Mở văn phòng đại diện là một trong những phương thức giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện thương hiệu và phát triển hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Năm 2025, các điều kiện và thủ tục mở văn phòng đại diện có một số điểm mới mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện mở văn phòng đại diện, những ngành nghề được phép hoạt động cũng như quy định về địa chỉ văn phòng theo pháp luật hiện hành.
I. Giới thiệu thủ tục mở văn phòng đại diện
thủ tục mở văn phòng đại diện công ty
1. Khái quát về thủ tục lập văn phòng đại diện
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các nghị định, thông tư hướng dẫn mới nhất, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và không thực hiện chức năng kinh doanh. Việc thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn và tăng cường sự hiện diện trên thị trường.
Thủ tục mở văn phòng đại diện năm 2025 bao gồm các bước chính như:
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện theo quy định.
- Nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Tiến hành các thủ tục mở văn phòng đại diện sau đăng ký như khai thuế, mở tài khoản ngân hàng, làm con dấu (nếu cần).
2. Vai trò của văn phòng đại diện trong hoạt động kinh doanh
Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, bao gồm:
- Quảng bá thương hiệu: Giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tại các khu vực mới mà không cần quy trình thành lập văn phòng đại diện chi nhánh hay công ty con.
- Hỗ trợ kinh doanh: Thu thập thông tin thị trường, chăm sóc khách hàng, kết nối đối tác.
- Tăng cường sự hiện diện: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác tại khu vực hoạt động.
3. Lợi ích khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện công ty đúng quy định
Việc theo quy trình thành lập văn phòng đại diện hợp pháp mang lại nhiều lợi ích như:
- Giảm chi phí vận hành: So với mở chi nhánh hoặc công ty con, văn phòng đại diện có mức chi phí thấp hơn nhưng vẫn giúp doanh nghiệp duy trì sự hiện diện trên thị trường.
- Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp có thể dễ dàng nghiên cứu thị trường, tiếp cận khách hàng mà không cần chịu trách nhiệm pháp lý như một đơn vị kinh doanh độc lập.
- Đáp ứng quy định pháp luật: Tránh các rủi ro pháp lý do hoạt động không đăng ký, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và lâu dài.
II. Điều kiện trước khi thực hiện thủ tục làm văn phòng đại diện
1. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để thành lập văn phòng đại diện?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp hợp pháp: Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện khi doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ và đang hoạt động bình thường.
- Có người đại diện hợp pháp: Doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Người này có thể là giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Phạm vi hoạt động rõ ràng: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi mà chỉ được thực hiện chức năng đại diện và hỗ trợ doanh nghiệp mẹ.
2. Những ngành nghề nào được phép mở văn phòng đại diện?
Hầu hết các ngành nghề đều có thể thành lập văn phòng đại diện, tuy nhiên, một số ngành có quy định riêng, chẳng hạn như:
- Ngành tài chính – ngân hàng: Cần có sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước khi mở văn phòng đại diện.
- Ngành y tế, giáo dục: Phải tuân thủ các quy định bổ sung của Bộ Y tế và Bộ Giáo dục & Đào tạo.
- Ngành bảo hiểm, chứng khoán: Phải có sự chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc Bộ Tài chính.
3. Quy định về địa chỉ đặt văn phòng đại diện
Doanh nghiệp khi mở văn phòng đại diện cần tuân thủ các thủ tục mở văn phòng đại diện về địa điểm đặt trụ sở, cụ thể:
- Địa chỉ rõ ràng, hợp pháp: Văn phòng đại diện phải có địa chỉ cụ thể, không được đặt tại nhà chung cư (trừ trường hợp chung cư có chức năng thương mại).
- Phù hợp với quy hoạch địa phương: Địa chỉ văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định về quy hoạch của địa phương. Một số khu vực không được phép đặt văn phòng đại diện do không phù hợp với mục đích sử dụng đất.
- Không trùng với địa chỉ trụ sở chính: Văn phòng đại diện phải có địa chỉ khác với trụ sở chính của doanh nghiệp mẹ.
Trên đây là những thông tin quan trọng về điều kiện mở văn phòng đại diện theo quy định mới nhất năm 2025. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật.
III. Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
1. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện gồm những giấy tờ gì?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần) về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/Hộ chiếu (đối với cá nhân là công dân Việt Nam).
- Hộ chiếu và Giấy phép lao động (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện).
2. Yêu cầu về hợp pháp hóa giấy tờ khi làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện
- Đối với doanh nghiệp trong nước, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện chỉ cần bản sao công chứng hoặc chứng thực.
- Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài:
- Các giấy tờ của công ty mẹ phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.
- Bản sao hộ chiếu của người đại diện phải có công chứng tại cơ quan có thẩm quyền.
3. Hướng dẫn cách thành lập văn phòng đại diện nộp hồ sơ qua mạng hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn hai phương thức nộp hồ sơ đăng ký thủ tục mở văn phòng đại diện:
- Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp mang hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Nộp online: Thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
- Đăng ký tài khoản và chọn mục “Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng”.
- Tải lên hồ sơ điện tử đã được ký số.
- Nhận kết quả xử lý hồ sơ qua email và thực hiện các bước tiếp theo theo hướng dẫn.
IV. Quy trình thành lập văn phòng đại diện
quy trình thành lập văn phòng đại diện
1. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện với Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc qua cổng thông tin điện tử.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận giấy biên nhận.
Bước 2: Xử lý hồ sơ
- Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 3 – 5 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo để bổ sung.
Bước 3: Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện được cấp mã số thuế và có thể đi vào hoạt động.
2. Cách tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ
Doanh nghiệp có thể kiểm tra tiến trình xử lý hồ sơ qua:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
- Tổng đài hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi nộp hồ sơ.
3. Nhận kết quả và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Khắc dấu (nếu cần) và đăng ký sử dụng con dấu.
- Mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện.
- Thực hiện kê khai thuế và nộp báo cáo hoạt động theo quy định.
Với các bước trên, doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục đăng ký văn phòng đại diện nhanh chóng và hợp pháp.
V. Thủ tục làm con dấu cho văn phòng đại diện
1. Quy định về việc khắc và sử dụng con dấu
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện có quyền quyết định về việc sử dụng con dấu nhưng không bắt buộc phải có. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng con dấu, cần tuân thủ các quy định sau:
- Nội dung con dấu: Gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, tên văn phòng đại diện (nếu có).
- Hình thức con dấu: Do doanh nghiệp tự quyết định (có thể là dấu tròn, dấu vuông hoặc hình dạng khác).
- Số lượng con dấu: Không giới hạn số lượng nhưng phải đảm bảo quản lý và sử dụng hợp pháp.
2. Đăng ký mẫu dấu với cơ quan chức năng
Sau khi khắc con dấu, doanh nghiệp cần đăng ký mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Quy trình gồm các bước:
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu, bao gồm:
- Thông báo về mẫu dấu của văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật.
- Nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
- Nhận xác nhận công bố mẫu dấu hợp lệ.
3. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu hợp pháp
- Doanh nghiệp phải có quy chế quản lý và sử dụng con dấu để tránh lạm dụng hoặc làm giả con dấu.
- Việc đóng dấu trên văn bản phải đảm bảo đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện.
- Nếu con dấu bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền và đăng ký lại mẫu dấu mới.
VI. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện
1. Khai báo thuế và hoàn tất các nghĩa vụ thuế ban đầu
Dù không có chức năng kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế:
- Mở hồ sơ khai thuế ban đầu tại Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế nơi văn phòng đại diện hoạt động.
- Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài nếu không có hoạt động kinh doanh. Nếu phát sinh doanh thu, mức lệ phí môn bài là 1.000.000 – 3.000.000 đồng/năm.
- Báo cáo thuế định kỳ: Nếu có chi phí hoạt động hoặc phát sinh giao dịch tài chính, văn phòng đại diện phải kê khai thuế theo quy định.
2. Đăng ký tài khoản ngân hàng làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện
Mặc dù không bắt buộc, nhưng doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng riêng để thuận tiện trong giao dịch tài chính. Hồ sơ đăng ký gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
3. Đăng ký lao động, bảo hiểm xã hội cho nhân viên văn phòng đại diện
Nếu văn phòng đại diện có nhân sự làm việc, cần đăng ký lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, đồng thời tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định:
- Đăng ký sử dụng lao động trên Cổng thông tin quan hệ lao động (quanhelaodong.gov.vn).
- Đăng ký bảo hiểm xã hội tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện.
- Hàng tháng, doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội theo tỷ lệ: 21,5% tổng quỹ lương (trong đó, người lao động đóng 10,5%, doanh nghiệp đóng 11%).
4. Treo biển hiệu đúng quy định
Văn phòng đại diện bắt buộc phải treo biển hiệu tại địa chỉ đăng ký, theo quy định tại Luật Quảng cáo 2012:
- Nội dung biển hiệu gồm: Tên văn phòng đại diện, tên doanh nghiệp mẹ, địa chỉ, số điện thoại.
- Kích thước biển hiệu: Không quá 1,5m x 2m (nếu treo ngang), không quá 1m x 4m (nếu treo dọc).
- Không sử dụng hình ảnh, từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc sai lệch thông tin doanh nghiệp.
Trên đây là các thủ tục quan trọng sau khi thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh vi phạm quy định pháp luật.
VII. Một số lưu ý quan trọng khi mở văn phòng đại diện
1. Các trường hợp bị từ chối đăng ký văn phòng đại diện
Doanh nghiệp có thể bị từ chối đăng ký văn phòng đại diện nếu không đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:
- Không phù hợp với ngành nghề kinh doanh: Văn phòng đại diện chỉ được phép hoạt động trong phạm vi nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại mà không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi. Nếu đăng ký ngành nghề không đúng quy định, hồ sơ có thể bị từ chối.
- Địa chỉ đăng ký không hợp lệ: Một số địa điểm như nhà ở riêng lẻ, khu chung cư không được phép đăng ký làm văn phòng đại diện. Cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra tính hợp pháp của địa chỉ trước khi cấp phép.
- Không đáp ứng điều kiện về người đại diện: Người đứng đầu văn phòng đại diện không được đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc của một văn phòng đại diện khác. Nếu vi phạm điều này, hồ sơ sẽ không được chấp thuận.
- Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai thông tin: Nếu hồ sơ đăng ký thiếu giấy tờ hoặc thông tin kê khai không chính xác (ví dụ sai mã số doanh nghiệp, sai thông tin người đại diện), cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp phép.
2. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện về nghĩa vụ thuế
Theo quy định hiện hành, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) hay thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có một số nghĩa vụ thuế quan trọng cần tuân thủ:
- Thuế môn bài: Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài hằng năm. Mức thuế cụ thể như sau:
- 1.000.000 đồng/năm đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước.
- 3.000.000 đồng/năm đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu văn phòng đại diện có nhân viên làm việc, phải kê khai và đóng thuế TNCN theo mức quy định (thường từ 10% đến 35% tùy mức thu nhập).
- Kê khai thuế định kỳ: Văn phòng đại diện có nghĩa vụ kê khai thuế định kỳ với cơ quan quản lý thuế ngay cả khi không phát sinh thuế phải nộp.
3. Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty sau khi đã đăng ký
Trong quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về thông tin văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký với cơ quan chức năng. Một số trường hợp thay đổi phổ biến gồm:
- Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện: Cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi lên Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ gồm quyết định thay đổi, biên bản họp, thông báo thay đổi địa chỉ và các giấy tờ liên quan.
- Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi, quyết định bổ nhiệm người đại diện mới và giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm.
- Thay đổi tên văn phòng đại diện: Nếu muốn đổi tên, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với tên mới.
Thời gian xử lý các thủ tục đăng ký văn phòng đại diện thay đổi thông tin thường từ 5 – 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào cơ quan cấp phép.
VIII. Thuê văn phòng đại diện tại KingOffice – Giải pháp tối ưu
1. Dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện tại TP.HCM
KingOffice là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện tại nhiều quận trung tâm TP.HCM như Quận 1, Quận 3, Phú Nhuận, Bình Thạnh và Tân Bình. Với hệ thống văn phòng đa dạng, từ văn phòng truyền thống đến văn phòng ảo, KingOffice đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các công ty nước ngoài muốn mở rộng thị trường tại Việt Nam.
Các ưu điểm khi thuê văn phòng đại diện tại KingOffice:
- Vị trí trung tâm: Văn phòng đặt tại các khu vực thuận tiện giao thông, dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác.
- Chi phí hợp lý: Giá thuê cạnh tranh, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
- Đầy đủ tiện ích: Hệ thống văn phòng được trang bị sẵn bàn ghế, internet tốc độ cao, máy lạnh, lễ tân chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ pháp lý: Tư vấn miễn phí về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động.
2. Hợp đồng linh hoạt, thủ tục mở văn phòng đại diện công ty nhanh chóng
KingOffice cung cấp nhiều gói thuê văn phòng linh hoạt, từ thuê ngắn hạn đến dài hạn, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở văn phòng đại diện mà không gặp rủi ro về tài chính. Hợp đồng thuê minh bạch, rõ ràng, hỗ trợ điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng.
- Thời gian thuê linh hoạt: Có thể thuê theo tháng, theo quý hoặc theo năm.
- Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty nhanh gọn: Hỗ trợ ký hợp đồng trong 1 – 2 ngày làm việc, không mất nhiều thời gian.
- Tư vấn và hỗ trợ tận tình: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ giúp khách hàng tìm được văn phòng đại diện phù hợp nhất.
3. Liên hệ ngay với KingOffice để được tư vấn
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng đại diện chuyên nghiệp tại TP.HCM với mức giá hợp lý, KingOffice là lựa chọn hàng đầu. Liên hệ ngay để nhận báo giá chi tiết và tư vấn thủ tục mở văn phòng đại diện miễn phí:
