Mẫu thư mời thuê văn phòng mới nhất mà doanh nghiệp nên biết

27/10/2023

Khi thuê văn phòng, có rất nhiều vấn đề về pháp lý mà doanh nghiệp cần quan tâm. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, King Office xin giới thiệu mẫu thư mời thuê văn phòng mới nhất mà doanh nghiệp nên biết. Tham khảo ngay sau đây.

Xem Thêm:

Thư mời thuê văn phòng (Offer to lease) là gì?

Thư mời thuê văn phòng (Offer to lease) là một loại hợp đồng giữa chủ sở hữu văn phòng và người thuê văn phòng, trong đó chủ sở hữu đề xuất một bản hợp đồng thuê văn phòng cho người thuê. Thư mời này thường chứa các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, bao gồm giá thuê, thời gian thuê, quyền lợi và trách nhiệm của các bên.

Sau khi chủ sở hữu gửi thư mời này đến người thuê, người thuê có thể xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng về việc ký kết hợp đồng thuê văn phòng hoặc không. Thư mời thuê văn phòng là một công cụ quan trọng giúp cho các doanh nghiệp tìm kiếm và chọn lựa một văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình.

Thư mời thuê văn phòng (Offer to lease) gồm những nội dung chính nào?

Thông thường, một thư mời thuê văn phòng sẽ bao gồm các nội dung như sau:

  1. Thông tin về đơn vị chủ quản lý tòa nhà, bao gồm tên và địa chỉ.
  2. Thông tin chi tiết về diện tích chào thuê, bao gồm diện tích sử dụng và diện tích thông thủy.
  3. Đơn giá thuê và đơn giá phí dịch vụ/quản lý hàng tháng.
  4. Phương thức thanh toán, bao gồm các hình thức thanh toán và thời gian thanh toán.
  5. Thông tin về đặt cọc giữ chỗ, bao gồm số tiền đặt cọc và thời gian đặt cọc.
  6. Các tiện ích và dịch vụ được cung cấp tại tòa nhà, bao gồm các tiện ích như phòng họp, phòng chờ, nhà xe, thang máy, điều hòa không khí, vệ sinh…
  7. Thông tin về ngày bàn giao mặt bằng và thời gian cho thi công hoàn thiện nội thất.
  8. Ngày tính tiền thuê và cách tính tiền thuê.
  9. Thời hạn thuê và quyền gia hạn hợp đồng thuê.
  10. Chỗ đậu xe và các quy định liên quan.
  11. Thời gian làm việc và phí làm thêm ngoài giờ.
  12. Hợp đồng thuê và các điều khoản quan trọng khác.
  13. Các thông tin khác liên quan đến việc thuê văn phòng, bao gồm các điều kiện và điều khoản khác có liên quan đến việc sử dụng không gian làm việc.

Mẫu offer letter tiếng Việt

Mẫu 1

Ngày  tháng   năm 20

THƯ MỜI THUÊ

Kính gửi:  Quý công ty

Công ty ….. xin trân trọng gửi tới Quý công ty lời chào trân trọng và lời cảm ơn chân thành về sự quan tâm thuê mặt bằng tại Tòa nhà …… Với tinh thần thiện chí hợp tác cao, chúng tôi xin gửi Thư mời thuê tới Quý công ty với một số nội dung chính như sau:

I. KHU VỰC VÀ DIỆN TÍCH THUÊ

  1. Khu vực thuê: Tầng: .. – ..
  2. Diện tích thuê: Diện tích:  ..m2 – ..m

II. ĐƠN GIÁ & MẶT BẰNG

  1. Đơn giá – Đặt cọc và Hình thức thanh toán
STTLoại diện tích (m2)Đơn giá thuê (chưa VAT)
USD/m2/tháng
Phí dịch vụ (chưa VAT)
USD/m2/tháng
Phí điều hòa (chưa VAT)
USD/m2/tháng
Tổng giá thuê

(chưa VAT)
USD/m2/tháng

Tổng giá thuê (all in)
USD/m2/tháng
1

Đơn giá cố định thời hạn 02 năm của Hợp đồng thuê, từ năm thứ 3 Đơn giá thuê sẽ điều chỉnh tăng, biên độ điều chỉnh không quá 10%.

  • Tiền thuê đã bao gồm : thuế VAT 10%, Vệ sinh khu vực chung, tiền điều hòa , Phí điều hòa trên được tính theo giờ làm việc hành chính. Phí điều hòa ngoài giờ được tính 0.15 usd/m2/giờ (chưa VAT)
  • Giá thuê không bao gồm: chi phí điện sử dụng, Internet và chi phí dọn dẹp trong văn phòng…vv.
  • Khung giá thuê trên được áp dụng với KH thuê có thời hạn thuê từ 03 năm trở lên.

Điều khoản đặt cọc 

–       Đặt cọc .. tháng tiền thuê (bao gồm thuế VAT, phí dịch vụ, phí điều hòa)

Hình thức thanh toán

–       Thanh toán theo quý.

2. Mặt bằng bàn giao & Thời gian thi công

Điều kiện bàn giao

–       Sàn trải thảm. (không bao gồm thiết bị, ổ cắm điện)

–       Vách ngăn chia khu vực thuê.

– Trần hoàn thiện, có lắp đặt điều hòa và thiết bị chiếu sáng.

Thời gian thi công

  • Thời gian thi công tối đa là 15 – 30 ngày

Nếu khách hàng khai trương sớm hơn thời gian thi công tối đa trên, tiền thuê sẽ được tính từ ngày khai trương.

Chi phí KH phải thanh toán trong thời gian thi công

  • Phí dịch vụ.
  • Điện thi công (tính theo công tơ).
  • Vệ sinh, an ninh trong khu vực thi công, khách hàng phải tự chịu trách nhiệm.

III. CHI PHÍ GỬI XE Ô TÔ – XE MÁY

Thời gian gửi: Ngày làm việc bình thường

Chi phí:

– Phí gửi Ô tô: … triệu đồng/xe/tháng đối với ô tô đầu tiên. Phí gửi xe máy: …. đồng/xe/tháng.

IV. HIỆU LỰC THƯ CHÀO THUÊ

Thư mời thuê này là căn cứ để các Bên đàm phán về các nội dung cụ thể của Hợp đồng thuê và trên cơ sở của Hợp đồng thuê  sẽ ký kết Hợp đồng thuê chính thức.

Thư mời thuê này có hiệu lực trong vòng 10  ngày làm việc kể từ ngày phát hành

Một lần nữa, trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty!

TÊN CÔNG TY CHO THUÊ

 

Mẫu 2

Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20…

Kính gửi : Công ty …

Địa chỉ :

THƯ MỜI THUÊ VĂN PHÒNG 

  Cảm ơn Quý Công ty đã quan tâm và tham quan văn phòng tại Tòa nhà ….  Chúng tôi xin gửi tới Quý công ty một số thông tin về một số dịch vụ và điều kiện liên quan đến việc thuê văn phòng tại Tòa nhà, cụ thể như sau:

1.Địa điểm thuêĐịa chỉ tòa nhà
2.Bên cho thuêCông ty cổ cho thuê
3.Bên ThuêCông ty cần thuê
4.Diện tích thuêDiện tích 217m2 tại khu vực tầng 14

(Diện tích và vị trí chính xác sẽ được mô tả trong bản vẽ chi tiết)

Diện tích thuê là phần diện tích bao gồm cột, không bao gồm diện tích công cộng như: hành lang, cầu thang bộ, thang thoát hiểm, thang máy, phòng kỹ thuật, nhà vệ sinh, được đo từ tim tường đối với vách kính/vách trực tiếp tiếp xúc với bên ngoài, trục kỹ thuật, vách ngăn giữa các phần diện tích thuê của các khách thuê và từ mép gạch đối với phần tiếp giáp với hành lang công cộng. Diện tích thuê được xác định chính xác tại Hợp đồng thuê ký kết giữa Bên cho thuê và Bên thuê.

5.Thời Hạn ThuêBa (03) năm.
6.Ngày Bàn GiaoDự kiến…. tháng …. năm 2019
7.Ngày Bắt Đầu Thuê…… tháng ….. năm 2019
8.Ngày Hết Hạn Thuê….. tháng ….. năm 2022
9.Mục Đích Sử DụngDiện tích thuê chỉ được sử dụng làm văn phòng và bất kỳ sự thay đổi mục đích sử dụng nào cũng phải được Bên cho thuê chấp thuận trước bằng văn bản.
10.Tiền Thuê317.250 VND/m2/tháng

Tiền thuê chưa bao gồm: (i) thuế VAT; (ii) phí dịch vụ.

Ưu đãi: Bên thuê được miễn phí một (01) tháng tiền thuê, áp dụng vào tháng thứ 36 của hợp đồng thuê. Trong thời gian này phí dịch vụ như quy định vẫn được áp dụng.

11.Phí Dịch vụ94.000 VND/m2/tháng

Phí dịch vụ trên chưa bao gồm VAT

12.Thời Hạn thi côngBa mươi ngày (30) ngày để thi công nội thất kể từ ngày ……………. đến ngày ……………. Trong thời gian này, Bên thuê được miễn phí tiền thuê nhưng phải trả phí dịch vụ là 70.500 VND/m2/tháng (chưa bao gồm thuế VAT). Việc thi công nội thất chỉ được thực hiện khi Bên thuê ký Hợp đồng thuê và thanh toán đầy đủ các khoản tiền đặt cọc theo như quy định tại Thư đề xuất và Hợp đồng thuê.
13.Thanh toánThanh toán theo kỳ ba (03) tháng một lần.
14.Thiết kế thi côngBên Thuê phải trình cho Bên cho thuê bản thiết kế thi công nội thất ít nhất năm (05) ngày làm việc trước khi bắt đầu việc thi công. Bên Thuê phải đảm bảo việc thi công nội thất không gây hư hại/hỏng hóc hay ảnh hưởng đến những tài sản, thiết bị của Bên cho thuê tại Tòa nhà.
15.Đặt cọc đảm bảoTrong thời hạn năm (05) ngày kể từ ngày ký Đề xuất này, Bên Thuê sẽ thanh toán cho Bên cho thuê khoản tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương ba (03) tháng tiền thuê (bao gồm Phí dịch vụ, không bao gồm VAT). Trước ngày nhận bàn giao mặt để thi công nội thất.

Hợp đồng thuê sẽ được ký kết trong thời hạn bảy (07) ngày kể từ ngày ký Đề xuất này.

Xử lý Khoản tiền đặt cọc:

  • Trường hợp Bên thuê ký Hợp đồng thuê, Khoản tiền đặt cọc quy định tại Đề xuất này được thực hiện theo quy định tại Hợp đồng thuê;
  • Trường hợp Bên thuê không ký Hợp đồng thuê, Khoản tiền đặt cọc này thuộc về Bên cho thuê vô điều kiện
16.Đặt cọc thi công nội thấtBên Thuê (hoặc Nhà thầu của Bên Thuê) sẽ thanh toán tiền đặt cọc thi công nội thất cho Bên Cho Thuê trước khi tiến hành sửa chữa. Tiền đặt cọc thi công nội thất này tương đương với một (01) tháng tiền thuê (Bao gồm phí dịch vụ, không bao gồm VAT). Phần đặt cọc này sẽ được hoàn lại trong vòng một (01) tháng sau khi khấu trừ các chi phí do hư hỏng phát sinh (nếu có) trong thời hạn thi công nội thất của Bên thuê.
17.Hoàn trả mặt bằngBên thuê không có quyền hoàn trả mặt bằng hoặc một phần của mặt bằng trong thời hạn thuê.
18.Đỗ xe trong Tòa nhàTheo quy định của Bên cho thuê tại Tòa nhà sau khi Bên thuê nộp phí đỗ xe đầy đủ.

Phí đỗ xe máy:  100.000 VND / xe máy/tháng (Chưa bao gồm VAT)

Phí đỗ Ô tô:  2.000.000 VND / ô tô/tháng (Chưa bao gồm VAT)

Phí đỗ xe trên có thể được điều chỉnh và áp dụng chung cho tất cả khách thuê văn phòng tại Tòa nhà.

Vị trí đậu xe sẽ do Ban Quản lý Tòa nhà chỉ định

19.An Ninh và Ra Vào 24/24Bên thuê có thể ra vào Diện tích thuê 24/24, 7 ngày một tuần, 365 ngày trong năm.

Giờ làm việc: Từ 8h00 đến 18h00 từ thứ Hai đến thứ Sáu và từ 8h00 đến 12h00 Thứ Bảy.

Trường hợp có nhu cầu ra vào khu vực Thuê ngoài giờ làm việc, Bên Thuê phải thông báo và đăng ký với Ban quản lý Tòa nhà.

20.Viễn thôngBên cho thuê đảm bảo Tòa nhà có đường truyền cáp quang. Bên thuê sẽ thanh toán tất cả các loại phí kết nối và sử dụng điện thoại, internet đường truyền băng thông rộng / ADSL theo giá của công ty cung cấp dịch vụ.
21.Điện dự phòngBên cho thuê bảo đảm tòa nhà có máy phát điện 100% trong điều kiện bảo trì thường xuyên theo tiêu chuẩn.
22.Tiện ÍchBên thuê sẽ thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp dịch vụ các loại cước phí sử dụng điện thoại và các tiện ích khác. Tiền điện sẽ được thanh toán cho Bên cho thuê dựa trên mức tiêu thụ thực tế tính theo đồng hồ đo đếm điện lắp đặt riêng cho Diện tích thuê.
23.Điều chỉnh Tiền thuêTiền Thuê sẽ được điều chỉnh tăng/giảm sau mỗi 02 (hai) năm nhưng không quá 10% so với Tiền thuê hiện tại.
24.Máy lạnh ngoài giờTheo quy định của ban quản lý tòa nhà
25.Không chuyển quyền thuêBên Thuê cam kết không chuyển nhượng, cầm cố hoặc bằng cách nào đó chuyển nhượng quyền chiếm hữu đối với tài sản thuê, và không được cho thuê lại diện tích Khu Vực Thuê hoặc một phần diện tích đó mà không có sự chấp thuận trước của Bên Cho Thuê.
26.Các thỏa thuận khácBên thuê thực hiện đúng các quy định tại Đề Xuất này, các thỏa thuận tại Hợp đồng thuê văn phòng.

Các khoản thanh toán quy định trong Đề xuất này và Hợp đồng thuê văn phòng sẽ được thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam

 

Thư Đề Xuất Cho Thuê Văn Phòng này có hiệu lực trong vòng 07 (bảy) ngày kể từ ngày hai Bên ký xác nhận. Sau thời hạn trên, nếu Bên Thuê đã chấp thuận và thực hiện các nghĩa vụ của mình theo quy định tại Thư Đề Xuất Cho Thuê Văn Phòng này thì hai Bên sẽ tiến hành ký Hợp Đồng Thuê với các điều khoản đã được thống nhất trong Thư Đề Xuất Cho Thuê Văn Phòng này.

Thư Đề Xuất Cho Thuê Văn Phòng này được lập thành 02 tiếng Việt, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở thực hiện.

 

ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ                                                                               ĐẠI DIỆN BÊN THUÊ

 

Thư báo giá bằng tiếng anh

Sunday, .. June …                                                                                     Subject to Lease Contract

 

OFFER TO LEASE 

ItemDescription
LandlordBuilding Name
Construction status and LocationConstruction status: Ready for immediate occupation.

Location: address ….

Storey and other information
  • 19 floors and 2 basements
  • Total area: 11,500 sq m
  • Total construction area: 11,227 sq m
  • Total floor construction area: 56.755 sq m
  • Typical floor plate:

1st floor to 5th floor: 4320 sq m

Others: 1530 sq m

Basement B1: 7.563 sq m

Basement B2: 7.563 sq m

  • Ceiling height: 2.7m for typical office floor and 4.8m for main lobby
  • Standby power supply: 2 generators with 2000KVA each.
ParkingTotal parking car slot: 96 up-down automatic system with 2 storeys.

and 20 other slots.

Total parking bike: not limited.

Parking cost: 100USD/car/month and 5 USD/bike/month.

Office Area1000 sq m – 1.500 sq m on the 1st floor and 14th floor (excluding WC, staircase, lifts).
Total Rent1st floor:

US$ 20/m2/month (including VAT),

14th floor: US$ 18/m2/month (including VAT),

The total rent includes service charge, management fee, water, electricity charge for central A/C during service hours of working days (7.00am – 6.30pm from Monday to Friday and 7.00am – 12.00am on Saturday), 24/24 security, cleaning service in public areas. After service hours, Central A/C cost is charged at US$0,3/m2/hour subject to the Tenant’s actual consumption. Electricity is payable by the tenant subject to actual consumption.

Fitting-out period01 month rent free from the Handover Date.
Deposit02 months total rent as deposit to be settled within 07 working days from the date of signing the Offer Letter.
Payment3 months total rent in advance to be settled within 07 working days from the date of signing the Lease Contract. The subsequent payments will be settled every 03 months within 07 working days of the first week of each payment.
Landlord’s Fitting-outThe Landlord shall provide polish ceramic finished floor for the 1st floor and fire resisted carpet for the others floors, standard suspended ceiling, standard lighting system, central A/C system, painted walls, glass windows, power points & switches, elevators, fire alarm, sprinkler & extinguishing system, electricity meters to the floors, telephone sockets to the premises, advanced telecommunication & internet systems: wifi, wireless, ADSL, VDSL…at the cost as regulated by the State of Vietnam
Tenant’s Fitting-outThe Tenant may use its own contractors to complete its fitting-out. The fitting-out work does not damage the building structure
TelecommunicationThe Tenant makes direct application to Service Providers in Vietnam (or to The Landlord)
Utility CostsUtilities paid to the Landlord by the Tenant subject to actual consumption. Electricity meters will monitor electricity consumption of lighting systems and other electrical facilities from the date of the premises handing over.
Management…….
Legal CostsEach party is responsible for their own legal costs.
Validity timeThis letter is valid for 30 days.

 

If you wish to secure this tenancy commitment please confirm the same by counter signing this Offer Letter. This Offer Letter is prepared in 02 copies. Each party keeps 01 copy.

Acceptance of Letter of Offer: ______________

 

Trên đây là thông tin chi tiết về thư mời thuê văn phòng mà bạn nên biết. Hy vọng quý doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin và chuẩn bị tốt nhất cho doanh nghiệp mình trong quá trình tìm thuê văn phòng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về pháp lý hoặc cần thuê tòa nhà, đừng ngần ngại liên hệ với King Office qua Zalo/hotline 0902.3222.58.

CÔNG TY KING OFFICE CO.,LTD – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Lầu 12 Toà nhà Viettel 285 CMT8, Q10, TPHCM

CN1: 169B Thích Quảng Đức, phường 4, Q.Phú Nhuận, TPHCM

CN2: 9/2 Nguyễn Thiện Thuật, phường 14, Q.Bình Thạnh. TPHCM

Hotline: 0902.3222.58

Email:info@kingoffice.vn – Website: www.kingofficehcm.com

Kingofficehcm.com hiện là đơn vị quản lý hơn 5000 tòa nhà, cao ốc văn phòng cho thuê tại HCM, văn phòng cho thuê hạng A,B,C từ giá rẻ đến hạng sang, Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://kingofficehcm.com/lien-he/

Tin liên quan

Đội ngũ tư vấn cho thuê văn phòng tại KingOffice

CHÚNG TÔI LIÊN KẾT VỚI