Trong quá trình phát triển và mở rộng doanh nghiệp, việc dự trù diện tích thuê văn phòng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong kế hoạch nhân sự. Từ việc tính toán diện tích phù hợp đến việc ước lượng tăng trưởng nhân sự trong tương lai, việc đảm bảo có đủ không gian làm việc cho nhân viên là một yêu cầu thiết yếu để đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty.
Tuy nhiên, việc dự trù diện tích thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là việc tính toán số mét vuông, mà còn liên quan đến việc hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của từng bộ phận trong công ty.
Xem thêm:
Danh sách
Dự trù diện tích thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng trong kế hoạch nhân sự vì nó có ảnh hưởng đến chi phí và sự linh hoạt của doanh nghiệp. Chuyển văn phòng tốn kém, bao gồm việc làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ và hoàn trả văn phòng cũ. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa sự linh hoạt, doanh nghiệp cần tính toán diện tích thuê văn phòng phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự trong khoảng 3-5 năm tới.
Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho chủ tòa nhà để chấm dứt hợp đồng trước hạn, có một nửa do nguyên nhân là do tăng số lượng nhân viên mà không có đủ không gian làm việc.
Do đó, việc dự trù diện tích thuê văn phòng một cách chính xác và linh hoạt giúp tránh tình trạng này và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ không gian làm việc cho nhân viên trong quá trình mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động.
Xác định số lượng nhân viên hiện tại của công ty để có cái nhìn tổng quan về quy mô tổ chức nhân sự. Thông tin này có thể được lấy từ hồ sơ nhân sự hoặc từ bộ phận quản lý nhân sự.
Hình: Số lượng nhân viên hiện tại và dự trù phát triển nguồn nhân lực trong tương lai
Nếu bạn đã có cơ sở dữ liệu nhân sự tốt, việc này có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên, nếu thông tin nhân sự được lưu trữ trên nhiều nguồn, bạn cần phải hợp nhất dữ liệu đó thành một nguồn duy nhất và chính xác. Làm việc với các nhà lãnh đạo và quản lý của công ty sẽ giúp đảm bảo rằng dữ liệu về nguồn nhân lực được đầy đủ và chính xác.
Khi bạn có dữ liệu nhân sự tập trung, bạn có thể đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và tìm hiểu những thông tin quan trọng để hướng đến hành động lập bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong tương lai.
Đánh giá các bộ phận và chức năng của công ty để hiểu công việc và trách nhiệm của từng nhóm nhân viên. Ví dụ, công ty có thể có các bộ phận như sản xuất, kinh doanh, tài chính, quản lý dự án, hỗ trợ khách hàng, tiếp thị, và nhân sự. Việc hiểu rõ các bộ phận và chức năng này giúp định rõ nhu cầu nhân sự của từng bộ phận.
Dự đoán mức tăng trưởng nhân sự trong tương lai dựa trên các yếu tố như mức tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, dự án mới, hoặc sự thay đổi trong kế hoạch kinh doanh của công ty. Các yếu tố này có thể được xác định thông qua nghiên cứu thị trường, dự báo kinh tế, hoặc thông tin từ các bộ phận quản lý.
Việc phân tích và đánh giá yêu cầu nhân sự hiện tại và dự đoán mức tăng trưởng nhân sự trong tương lai có thể được thực hiện thông qua các phương pháp như:
Lưu ý rằng dự đoán mức tăng trưởng nhân sự trong tương lai là một công việc phức tạp và có yếu tố không chắc chắn. Nó nên được thực hiện dựa trên các giả định và thông tin có sẵn trong thời điểm đó, và cần được cập nhật và điều chỉnh khi có thông tin mới.
Đối với nhân viên làm việc thường xuyên tại văn phòng, nếu họ chiếm phần lớn thời gian làm việc trong không gian văn phòng, việc sử dụng một diện tích văn phòng lớn và rộng rãi sẽ tạo ra môi trường thoải mái và tiện nghi hơn cho họ.
Trong khi đó, nếu một phần lớn thời gian làm việc của nhân viên diễn ra bên ngoài văn phòng, sử dụng một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể giúp tiết kiệm chi phí. Điều này thường áp dụng cho nhân viên bán hàng, nhân viên dự án hoặc những người phải di chuyển thường xuyên để làm việc tại các địa điểm khác nhau.
Việc phân chia nhiều văn phòng nhỏ tạo ra không gian tập trung và đảm bảo tính bảo mật cao. Đây là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực luật, tài chính, kế toán, nơi yêu cầu sự tập trung cao để xử lý công việc hoặc cho các công ty có các đội nhóm cần bảo mật thông tin giữa chúng.
Với các công ty kinh doanh hoạt động không nhạy cảm đối với vấn đề bảo mật thông tin, lựa chọn thiết kế mở có thể giúp tiết kiệm không gian và chi phí. Đây là một cách tiếp cận phù hợp để tạo ra không gian làm việc rộng mở và thúc đẩy sự giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên.
Các quyết định về diện tích và thiết kế văn phòng cần dựa trên yêu cầu và hoạt động của từng bộ phận trong công ty, đảm bảo mang lại hiệu quả và sự thoải mái cho nhân viên, cùng với việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Thường thì, một tiêu chuẩn diện tích cho mỗi nhân viên trong không gian văn phòng là từ 5-6m2/người. Tuy nhiên, để tiết kiệm diện tích văn phòng và giảm chi phí, có thể sử dụng từ 3-4m2/người. Cần lưu ý rằng diện tích văn phòng cụ thể cần phù hợp với tính chất công việc và yêu cầu của từng thành viên hoặc cấp cao, giám đốc. Thành viên này có thể cần một phòng riêng và nhiều không gian hơn, diện tích văn phòng sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu và tính chất công việc của họ.
Đối với lãnh đạo, một tiêu chuẩn diện tích văn phòng thông thường là từ 10-18.5m2/người. Điều này giúp tạo ra không gian rộng rãi, thoải mái hơn và mang tính riêng tư. Bạn cũng có thể tham khảo các phương pháp tính diện tích văn phòng cho thuê để biết thêm chi tiết cách tính toán.
Việc phân bổ không gian cho các tiện ích phụ trợ là một vấn đề phức tạp do không có tiêu chuẩn cụ thể cho nó. Các tiện ích này bao gồm phòng họp, phòng họp hội đồng, khu vực giải trí, phòng ăn, phòng tiếp khách… Bạn cần xác định loại không gian phụ trợ nào mà doanh nghiệp của bạn cần và sẽ cung cấp bao nhiêu diện tích cho chúng.
Hình: Khu Pantry cho nhân viên
Để tính toán chính xác, con số này phụ thuộc vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Công ty của bạn có nhu cầu thiết lập những tiện ích này trong không gian văn phòng không? Nhân viên có thường xuyên làm việc tại văn phòng hay không? Công ty có thường tổ chức các cuộc họp hay buổi huấn luyện lớn không? Nếu không sử dụng quá nhiều không gian này, bạn có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài. Điều này sẽ mang lại lợi ích tài chính cho công ty bạn.
Hình: Phòng họp cho công ty có nhiều cuộc họp
Việc quyết định phân bổ diện tích cho các tiện ích phụ trợ trong không gian văn phòng cần dựa trên nhu cầu và hoạt động của doanh nghiệp của bạn để đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa tài nguyên.
Tổ chức không gian văn phòng phù hợp với kế hoạch nhân sự là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Việc dự trù diện tích thuê văn phòng phải dựa trên việc phân tích và đánh giá yêu cầu và kỹ năng nhân sự hiện tại, dự đoán mức tăng trưởng trong tương lai và xem xét các yếu tố quan trọng khác như tính chất công việc, bảo mật thông tin và sự linh hoạt của công ty.
Việc thực hiện một kế hoạch nhân sự kỷ luật và chuẩn xác không chỉ đảm bảo rằng công ty có đủ không gian làm việc cho nhân viên, mà còn giúp tiết kiệm chi phí và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả. Vì vậy, việc dự trù diện tích thuê văn phòng cho kế hoạch nhân sự không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần, mà là một quyết định chiến lược mang tính toàn diện và sự thông minh để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
King Office đơn vị cho thuê văn phòng Hồ Chí Minh uy tín, chất lượng với đa dạng vụ cho thuê từ văn phòng cho thuê theo hạng A, B, C diện tích lớn, vị trí đẹp; văn phòng trọn gói tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí; chỗ ngồi làm việc hay văn phòng ảo,… Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu mở rộng văn phòng hoặc công ty mới thành lập cần văn phòng vui lòng liên hệ với King Office qua Hotline: 0902.3222.58 để được tư vấn, báo giá và hướng dẫn xem văn phòng sớm nhất nhé!
CÔNG TY KING OFFICE CO.,LTD – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Lầu 12 Toà nhà Viettel 285 CMT8, Q10, TPHCMCN1: 169B Thích Quảng Đức, phường 4, Q.Phú Nhuận, TPHCM
CN2: 9/2 Nguyễn Thiện Thuật, phường 14, Q.Bình Thạnh. TPHCM
Hotline: 0902.3222.58
Email:info@kingoffice.vn – Website: www.kingofficehcm.com
Kingofficehcm.com hiện là đơn vị quản lý hơn 5000 tòa nhà, cao ốc văn phòng cho thuê tại HCM, văn phòng cho thuê hạng A,B,C từ giá rẻ đến hạng sang, Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://kingofficehcm.com/lien-he/
Tin liên quan
