Những điều bạn cần biết trước khi ký hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng?

Ký kết hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng là vấn đề quan trọng, mang tính pháp lý cao. Chi tiết tham khảo bài viết sau đây của King Office.

Xem thêm:

• Khái niệm cơ bản về hợp đồng cho thuê văn phòng

Ký kết hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng làm việc là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng làm việc là loại hợp đồng dân sự, theo đó bên cho thuê là chủ sở hữu tòa nhà văn phòng và bên thuê là doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng văn phòng làm việc. Hợp đồng sẽ quy định các thông tin cơ bản như:

• Thông tin về bên cho thuê và bên thuê
• Địa chỉ văn phòng cho thuê
• Diện tích cho thuê
• Mục đích sử dụng
• Thời hạn thuê
• Giá thuê và phương thức thanh toán
• Quyền và nghĩa vụ của các bên
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng
• Các thỏa thuận khác giữa hai bên

Các loại hợp đồng thuê văn phòng làm việc

Có 2 loại hợp đồng thuê văn phòng làm việc phổ biến:

• Hợp đồng thuê trọn gói: Bên thuê không phải lo lắng gì ngoài việc thanh toán tiền thuê đúng hạn. Bên cho thuê chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh như điện nước, vệ sinh…
• Hợp đồng thuê không gian làm việc: Bên thuê chỉ thuê không gian làm việc và tự chịu chi phí phát sinh.

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng làm việc

• Xem xét kỹ điều khoản về thời hạn thuê, điều kiện gia hạn hợp đồng.
• Kiểm tra kỹ càng các tiện nghi, trang thiết bị có sẵn trong văn phòng.
• Hỏi rõ chính sách bảo trì, sửa chữa tòa nhà của bên cho thuê.
• Thảo luận về khả năng điều chỉnh giá thuê trong tương lai.
• Yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ các thông tin về tòa nhà như giấy phép xây dựng, quyền sở hữu…

Chi tiết hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa bên cho thuê và bên thuê về việc sử dụng văn phòng. Hợp đồng cần có các nội dung chính sau:

Thông tin về hai bên ký kết

• Tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở, thông tin đại diện hợp pháp của cả bên cho thuê và bên thuê.
• Các thông tin đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động (nếu có).

Thông tin về văn phòng cho thuê

• Địa chỉ, vị trí của văn phòng.
• Diện tích sử dụng.
• Hiện trạng văn phòng, trang thiết bị, tiện nghi có sẵn.

Điều khoản cho thuê

• Mục đích sử dụng văn phòng của bên thuê.
• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng.
• Giá cho thuê và phương thức thanh toán.
• Quy định về gửi tiền đặt cọc, tiền thuê trước (nếu có).

Quyền và nghĩa vụ của các bên

• Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê.
• Quyền và nghĩa vụ của bên thuê.

Điều khoản về chấm dứt hợp đồng

• Các trường hợp vi phạm có thể dẫn đến chấm dứt hợp đồng.
• Thời hạn thông báo và quy trình chấm dứt hợp đồng.
• Quy định về xử lý tiền đặt cọc, tiền thuê trước khi chấm dứt hợp đồng.

Các thỏa thuận khác

• Các thỏa thuận bổ sung nếu có.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp.
• Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.
• Điều khoản về bảo mật thông tin.

Hợp đồng thuê văn phòng cần được cả hai bên ký kết, đóng dấu (nếu có), lưu giữ bản gốc và bản sao có xác nhận của mỗi bên.

Một số lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng

• Đọc kỹ và hiểu rõ toàn bộ nội dung trong hợp đồng trước khi ký.
• Kiểm tra các giấy tờ pháp lý liên quan đến văn phòng như giấy chứng nhận quyền sở hữu.
• Đảm bảo văn phòng đáp ứng các yêu cầu về diện tích, vị trí, cơ sở hạ tầng.
• Chú ý các điều khoản về thời hạn thuê, điều kiện gia hạn, chấm dứt hợp đồng.
• Tránh đồng ý các điều khoản bất hợp lý, thiên vị cho bên cho thuê.
• Giữ lại bản gốc hợp đồng đã ký và sao y bản chính để lưu trữ.

Ký kết hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng

Trường hợp tìm người thuê chung văn phòng

Thuê chung văn phòng (co-working space) đang là xu hướng ngày càng phổ biến. Để tìm người cùng thuê văn phòng chung, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Xác định nhu cầu và mục đích sử dụng

• Xác định rõ bạn cần bao nhiêu diện tích, các tiện ích cần thiết.
• Xác định mục đích sử dụng như văn phòng làm việc, trưng bày sản phẩm…

Lựa chọn địa điểm thuê văn phòng

• Nghiên cứu khu vực có vị trí thuận tiện, giao thông thuận lợi.
• Đảm bảo cơ sở hạ tầng và tiện ích phù hợp.

Ước tính chi phí thuê văn phòng

• Tìm hiểu giá cho thuê văn phòng tại khu vực dự kiến.
• Ước tính tổng chi phí cần cho việc thuê chung văn phòng.

Tìm kiếm người cùng thuê

• Đăng tin tìm kiếm trên các trang web, nhóm mạng xã hội.
• Giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp có nhu cầu tương tự.
• Liên hệ các công ty môi giới văn phòng chia sẻ.

Ký hợp đồng thuê với bên cho thuê

• Thỏa thuận với người cùng thuê về các điều khoản chi tiết.
• Ký hợp đồng thuê chung văn phòng với bên cho thuê.

Cùng sử dụng và chia sẻ chi phí

• Thực hiện đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thường xuyên trao đổi, phối hợp trong quá trình sử dụng.
• Thống nhất cách chia sẻ các chi phí phát sinh.

Như vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được người cùng thuê văn phòng để chia sẻ chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh.

Khi ký kết hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng có cần công chứng không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng vẫn được khuyến khích để đảm bảo quyền lợi cho các bên.

Lý do nên công chứng khi ký kết hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng

• Tăng tính pháp lý của hợp đồng: Hợp đồng được công chứng sẽ có giá trị pháp lý cao hơn.
• Bảo vệ quyền lợi của các bên: Giúp hai bên dễ dàng giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh.
• Giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý: Tránh trường hợp một bên vi phạm hợp đồng hoặc phủ nhận nội dung đã thỏa thuận.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch liên quan: Ví dụ như đăng ký hoạt động tại địa chỉ văn phòng, mở tài khoản ngân hàng…
• Có giá trị làm bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp tại tòa án.

Chi phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Chi phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng thường rơi vào khoảng 200.000 – 700.000 VND tùy theo từng văn phòng công chứng. Mức phí cụ thể sẽ được quy định trong bảng giá dịch vụ công chứng của từng cơ quan.

Như vậy, mặc dù không bắt buộc nhưng công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là văn bản một bên gửi cho bên kia để thông báo việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê văn phòng đã ký kết trước đó. Công văn cần có các nội dung chính sau:

Thông tin về hai bên

• Tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở, thông tin liên hệ của cả bên gửi công văn và bên nhận công văn.

Thông tin về hợp đồng

• Số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng cần chấm dứt.
• Địa chỉ văn phòng được thuê.
• Thời hạn thuê văn phòng.

Lý do chấm dứt hợp đồng

• Nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.
• Căn cứ vào điều khoản chấm dứt hợp đồng đã thỏa thuận trước đó.

Thời điểm chấm dứt hợp đồng

• Thời điểm cụ thể hợp đồng chấm dứt hiệu lực.
• Thời hạn bàn giao văn phòng cho bên cho thuê.

Các yêu cầu, thỏa thuận liên quan

• Yêu cầu xử lý các vấn đề tài chính giữa hai bên.
• Các thỏa thuận về bàn giao tài sản, trang thiết bị…
• Thời hạn giải quyết công việc còn tồn đọng giữa hai bên.

Lời cảm ơn và chào thân ái

Một số lưu ý khi gửi công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng:

• Gửi trước thời hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Gửi bằng phương thức chính thức, đảm bảo bên nhận có thể xác nhận.
• Giữ lại bản gốc có xác nhận của bên nhận.

Như vậy, công văn chấm dứt hợp đồng cần đầy đủ thông tin, rõ ràng và đúng trình tự để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên.

Hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng

Hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng là thỏa thuận bằng văn bản giữa bên cho thuê (chủ nhà) và bên thuê (doanh nghiệp hoặc cá nhân) về việc cho thuê và sử dụng nhà làm mục đích hoạt động văn phòng.

Hợp đồng thường bao gồm các nội dung chính sau:

Thông tin về hai bên

• Họ tên, địa chỉ của bên cho thuê và bên thuê.
• Thông tin về giấy tờ tùy thân, giấy phép kinh doanh (nếu là pháp nhân).

Thông tin về nhà cho thuê

• Địa chỉ nhà cho thuê.
• Diện tích sử dụng.
• Hiện trạng nhà, các trang thiết bị kèm theo.

Điều khoản thuê nhà

• Mục đích sử dụng làm văn phòng.
• Thời gian cho thuê.
• Giá thuê và phương thức thanh toán.
• Đặt cọc, trả tiền trước (nếu có).

Quyền và nghĩa vụ của hai bên

• Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê.
• Quyền và nghĩa vụ của bên thuê.

Các điều khoản khác

• Điều kiện thanh lý hợp đồng.
• Cách xử lý khi có tranh chấp.
• Các thỏa thuận bổ sung.

Chữ ký của hai bên

Một số lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng:

• Kiểm tra giấy tờ pháp lý của ngôi nhà.
• Xem xét kỹ điều khoản về giá thuê, thời hạn thuê.
• Đảm bảo nhà phù hợp với nhu cầu sử dụng.
• Cân nhắc việc công chứng hợp đồng để đảm bảo quyền lợi.

Như vậy, hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng cần đầy đủ nội dung và được lập đúng thủ tục để bảo vệ lợi ích hợp pháp cho các bên.

Những lưu ý khi làm hợp đồng thuê nhà

Khi làm hợp đồng thuê nhà, cần lưu ý một số vấn đề sau để đảm bảo quyền lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê:

Kiểm tra giấy tờ pháp lý của ngôi nhà

• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất.
• Xác nhận nhà không tranh chấp, không thế chấp ngân hàng.

Ký hợp đồng thuê nhà đúng quy định

• Hợp đồng có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu là pháp nhân).
• Có xác nhận của chính quyền địa phương nếu yêu cầu.

Ghi rõ thông tin về nhà cho thuê

• Địa chỉ nhà, diện tích sử dụng, mô tả hiện trạng nhà.
• Các trang thiết bị, đồ đạc kèm theo nhà.

Thỏa thuận rõ ràng về giá thuê và thời hạn

• Giá thuê nhà và phương thức thanh toán.
• Thời hạn thuê, điều kiện gia hạn hợp đồng.

Quy định cụ thể trách nhiệm của hai bên

• Nghĩa vụ của bên cho thuê: bảo dưỡng, sửa chữa nhà…
• Nghĩa vụ của bên thuê: giữ gìn nhà, trả tiền đúng hạn…

Lưu ý các điều khoản chấm dứt hợp đồng

• Các trường hợp vi phạm có thể bị chấm dứt hợp đồng.
• Thời hạn báo trước khi dọn đi, trả lại nhà.

Như vậy, cần phải làm hợp đồng thuê nhà cẩn thận, chi tiết để đảm bảo quyền lợi cho cả người thuê và người cho thuê. Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng công ty cần chi tiết, đầy đủ và phù hợp pháp luật để bảo vệ quyền lợi cho các bên. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, đừng ngần ngại liên hệ ngay King Office.