Một số sai làm khi thuê văn phòng có chi phí thấp

Cùng với sự phát triển của xã hội, thị trường bất động sản đang trên đà đi lên với nhiều dịch vụ kèm theo. Trong đó, dịch vụ cho thuê văn phòng đang thu hút được rất nhiều đối tượng doanh nghiệp với các loại hình văn phòng khác nhau. Đáp ứng tối đa nhu cầu của doanh nghiệp không những có được không gian làm việc hiện đại mà còn tối ưu chi phí.

Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp cho còn hạn chế về tài chính nên họ phải ưu tiên thuê các văn phòng có mức giá thấp hơn so với trên thị trường. Hiểu được điều này, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đọc về một số sai lầm khi thuê văn phòng giá rẻ để tránh tiền mất tật mang?

1. Một số sai làm khi thuê văn phòng có chi phí thấp

Khi thuê văn phòng có mức giá thấp, rất khó để bạn có thể tránh hết được những rắc rối ngoài ý muốn. Dưới đây là một lưu ý cần biết và tránh gặp phải khi đi thuê văn phòng để hạn chế tối đa các việc phát sinh ngoài ý muốn khi thuê và chuyển đến văn phòng mới.

1.1.  Khi thuê văn phòng không liệt kê các tiêu chí cụ thể

Để có thể thuê văn phòng làm việc chất lượng thì việc trang bị một bộ tiêu chí chi tiết về  nhu cầu sử dụng là điều rất cần thiết, đóng vai trò giúp cho quá trình tìm kiếm lựa chọn thuê văn phòng được nhanh hơn. Đồng thời cũng không đề phát sinh gì nhiều trong quá trình sử dụng.

Mỗi doanh nghiệp đều có một mức chi trả khác nhau nên chúng ta lại càng phải xác định đây là những tiêu chí bắt buộc, đáp ứng được nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp, đâu là  những tiêu chí xem xét, nhưng có thể bỏ qua.

1.2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả

Rất nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng làm việc đều gặp phải tình trạng mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý cố một chút khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến.

Cụ thể, đối với những doanh nghiệp có mức ngân sách thuê văn phòng 20m2 thì luôn thấy phù hợp với những văn phòng 25m2 . Chính tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc doanh nghiệp sẽ phải chịu gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.

1.3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Có thể thấy rằng, các chi phí cho việc chuyển văn phòng như mua đồ nội thất, thiết bị,.. đều rất tốn kém. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng 3 – 5 năm.

Hiện nay, một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng với tòa nhà là do tăng số lượng nhân viên, không đủ chỗ làm việc.

1.4. Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí ?

Nếu chúng ta hiểu tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp cần phải trả cho những tiện ích tòa nhà phục vụ thì chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác: như xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó còn thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

1.5. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên

Nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên trong khi chi quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác khi thuê văn phòng mới. Mà các doanh nghiệp lại quên rằng nhân viên chính là những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Vì vậy, để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì cần giải quyết các vấn đề về khoảng cách đi lại cho nhân viên, không gian làm việc có đem lại sự thoải mái hay không? Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?

1.6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng

Một số doanh nghiệp chỉ mất khoảng 20 – 30 phút cho việc quyết định thuê văn phòng, bao gồm thời gian xem mỗi tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Nếu họ cảm thấy phù hợp với các tiêu chí của họ thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta cần phải xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng. Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá. Hơn nữa, cần phải tham khảo những người am hiểu về tòa nhà. Từ đó lập bảng so sánh giữa các tòa nhà

1.7. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm

Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc sẽ tương đương 02 tháng tiền thuê.Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Còn nếu bạn đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán, thì có thể vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

1.8. Không đo lại diện tích

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.

1.9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn

Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.

1.10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc giá rẻ

Kingoffice là đơn vị chuyên cho thuê văn phòng làm việc với diện tích linh hoạt, không gian lý tưởng với nhiều mức giá tại nhiều khu vực khác nhau trên địa bàn thành phố. Công ty cung cấp dịch vụ nhanh chóng, quy trình đơn giản đảm bảo sẽ làm hài lòng khách hàng với chi phí thấp mà vẫn thừa hưởng được nhiều tiện ích. Kingoffice sở hữu gần 200 tòa văn phòng cho thuê trên khắp địa bàn thành phố Hà Nội, tổng diện tích nhỏ hơn 20000 m2, độ cao của trần là 2,5m. Diện tích phòng từ 500 – 1000 m2/phòng. Chắc chắn đây sẽ là cơ hội để bạn có thể lựa chọn được một không gian làm việc phù hợp.

Trên đây là một số thông tin về việc thuê văn phòng tại Hà Nội mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Chúc các bạn sẽ tìm được văn phòng làm việc chất lượng và uy tín để việc hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả hơn.