo vệ, vệ sinh, PCCC…) và chi phí tương ứng.
Phổ biến tại TP.HCM, giá thuê có thể tăng định kỳ 5 – 10% mỗi năm nếu được quy định trong hợp đồng. Ngoài ra, bên thuê nên làm rõ các loại phí khác như: điện (tính theo giá EVN hay giá thương mại), nước, internet, phí gửi xe, phí quản lý tòa nhà (thường từ 2 – 5 USD/m²).
Không phải mặt bằng nào cũng được phép đăng ký trụ sở. Bên thuê cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp giấy tờ pháp lý xác nhận địa điểm hợp lệ để đăng ký kinh doanh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nếu địa chỉ không hợp lệ có thể dẫn đến bị thu hồi mã số thuế hoặc từ chối cấp giấy phép.
Đội ngũ chuyên viên của KingOffice hỗ trợ soạn thảo, rà soát và tư vấn từng điều khoản hợp đồng đảm bảo phù hợp với Bộ luật Dân sự, Luật Nhà ở và Luật Doanh nghiệp hiện hành.
KingOffice có dữ liệu cập nhật liên tục các mặt bằng đủ điều kiện đăng ký trụ sở tại các quận: Phú Nhuận, Quận 3, Bình Thạnh, Tân Bình, Quận 1… Dù là startup hay doanh nghiệp lớn, bạn đều dễ dàng chọn được nơi phù hợp.
Khách hàng không phải trả thêm chi phí dịch vụ khi thuê văn phòng qua KingOffice. Chúng tôi đồng hành cùng bạn từ lúc khảo sát, đàm phán, đến khi ký hợp đồng chính thức.
Một số Toà nhà văn phòng cho thuê quận 1 đang được ưu đãi hấp dẫn tại King Office
TMS Building Quận 1Chỉ từ $29,5 |
Golden Tower Quận 1Chỉ từ $25 |
PLS Building Trần Khánh DưChỉ từ $17 |
Bạn đang tìm văn phòng pháp lý rõ ràng, hợp đồng minh bạch, có thể đăng ký kinh doanh trụ sở công ty? KingOffice là đối tác chuyên nghiệp, hỗ trợ đầy đủ pháp lý – không phí môi giới – ký hợp đồng trực tiếp từ chủ đầu tư.
