Kế Hoạch Kinh Doanh 2023: Quản Lý Thời Gian Chuyển Đổi Văn Phòng Tốt Nhất

Quản lý thời gian chuyển đổi văn phòng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của một tổ chức. Khi tổ chức quyết định di chuyển văn phòng, việc lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách hiệu quả trở thành một thách thức cần quan tâm. 

Trong bài viết này, King Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về những bước cần thiết để quản lý thời gian chuyển đổi văn phòng trong kế hoạch kinh doanh.

Xem thêm:

• Tổng hợp những điều cần biết cho nhân viên mới đi làm
• Lập kế hoạch chuyển đổi đến văn phòng cho thuê với những mẹo hiệu quả

Chuyện cần làm ngay khi có quyết định chuyển văn phòng

Tìm kiếm văn phòng mới phù hợp

Việc tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu và ngân sách của doanh nghiệp không phải là một công việc dễ dàng, đặc biệt là khi số lượng văn phòng cho thuê ngày càng tăng. 

Giá thuê văn phòng thì ngày càng tăng cao, đòi hỏi bạn phải cân nhắc ngân sách và thành lập một đội ngũ chuyên nghiệp để tìm kiếm, khảo sát văn phòng, thương lượng giá cả… nhằm chọn được vị trí tốt nhất. 

Hình: Tìm kiếm văn phòng hợp mất rất nhiều thời gian và công sức nếu làm không đúng sẽ ảnh hướng đến việc xây dựng kế hoạch kinh doanh

Do đó, cần có một kế hoạch tìm kiếm sớm. Việc tìm kiếm văn phòng là một quá trình đòi hỏi thời gian và tài chính, có thể mất từ vài tháng đến cả năm. Hơn nữa, chi phí thuê văn phòng là một khoản chi phí lớn, vì vậy bạn cần thời gian để chuẩn bị một báo cáo tài chính chỉn chu.

Dưới đây là khung thời gian hợp lý để bắt đầu tìm kiếm văn phòng trước khi hết hạn hợp đồng, tùy thuộc vào quy mô của công ty:

• Quy mô công ty từ 500m2-1000m2: Trước 12 tháng.
• Quy mô công ty dưới 500m2: Trước 3 – 6 tháng.

Ngoài thời gian tìm kiếm văn phòng còn thời gian Fit out, trang trí văn phòng nữa nên khi bạn tuân thủ khung thời gian này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để tìm kiếm và chọn được văn phòng phù hợp để không ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh, đồng thời tránh những rủi ro và áp lực trong quá trình chuyển đổi văn phòng.

Lưu ý rằng thời gian này chỉ là một khuyến nghị và có thể điều chỉnh tùy thuộc vào tình huống cụ thể và yêu cầu của công ty. Tuy nhiên, sự chuẩn bị và tính toán kỹ lưỡng về thời gian sẽ giúp bạn đạt được kế hoạch kinh doanh mở rộng văn phòng một cách hiệu quả và thành công.

Nếu bạn mong muốn tìm kiếm được văn phòng phù hợp để mở rộng kinh doanh, tiết kiệm thời gian và công sức thì King Office là lựa chọn hàng đầu cho bạn. King Office cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng Hồ Chí Minh đa dạng từ cho thuê văn phòng theo hạng A, B, C ở tất cả các quận; cho thuê văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc, văn phòng ảo,… Tất cả đều chi tiết, nhanh nhất và phù hợp với nhu cầu của bạn. Liên hệ King Office qua Hotline: 0902.3222.58 để được báo giá tư vấn và hướng dẫn xem văn phòng sớm nhất nhé!

Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty 

Sau khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, việc thực hiện các thủ tục hành chính là cần thiết. Những thủ tục này bao gồm khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu… Thông thường, bộ phận kế toán và hành chính nhân sự sẽ được giao trách nhiệm thực hiện các công việc này, vì họ đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Hình: Chuyển văn phòng cần thay đổi địa chỉ kinh doanh và các văn bản pháp lý khác

Việc thực hiện các thủ tục hành chính sau khi chuyển văn phòng là quan trọng để đảm bảo công ty hoạt động một cách hợp pháp, tuân thủ các quy định pháp lý và không làm chậm trễ kế hoạch kinh doanh của công ty. Điều này bao gồm cập nhật thông tin về địa chỉ công ty, thay đổi trong hợp đồng thuê văn phòng, cập nhật thông tin thuế và các giấy tờ liên quan.

Bộ phận kế toán và hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục này, vì họ có kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để xử lý các vấn đề pháp lý và quản lý tài liệu liên quan đến chuyển đổi văn phòng. Đảm bảo rằng các bước cần thiết được hoàn thành đúng thời hạn và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý và tiếp tục hoạt động một cách suôn sẻ trong văn phòng mới.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết

Hình: Kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết như một bản kế hoạch phát triển sản phẩm sẽ giúp bạn giám sát để đảm bảo tiến độ thực hiện đúng

Kế hoạch nhân sự đảm nhiệm rõ ràng: Điều cực kỳ quan trọng trong kế hoạch di chuyển văn phòng là phân công nhiệm vụ một cách chính xác để tránh sự đồng trách nhiệm và thiếu sót. Vì vậy, trước hết cần chỉ định một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Người này sau đó sẽ dựa trên các mục công việc dưới đây để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, nhóm hoặc cá nhân, đồng thời giám sát để đảm bảo tiến độ thực hiện đúng.

Lên sơ đồ thiết kế và lắp đặt tại văn phòng mới: Dựa trên danh sách đồ cần chuyển, diện tích và thiết kế của văn phòng mới, bạn nên lên sơ đồ tổng quan và sắp xếp từng phòng ban. Sơ đồ cũng nên cho thấy vị trí ngồi của từng thành viên, vị trí để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác từ đầu mà không cần phải di chuyển nhiều lần và mất thời gian.

Chọn ngày chuyển văn phòng: Kinh nghiệm trong việc di chuyển văn phòng cho thấy, ưu tiên chọn ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ, ngày lễ để hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh bằng cách giảm thiểu sự gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến yếu tố phong thủy, bạn có thể tham khảo danh sách ngày tốt để chuyển văn phòng. Ngoài ra, phương án chuyển văn phòng theo từng phòng ban và chia thành nhiều đợt cũng là một giải pháp thường được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cần được thông báo về thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để có thể sắp xếp phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên trang web, trang fanpage Facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc tin nhắn,… Việc này không nên bỏ qua nếu bạn không muốn mất đi các khách hàng quan trọng.

Điều chỉnh thông tin địa chỉ: Địa chỉ văn phòng liên quan đến nhiều thông tin quan trọng khác, vì vậy bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời điểm phù hợp để thay đổi: cập nhật địa chỉ hiển thị trên trang web hoặc các bài viết, điều chỉnh hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các tài liệu điện tử hiện có như hợp đồng, chữ ký email, in lại danh thiếp của nhân viên,…

Thông báo về việc ngừng hoặc chuyển đổi dịch vụ: Hãy liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ đang phục vụ công ty của bạn để thông báo về kế hoạch di chuyển văn phòng, bao gồm việc ngừng hợp đồng hoặc chuyển địa chỉ sử dụng. Ví dụ như mạng di động, wifi, điện, nước, giao thư,…

Lập danh sách đồ cần chuyển dọn và thanh lý: Việc lập danh sách càng chi tiết sẽ giúp giảm nguy cơ mất mát, thất thoát hoặc bỏ sót. Nên giao cho từng phòng ban tự lập danh sách của mình. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách. Người này cũng sẽ tổng hợp danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng và trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.

Trong kế hoạch kinh doanh, quản lý thời gian chuyển đổi văn phòng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự liền mạch và hiệu quả trong quá trình chuyển đổi. Bằng cách áp dụng những phương pháp và bước thích hợp, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. 

Với việc đưa ra các quyết định thông minh và chuẩn bị cẩn thận, quản lý thời gian chuyển đổi văn phòng sẽ trở thành một phần quan trọng của kế hoạch kinh doanh thành công.